Onboarding für dein Unternehmen in Slack

Es spielt keine Rolle, ob du 500 oder 500.000 Leute mit Slack vertraut machen möchtest. Wir verstehen, dass das Onboarding von großen Gruppen eine schwierige Aufgabe sein kann. Dieser Guide wird dir helfen, Slack deinem Unternehmen auf eine sinnvolle Weise näherzubringen.

Die Highlights

  • Ein Team zusammenstellen, um festzulegen, wie dein Unternehmen Slack benutzen soll
  • Entdecken, wie Slack deinem Unternehmen dabei helfen kann, produktiver zu werden
  • Slack den Bedürfnissen und Zielen deines Unternehmens entsprechend anpassen
  • Einen Plan erstellen, um Slack unternehmensweit einzuführen


1. Ein Launch-Team zusammenstellen

Die Zusammenstellung der richtigen Gruppe von Leuten ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Start. Hier ist ein Beispiel für mögliche Rollen und Zuständigkeiten:

Interne Rollen

  • Projekt-Manager
    Der zentrale Ansprechpartner, der dafür verantwortlich ist, die Aktivitäten für den Launch zu koordinieren. 
  • Fürsprecher aus dem Management
    Dein „Vorkämpfer für Slack“ bei den anderen Führungskräften, der den Zweck und den Nutzen von Slack für die Firma aktiv kommuniziert.
  • Geschäftsinhaber
    Diese Leute betonen die Wichtigkeit von Slack gegenüber ihren individuellen Teams. Sie identifizieren wesentliche Anwendungsbereiche und passen sie im Laufe der Zeit an. 
  • Workspace-Inhaber und -Administratoren
    Diese Leute verwalten die Einstellungen deines Workspace und die Persönlichen Einstellungen und sind bei der fortlaufenden Mitgliederverwaltung behilflich. 
  • Change-Team
    Die Leute, die Mitarbeiter mit der Benutzung von Slack vertraut machen. Sie könnten einen Trainingsplan entwickeln, bewährte Vorgehensweisen und Anwendungsbereiche teilen und Unterstützung anbieten.

Slack-Rollen*

  • Account-Betreuer:
    Dein Hauptkontaktpunkt mit einem guten Verständnis der Anforderungen deines Unternehmens.
  • Customer Success Manager (CSM):
    Dein Account-Betreuer wird dich mit einem CSM in Kontakt bringen, der dich dann bei der Koordination für einen reibungslosen Launch unterstützen wird.
  • Support-Team:
    Unser Support-Team hilft immer gerne, falls du ein Problem hast oder Hilfe bei der Benutzung von Slack brauchst. 

    *Unser Support-Team unterstützt den Großteil der Anforderungen unserer Kunden, sodass nicht alle Kunden eigene Account-Betreuer oder CSM haben. 

Hallo! Unser Support-Team steht dir rund um die Uhr zur Verfügung und hilft dir immer gerne weiter. Nimm einfach Kontakt mit uns auf, wenn du Hilfe brauchst! 👍


2. Herausforderungen und Ziele ausloten

Es ist Zeit, dein Launch-Team auf den gleichen Stand zu bringen. Dabei ist es wichtig, eine klar definierte Vision und einen Zweck für die Nutzung von Slack zu haben. Mitarbeiterbefragungen sind eine hervorragende Möglichkeit, um die aktuelle Kommunikationskultur deines Unternehmens zu verstehen. 

Hier sind einige Fragen, die du stellen könntest:

  • Wie wirkt sich unsere Unternehmenskultur auf unsere Kommunikation aus? 
  • Wie kommunizierst und arbeitest du mit deinen Team-Kollegen zusammen?
  • Welche Apps und Tools benutzt du für deine Arbeit?
  • Mit welchen Leuten/Teams arbeitest du am engsten zusammen? Mit wem arbeitest du sonst noch zusammen? 
  • Wie glaubst du kann Slack unserem Unternehmen helfen? 

Die Ergebnisse der Befragung zeigen dir, wo die Kommunikation optimiert werden kann und welche Voraussetzungen in deinem Unternehmen gegeben sind, um anschließend Ziele für die Organisation und Schwerpunkt-Projekte festzulegen. 

 

3. Anwendungsbereiche identifizieren

Behalte bestimmte Anwendungsbereiche und Arbeitsabläufe im Auge, die dabei helfen, deine Ziele zu erreichen. Gestalte die Zusammenarbeit so, dass alle in deinem Team den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können. 

  • Beginne mit zwei bis vier spezifischen Anwendungsbereichen. 
  • Wähle Anwendungsbereiche aus, die sich an aktuelle kommunikative Herausforderungen richten. 
  • Sei ein Vorbild, was positive Verhaltensweisen angeht, welche die anderen Mitglieder übernehmen können. 
  • Überprüfe deinen Fortschritt jede Woche, nachdem Slack in deinem Unternehmen eingeführt wurde.  


Beispiel für einen Anwendungsbereich in der Firma

1. Anwendungsbereich

2. Anwendungsbereich

Anwendung in der Firma: Mitteilungen innerhalb des Unternehmens

Momentane Herausforderung

  • Es ist schwierig, von wichtigen Updates in mehreren Teams zu erfahren.
  • Verteilerlisten für E-Mails werden für zu viele unterschiedliche Mitteilungen verwendet und die Posteingänge sind immer schnell voll.

Ziel

  • Transparenz übergreifend für mehrere Teams erhöhen
  • Lass Leute die Mitteilungen auswählen, die am relevantesten für sie sind

Hilfreiche Slack-Funktionen

  • Sternmarkierungen für wichtige Channels
  • Benachrichtigungen benutzerdefiniert einrichten (z.B. Highlight-Wörter verwenden)
  • Nachrichten zitieren
  • Relevante Channels, Nachrichten und Dateien verlinken

Verhalten in einem Slack-Workspace

  • Etabliere Mitteilungs-Channels, die von allen obligatorisch gelesen werden
  • Sorge dafür, dass in wichtigen Channels kein unnötiges Gerede stattfindet
  • Sorge dafür, dass Channels auf das eigentliche Thema konzentriert bleiben

Erfolgskriterien

  • 75 % oder mehr berichten, dass Slack ihnen dabei geholfen hat, sich mehr miteinander verbunden zu fühlen
  • 50 % oder mehr berichten eine verbesserte Transparenz
  • 20 % oder mehr berichten, dass sie eine Reduzierung der internen E-Mails bemerkt haben

Anwendungsmöglichkeit: Bitte um Feedback

Momentane Herausforderung

  • Eine Gruppe von Leuten um Feedback per E-Mail zu bitten, ist nicht sehr effizient.

Ziel

  • Feedback effizient von direkten und indirekten Teams einholen.
  • Erhöhte Transparenz für wichtige Projekte.

Hilfreiche Slack-Funktionen

  • Geteilte Channels
  • Geteilte Dateien
  • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen oder Erwähnungen mit @
  • Nachrichten-Threads
  • Emoji-Reaktionen

Verhalten in einem Slack-Workspace

  • In einem offenen Channel um Feedback bitten
  • Lege konkrete Fristen fest und richte Erinnerungen in den entsprechenden Channels ein.
  • Sei höflich gegenüber anderen Team-Mitgliedern, indem du Emoji-Reaktionen benutzt.
  • Benutze Beiträge, um Ideen zu sammeln und in einem Channel zu pinnen, damit alle leicht darauf zugreifen können.

Erfolgskriterien

  • Mitglieder haben berichtet, dass sich ihre Produktivität um 20 % oder mehr gesteigert hat.
  • Mitglieder haben berichtet, dass sie 20 % weniger Meetings haben.
  • Mitglieder haben berichtet, dass sie ein besseres Verständnis von den Projekten und dem Fortschritt in zugehörigen Abteilungen haben.


4. Erstelle deinen Workspace

Lege die Einstellungen für deinen Workspace fest und richte ihn entsprechend ein, bevor Slack im ganzen Unternehmen gestartet wird. Ein vollständiges Menü der Einstellungen findet sich auf der Seite Einstellungen & Berechtigungen unter my.slack.com/admin/settings

Für den Einstieg sind hier ein paar Einstellungen, die die Grundlage für die Arbeitsweise deines Workspace schaffen können. Wir haben außerdem ein paar zusätzliche Tipps mit eingeschlossen: 

Channels

Nachrichten

Zugriff

Apps

Lege im Bereich Channnel-Management fest, wer offene und geschlossene Channels in deinem Workspace erstellen und archivieren und die Mitgliedschaft dafür verwalten kann.
💡Wir empfehlen, den Leuten die Freiheit zum Erstellen und Archivieren von Channels zu geben, sodass sie Slack optimal nutzen können.

💡Außerdem ist es sinnvoll, allen Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, offene Channels zu erstellen und zu verwalten. Das hilft, den Wert offener Kommunikation in offenen Channels zu betonen, um die Transparenz zu fördern, und trägt dazu bei, die Nachrichtenarchive deines Unternehmens aufzubauen.
In den Bereichen Nachrichten- und Dateiaufbewahrung kannst du benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien einstellen, die den gesetzlichen und den Compliance-Standards deiner Organisation entsprechen. Für offene und geschlossene Channels, Direktnachrichten und Dateien hast du ein paar Optionen, was die Einstellungen für die Aufbewahrung angeht:

• Alles behalten
• Alle Nachrichten aufbewahren, aber nicht den Bearbeitungsverlauf verfolgen (z. B. Bearbeitungen und Löschungen)
• Nachrichten und deren Bearbeitungen nach einem bestimmten Zeitraum löschen

💡Die Sammlung des gesamten Wissens, das im Laufe der Zeit in den Nachrichtenarchiven deiner Organisation aufgebaut wird, ist ein wesentlicher Vorteil von Slack. Je mehr des Nachrichtenverlaufs beibehalten werden kann, desto besser!
Wenn deine Organisation einen Identitäts-Provider benutzt, kannst du Einmaliges Anmelden einrichten, um deinen Mitgliedern Zugang zu Slack zu geben. Klicke unter Einstellungen & Berechtigungen einfach auf das Tab Authentifizierung.
💡Gehe zum Guide für Einmaliges Anmelden mit Slack.

Du kannst entscheiden, wer die Erlaubnis hat, Apps und interne Integration zu managen, wenn du in den Bereich Verwalten im App-Verzeichnis gehst.


💡Wenn du für deinen Slack-Workspace Apps aktivierst, die deine Mitglieder benutzen, um ihre Arbeit zu erledigen, dann steigert das auch die Produktivität. Stelle sicher, den richtigen Leuten zu ermöglichen, Apps und benutzerdefinierte Integrationen zu installieren.


5. Richtlinien für die Channel-Benennung erstellen

Richtlinien für die Namensgebung von Channels erleichtern es den Leuten, Channels, die für sie relevant sind, zu entdecken und ihnen beizutreten. Wenn du dir im Voraus Gedanken über eine Strategie machst, hilft das deinem Workspace dabei, erfolgreicher zu sein. 

  • Beginne mit weitgefassten Channel-Themen, die du dann eingrenzt.
  • Lege Richtlinien für die Namensgebung von Channels fest.
  • Teile die Richtlinien mit deinem Workspace.
  • Fordere alle freundlich dazu auf, nicht von Thema abzukommen.

Hinweis: Wir haben einen kompletten Guide zusammengestellt, um dir dabei zu helfen, wenn du Channels organisieren und benennen möchtest. Wir glauben, dass es wichtig ist, eine solide Grundlage für deinen Workspace zu legen. Es wäre schade, wenn du das verpasst! 


6. Dein Team gezielt informieren

Biete Trainingssitzungen an

Vergewissere dich, dass dein Launch-Team ein gutes Verständnis davon hat, wie Slack funktioniert. Hier sind ein paar Ideen, wie du ein Slack-Training abhalten kannst:

  • Manager und Unternehmensleitung
    Vermittle den Wert, den Slack hat, und wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass deine Organisation bei der Nutzung dieses Tools an einem Strang zieht. 
  • Geschäftsverantwortliche
    Stelle Anwendungsbereiche für das Unternehmen vor. Schau dir unsere abteilungsspezifischen Guides an, um zu zeigen, wie man ein Team mit Slack managen kann.
  • Workspace-Administratoren
    Diskutiere die (persönlichen) Einstellungen deines Workspace, bewährten Vorgehensweisen für die Verwaltung von Mitgliedern und wie sie dein Unternehmen unterstützen können.
  • Change-Team
    Zeige den Leuten, wie sie Slack effektiver nutzen können. Biete Sitzungen an, die darauf ausgerichtet sind, wie man individuelle Funktionen verwendet, wie man Apps und Tools verbindet und wie Benachrichtigungen in Slack funktionieren.

💡Lies unseren Schritt-für-Schritt-Guide zum Veranstalten eines Slack-Schulungstags!    


Eigenständiges Training

Erstelle einen Channel #hilfe-slack, in dem Fragen gestellt werden können. Wichtige Informationen in diesem Channel zu pinnen, erleichtert es Mitgliedern, schnell darauf zuzugreifen. Abhängig von deinem Publikum und wie viel Unterstützung es benötigt, kannst du auch persönliche Trainingssitzungen anbieten.

Hier sind ein paar praktische Ressourcen:

Bestärke deine Mitglieder darin, sich für die Arbeit mit Slack zertifizieren zu lassen! Wusstest du, dass wir kostenlose, interaktive Schulungen anbieten, um Leuten bei der Umgestaltung ihrer Arbeit in Slack zu helfen? Deine Mitglieder können den Schulungsleitfaden bearbeiten und anschließend dem Pfad zu Zertifizierung unter slack.com/certification folgen — und das Ganze dauert nur ca. 30 Minuten.🏅


7. Onboarding für dein Team
 

Die beste Art für Leute den Wert von Slack zu verstehen, ist es, Slack selbst auszuprobieren. Fange klein an und füge nach und nach mehr Leute hinzu.

  • Phase 1: Wähle eine kleine Gruppe
  • Phase 2: Beziehe ein bestimmtes Team oder eine Abteilung ein
  • Phase 3: Ausweitung auf mehrere Teams oder Abteilungen

Hier ist ein Vorschlag, einen Ansatz mit mehreren Phasen auszuprobieren: 

Phase 1

Phase 2

Phase 3

Starte mit einem kleinen, internen Team, das schon regelmäßig miteinander kommuniziert und zusammenarbeitet. Wir empfehlen hierfür zwischen 10 und 50 Leute, einschließlich des Launch-Teams, und es von dort aus zu erweitern.


💡   Erstelle einen Channel für #vorstellungen. Immer wenn ein neues Mitglied deinem Workspace beitritt, bitte es darum, den anderen ein bisschen über sich selbst zu erzählen.

💡 Versuche anhand der Informationen, die während der Befragung von Benutzern gesammelt wurden, eine Gruppe auszuwählen, die für diese Veränderung bereit ist und gut damit klarkommt.

Da du jetzt den Wert von Slack vermittelt hast, ist es an der Zeit, ein Team auszuwählen, um Slack auch offiziell zu starten. Die Gruppengröße kann zwischen 100 und 500 Leuten variieren und hängt davon ab, wie aufgeschlossen die Leute in deiner Organisation gegenüber neuen Technologien und offener Kommunikation sind. 

Versuche bei der Auswahl der nächsten Gruppe, eine funktionsübergreifende Gruppe auszuwählen, die oft mit anderen zusammenarbeitet und bereit für eine Veränderung ist. Der Schlüssel ist hier, die Gruppe aus der 1. Phase miteinzubeziehen. Sie können den Neueinsteigern zeigen, wie man miteinander in Slack arbeitet.

Du kannst diese Phase so oft wie nötig wiederholen, bis du bereit für den nächsten Schritt bist.


💡  Lass den Sponsor aus der Führungsetage eine E-Mail mit der Ankündigung, dass auf Slack umgestellt wird, an alle senden. Hier ist eine Vorlage, mit der du eine E-Mail formulieren kannst, um die Sache ins Rollen zu bringen.

💡  Vergewissere dich, dass Slack-Administratoren neue Benutzer zu den entsprechenden Benutzergruppen hinzufügen,  um sicherzustellen, dass alle den richtigen Channels beitreten.

Da jetzt eine solide Grundlage geschaffen wurde, kannst du damit beginnen, mehrere Gruppen und Abteilungen hinzuzufügen. Wähle hierfür Teams und Abteilungen aus, die sich schon mit Leuten überschneiden, die an Phase 1 und 2 teilgenommen haben.

Das war es auch schon! Du kannst diese Phasen so oft wie nötig wiederholen, bis deine gesamte Organisation aus Slack umgestellt ist.


💡  Benutze @erwähnungen für neue Benutzer in #hilfe-slack, und ermutige sie dazu, den Guide Erste Schritte für Slack-Einsteiger zu lesen.

💡  Weise neuen Mitgliedern Aufgaben (mit Fristen) zu, die in Slack erledigt werden können.

💡  Wenn du einen Trainingstag für Slack zum Zeitpunkt des Launches veranstaltest, ist das eine gute Möglichkeit, Slack intern bekannt zu machen, sobald du für eine größere Gruppe bereit bist. Wir haben ein paar Sachen vorbereitet, um dir dabei zu helfen, die Sache ins Rollen zu bringen!


8. Fortschritt verfolgen und iterieren

Wenn der Fortschritt, den das Team verzeichnet, nachvollziehbar ist, dann hilft dir das dabei, den Gewinn, der Slack für den Rest des Unternehmens ist, zu veranschaulichen, neue Arten der Zusammenarbeit zu inspirieren und Möglichkeiten für Wachstum zu identifizieren. Hier sind einige Beispiele:

  • Du kannst verfolgen, wie gut Slack angenommen wird, indem du die Statistiken deines Workspace von Zeit zu Zeit einsiehst (z. B. alle sechs Monate). Sieh nach, ob es bei den folgenden Kennzahlen einen Anstieg gegeben hat:
    • Anzahl der gesendeten Nachrichten.
    • Anzahl der hochgeladenen Dateien.
    • Anzahl der installierten Apps und internen Integrationen.
  • Befrage Mitarbeiter, um zu sehen, wie Slack die Produktivität deines Teams gesteigert hat. Frage sie danach:
    • Wie viel Zeit sie brauchen, um Informationen zu finden.
    • Wie viel Zeit sie brauchen, um zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, die sie für die Arbeit benutzen.

💡  Mehr Infos darüber, wie du das direkt in Slack tun kannst, findest du in unserem Artikel Workspace-Aktivität und -Statistiken einsehen.

Ähnliche Artikel

Zuletzt angesehene Artikel