Onboarding für dein Unternehmen in Slack

Es spielt keine Rolle, ob du 500 oder 500.000 Leute mit Slack vertraut machen möchtest. Wir verstehen, dass das Onboarding von großen Gruppen für ein neues oder unbekanntes Tool eine schwierige Aufgabe sein kann. Dieser Guide ist deshalb dafür gedacht, dass du Slack deinem Unternehmen auf eine sinnvolle Weise näherbringen kannst.

Hier sind ein paar Punkte, die wir in diesem Guide durchgehen:

  • Eine Gruppe Leute zusammenzustellen, die dir dabei helfen, zu definieren, wie dein Unternehmen Slack benutzt.
  • Entdecken, wie Slack deiner Organisation dabei helfen kann, produktiver zu werden.
  • Slack so einzurichten, dass es deinen Bedürfnissen entspricht, Richtlinien für die Channel-Namensnennung zu etablieren und einen Plan zu entwickeln, wie neue Mitglieder angeleitet werden können.
  • Erstellung eines Plans für Kommunikation und Training, damit das gesamte Unternehmen auf Slack umsteigen kann.

Los geht’s! 


1. Schritt – Koordiniere ein Launch-Team

Die Zusammenstellung des richtigen Teams ist der erste Schritt zu einem erfolgreichen Start. Hier sind einige Beispiele dafür, wie deine Gruppe aussehen könnte:

Internes Team
Hier sind ein paar Schlüsselrollen, bei denen Leute in deiner Organisation dir dabei helfen können, sie zu füllen:

Internes Team Zuständigkeiten
Projekt-Manager Der zentrale Ansprechpartner, der dafür verantwortlich ist, die Aktivitäten für den Launch zu koordinieren.
Sponsor der Führungsetage Dein Vorkämpfer für Slack, bei den anderen Führungskräften, der den Zweck und den Nutzen von Slack für die Firma aktiv kommuniziert.
Geschäftsinhaber Betont die Wichtigkeit von Slack mit ihren individuellen Teams, identifiziert wesentliche Anwendungsbereiche, die im Laufe der Zeit angepasst werden können.
Administratoren Sie managen das Einrichten des Slack-Workspace von Anfang an und helfen bei der fortlaufenden Verwaltung der Benutzer. 
Veränderungs-Team Sie unterrichten deine Mitglieder, indem sie einen Trainingsplan entwickeln, bewährte Vorgehensweisen und Anwendungsbereiche teilen und Unterstützung anbieten.


Slack-Team
Was Slack angeht, haben wir hier folgende Leute, die dich unterstützen können*:

Slack-Team Zuständigkeiten
Account-Betreuer Account-Betreuer sind dein Hauptkontaktpunkt und verstehen deine Bedürfnisse, was dein Unternehmen anbelangt am besten.
Support für unsere Kunden Dein Account-Betreuer wird den Kontakt mit dem Manager für Kundenzufriedenheit herstellen, um einen reibungslosen Start zu koordinieren.
Support-Team Nimm Kontakt mit unserem Support-Team auf, wenn du auf Schwierigkeiten gestoßen bist, nicht mehr weiter weißt, oder Hilfe bei der Benutzung von Slack brauchst.

*Unser Kunden-Service geht auf die Mehrheit der Bedürfnisse unserer Kunden ein. Von daher ist es nicht für alle Kunden notwendig, einen designierten Account-Betreuer oder Manager für Kundenzufriedenheit zu haben.  

Hallo! Unser Support-Team steht dir rund um die Uhr zur Verfügung und hilft dir immer gerne weiter. Nimm einfach Kontakt mit uns auf, wenn du Hilfe brauchst! 👍


2. Schritt – Herausforderungen und Ziele ausloten

Wenn dein Launch-Team zusammengestellt ist, ist es wichtig, dass sich alle einig sind. Eine gut definierte Vision und Zielsetzung für die Benutzung von Slack ist grundlegend. Interviews mit Benutzern sind eine gute Möglichkeit, die aktuelle Kommunikationskultur in deinem Unternehmen zu verstehen. Hier sind ein paar Fragen, die du stellen kannst:

  • Wie wirkt sich unsere Unternehmenskultur auf unsere Kommunikation aus? 
  • Wie kommunizierst und arbeitest du mit deinen Team-Kollegen zusammen?
  • Welche Apps und Tools benutzt du für deine Arbeit?
  • Mit welchen Leuten und Teams arbeitest am engsten zusammen? Mit wem arbeitest du sonst noch zusammen?
  • Wie glaubst du kann Slack deinem Unternehmen helfen?

Wenn du mit den Benutzern gesprochen hast, nimm diese Ergebnisse zur Kenntnis. Was sind zum Beispiel die größten Herausforderungen bei der Kommunikation, die Unternehmensziele oder die Projekte mit der höchsten Priorität?

 

3. Schritt – Spezifische Anwendungsbereiche identifizieren

Wir empfehlen, bestimmte Anwendungsbereiche und Arbeitsabläufe im Auge zu behalten, die dabei helfen, deine Ziele zu erreichen. Slack ist ein Ort, wo alle einfach zusammenarbeiten, deshalb ist es wichtig, dass die Zusammenarbeit so gestaltet wird, dass alle im Team den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.

  • Beginne mit zwei bis vier spezifischen Anwendungsbereichen.
  • Wähle Anwendungsbereiche aus, die sich an aktuelle kommunikative Herausforderungen richten.
  • Sei ein Vorbild, was positive Verhaltensweisen angeht, welche die anderen Mitglieder deines Teams übernehmen können.
  • Überprüfe den Fortschritt deines Teams jede Woche, nachdem Slack in deinem Unternehmen eingeführt wurde.   

Beispiel für einen Anwendungsbereich in der Firma

1. Anwendungsbereich

2. Anwendungsbereich

Anwendung in der Firma: Mitteilungen innerhalb des Unternehmens

Momentane Herausforderung

  • Es ist schwierig für Leute, von wichtigen Updates in mehreren Teams zu erfahren.
  • Verteilerlisten für E-Mails werden für zu viele unterschiedliche Mitteilungen verwendet und die Posteingänge sind immer schnell voll.

Ziel

  • Transparenz übergreifend für mehrere Teams erhöhen
  • Lass Leute die Mitteilungen auswählen, die am relevantesten für sie sind

Hilfreiche Slack-Funktionen

  • Sternmarkierungen für wichtige Channels
  • Benachrichtigungen benutzerdefiniert einrichten (z.B. Highlight-Wörter verwenden)
  • Nachrichten zitieren
  • Relevante Channels, Nachrichten und Dateien verlinken

Verhalten in einem Slack-Workspace

  • Etabliere Mitteilungs-Channels, die von allen obligatorisch gelesen werden
  • Sorge dafür, dass in wichtigen Channels kein unnötiges Gerede stattfindet
  • Sorge dafür, dass Channels auf das eigentliche Thema konzentriert bleiben

Erfolgskriterien

  • 75 % oder mehr der Mitglieder berichten, dass Slack ihnen dabei geholfen hat, sich mehr miteinander verbunden zu fühlen.
  • 50 % oder mehr der Mitglieder berichten eine verbesserte Transparenz.
  • 20 % oder mehr der Mitglieder berichten, dass sie eine Reduzierung der internen E-Mails bemerkt haben.

Anwendungsmöglichkeit: Bitte um Feedback

Momentane Herausforderung

  • Eine Gruppe von Leuten um Feedback per E-Mail zu bitten ist nicht sehr effizient.

Ziel

  • Feedback effizient von direkten und indirekten Teams einholen.
  • Erhöhte Transparenz für wichtige Projekte.

Hilfreiche Slack-Funktionen

  • Geteilte Dateien
  • Benutzerdefinierte Benachrichtigungen
  • Erwähnungen mit @
  • Emoji-Reaktionen

Verhalten in einem Slack-Workspace

  • In einem offenen Channel um Feedback bitten
  • Lege konkrete Fristen fest und richte Erinnerungen in den entsprechenden Channels ein.
  • Sei höflich gegenüber anderen Team-Mitgliedern, indem du Emoji-Reaktionen benutzt.
  • Benutze einen Beitrag, um Informationen zu sammeln oder zu teilen und pinne ihn in den Channel, damit alle leicht darauf zugreifen können.

Erfolgskriterien

  • Mitglieder haben berichtet, dass sich ihre Produktivität um 20 % oder mehr gesteigert hat.
  • Mitglieder haben berichtet, dass sie 20 % weniger Meetings haben.
  • Mitglieder haben berichtet, dass sie ein besseres Verständnis von den Projekten und dem Fortschritt in zugehörigen Abteilungen haben.

Slack-Guides: Gehe zu slack.com/guides, um mehr Infos darüber zu bekommen, wie verschiedene Gruppen mit unseren Guides für spezielle Bereiche über sich selbst hinauswachsen können.

 

4. Schritt – Erstelle deinen Workspace

Lege die Workspace-Einstellungen fest und richte ihn entsprechend ein, bevor Slack im Unternehmen gestartet wird. Ein vollständiges Menü findest du auf der Seite Einstellungen & Berechtigungen unter my.slack.com/admin/settings

Hier sind ein paar Einstellungen, die für den Einstieg in Slack hilfreich sein können und mit denen du die Voraussetzungen dafür schaffen kannst, damit dein Workspace gut funktioniert. Wir haben außerdem ein paar zusätzliche Tipps mit eingeschlossen:

Channel-Management

Lege im Bereich Channnel-Management fest, wer offene und geschlossene Channels in deinem Workspace erstellen und archivieren und die Mitgliedschaft dafür verwalten kann.

Kleine Denkanstöße

💡  Für offene Channels empfehlen wir, dass alle Mitglieder ausgenommen Gäste die Möglichkeit haben, Channels zu erstellen und zu archivieren. Dadurch haben Leute mehr Autonomie, und können Slack so gestalten, dass unsere App für sie auf eine sinnvolle Weise funktioniert.

💡 Versuche, allen Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, geschlossene Channels zu erstellen und zu verwalten, und zugleich den Gewinn zu betonen, den offene Kommunikation in offenen Channels hat. Das hilft, Transparenz zu fördern, und trägt dazu bei, die Nachrichtenarchive deiner Organisation aufzubauen.


Benutzerdefinierte Aufbewahrung für Nachrichten und Dateien

Von den Bereichen Message und File Retention aus, wo die Aufbewahrungsdauer für Nachrichten und Dateien festgelegt wird, kannst du benutzerdefinierte Aufbewahrungsrichtlinien einstellen, die den gesetzlichen und den Compliance-Standards deiner Organisation entsprechen. Für offene und geschlossene Channels, Direktnachrichten und Dateien hast du ein paar Optionen, was die Einstellungen für die Aufbewahrung angeht:

  • Alle Nachrichten aufbewahren
  • Alle Nachrichten aufbewahren und außerdem Bearbeitungs- und Löschungs-Logs für alle Nachrichten aufbewahren
  • Alle Nachrichten und Logs behalten, aber nur für eine bestimmte Anzahl an Tagen (Minimum 1 Tag)

 

Denke mal über Folgendes nach

💡 Die Sammlung des gesamten Wissens, das im Laufe der Zeit in den Nachrichtenarchiven deiner Organisation aufgebaut wird, ist ein wesentlicher Vorteil von Slack. Je mehr des Nachrichtenverlaufs beibehalten werden kann, desto besser!


App-Management

Du kannst entscheiden, wer die Erlaubnis hat, Apps und interne Integration zu managen, wenn du in den Bereich Verwalten im App-Verzeichnis gehst.

Unsere Empfehlung 

💡  Wenn du für deinen Slack-Workspace Apps aktivierst, die deine Mitglieder benutzen, um ihre Arbeit zu erledigen, dann steigert das auch die Produktivität. Stelle sicher, den richtigen Leuten zu ermöglichen, Apps und benutzerdefinierte Integrationen zu installieren.


Einmaliges Anmelden

Wenn deine Organisation einen Identitäts-Provider benutzt, kannst du Einmaliges Anmelden einrichten, um deinen Mitgliedern Zugang zu Slack zu geben. Klicke im Tab Einstellungen & Berechtigungen einfach auf AuthentifizierungGehe zu Guide für Einmaliges Anmelden mit Slack in unserem Support-Center.


Compliance-Exporte

Wenn Compliance-Exporte aktiviert sind, können Workspace-Inhaber die kompletten Aufzeichnungen des Nachrichtenverlaufs deines Workspaces exportieren, um gesetzlichen und regulatorischen Maßnahmen, die für deine Branche erforderlich sind, nachzukommen.

Compliance-Exporte können in regulären Abständen auf einmaliger Basis angesetzt werden, oder an einen unterstützten Drittanbieter für Nachrichtenarchivierung gesendet werden. Gehe zumy.slack.com/services/export, um Compliance-Exporte zu aktivieren.


5. Schritt – Richtlinien für die Channel-Benennung erstellen

Richtlinien für die Namensgebung von Channels erleichtern es den Leuten, Channels, die für sie relevant sind, zu entdecken und ihnen beizutreten. Wenn du dir im Voraus Gedanken über eine Strategie machst, hilft das deinem Workspace dabei, erfolgreicher zu sein. Hier sind ein paar hilfreiche Tipps.

  • Beginne mit weitgefassten Channel-Themen, die du dann eingrenzt.
  • Lege Richtlinien für die Namensgebung von Channels fest.
  • Teile die Richtlinien mit deinem Workspace.
  • Fordere alle freundlich dazu auf, nicht von Thema abzukommen.

Wir haben einen kompletten Guide zusammengestellt, um dir dabei zu helfen, wenn du Channels organisieren und benennen möchtest. Wir glauben, dass es wichtig ist, eine solide Grundlage für deinen Workspace zu legen. Es wäre schade, wenn du das verpasst! 


6. Schritt – Dein Team gezielt informieren

Biete Trainingssitzungen an

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass dein Launch-Team ein gutes Verständnis davon hat, wie Slack funktioniert. Hier sind ein paar Ideen, für wen du ein Slack-Training abhalten kannst:

Gruppe Thema des Trainings
Führungskräfte Vermittle den Wert, den Slack hat, und wie wichtig es ist, sicherzustellen, dass deine Organisation in wichtigen Punkten auch an einem Strang zieht. 
Inhaber von Unternehmen Stelle Anwendungsbereiche für das Unternehmen vor. Wir bieten eine Auswahl an Guides für spezielle Bereiche an, um zu zeigen, wie man ein Team mit Slack managen kann.
Administratoren Diskutiere die verschiedenen Einstellungen, bewährte Vorgehensweisen für die Verwaltung von Benutzern und wie sie dein Unternehmen unterstützen können.
Veränderungs-Team Zeige den Leuten, wie man Slack am effektivsten benutzen kann. Sitzungen, die darauf ausgerichtet sind, wie man individuelle Funktionen benutzt, wie man deine Apps und Tools verbindet und wie Benachrichtigungen in Slack funktionieren, sind immer hilfreich! 

 

Eigenständiges Training

Wichtige Informationen in deinen Channel #hilfe-slack zu pinnen, erleichtert es Mitgliedern, schnell darauf zuzugreifen. Hier sind ein paar praktische Ressourcen:

Bestärke deine Mitglieder darin, sich für die Arbeit mit Slack zertifizieren zu lassen! Wusstest du, dass wir kostenlose, interaktive Schulungen anbieten, um Leuten bei der Umgestaltung ihrer Arbeit in Slack zu helfen? Deine Mitglieder können den Schulungsleitfaden bearbeiten und anschließend dem Pfad zu Zertifizierung unter slack.com/certification folgen — und das Ganze dauert nur ca. 30 Minuten.🏅

Hinweis:Abhängig von deinem Publikum und wie viel Unterstützung es benötigt, kannst du auch persönliche Trainingssitzungen anbieten.


7. Schritt – Onboarding für dein Team

Gehe deinen Slack-Launch durch 

Die beste Art für Leute den Wert von Slack zu verstehen, ist es, Slack selbst auszuprobieren. Fange klein an und füge nach und nach mehr Leute hinzu. Hier ist ein Vorschlag, einen Ansatz mit mehreren Phasen auszuprobieren:

1. Phase – Wähle eine kleine Gruppe aus

Starte mit einem kleinen, internen Team, das schon regelmäßig miteinander kommuniziert und zusammenarbeitet. Wir empfehlen hierfür zwischen10 und 50 Leute, einschließlich des Launch-Teams, und es von dort aus zu erweitern.

💡   Erstelle einen Channel für #vorstellungen. Immer wenn ein neues Mitglied deinem Workspace beitritt, bitte es darum, den anderen ein bisschen über sich selbst zu erzählen.

💡 Versuche anhand der Informationen, die während der Befragung von Benutzern gesammelt wurden, eine Gruppe auszuwählen, die für diese Veränderung bereit ist und gut damit klarkommt.


2. Phase – Beziehe bestimmte Teams oder Abteilungen mit ein

Da du jetzt den Wert von Slack vermittelt hast, ist es an der Zeit, ein Team auszuwählen, um Slack auch offiziell zu starten. Die Gruppengröße kann zwischen 100 und 500 Leuten variieren und hängt davon ab, wie aufgeschlossen die Leute in deiner Organisation gegenüber neuen Technologien und offener Kommunikation sind. 

Versuche bei der Auswahl der nächsten Gruppe, eine funktionsübergreifende Gruppe auszuwählen, die oft mit anderen zusammenarbeitet und bereit für eine Veränderung ist. Der Schlüssel ist hier, die Gruppe aus der 1. Phase miteinzubeziehen. Sie können den Neueinsteigern zeigen, wie man miteinander in Slack arbeitet.

Du kannst diese Phase so oft wie nötig wiederholen, bis du bereit für den nächsten Schritt bist.

💡  Lass den Sponsor aus der Führungsetage eine E-Mail mit der Ankündigung, dass auf Slack umgestellt wird, an alle senden. Hier ist eine Vorlage, mit der du eine E-Mail formulieren kannst, um die Sache ins Rollen zu bringen.

💡  Vergewissere dich, dass Slack-Administratoren neue Benutzer zu den entsprechenden Benutzergruppen hinzufügen,  um sicherzustellen, dass alle den richtigen Channels beitreten.

3. Phase – Ausweitung zu mehreren Teams oder Abteilungen

Da jetzt eine solide Grundlage geschaffen wurde, kannst du damit beginnen, mehrere Gruppen und Abteilungen hinzuzufügen. Wähle hierfür Teams und Abteilungen aus, die sich schon überschneiden mit Leuten, die an Phase 1 und 2 teilgenommen haben.

Das war es auch schon! Du kannst diese Phasen so oft wie nötig wiederholen, bis deine gesamte Organisation aus Slack umgestellt ist.

💡  Benutze @erwähnungen für neue Benutzer in #hilfe-slack, und ermutige sie dazu, den Guide Erste Schritte für Slack-Einsteiger zu lesen.

💡  Weise neuen Benutzern Aufgaben mit Fristen zu, die in Slack erledigt werden können.

💡  Wenn du einen Trainingstag für Slack zum Zeitpunkt des Launches veranstaltest, ist das eine gute Möglichkeit, Slack intern bekannt zu machen, sobald du für eine größere Gruppe bereit bist. Wir haben ein paar Sachen vorbereitet, um dir dabei zu helfen, die Sache ins Rollen zu bringen!


8. Schritt – Fortschritt verfolgen und iterieren

Wenn der Fortschritt, den der Workspace verzeichnet, nachvollziehbar ist, dann hilft dir das dabei, den Gewinn, der Slack für den Rest des Unternehmens ist, zu veranschaulichen, neue Arten der Zusammenarbeit zu inspirieren und Möglichkeiten für Wachstum zu identifizieren. 

Hier sind ein paar Beispiele:

  • Du kannst verfolgen, wie gut Slack angenommen wird, indem du die Statistiken deines Workspace von Zeit zu Zeit einsiehst (z. B. alle sechs Monate). Sieh nach, ob es bei den folgenden Kennzahlen einen Anstieg gegeben hat:
    • Anzahl der gesendeten Nachrichten.
    • Anzahl der hochgeladenen Dateien.
    • Anzahl der installierten Apps und internen Integrationen.
  • Befrage Benutzer, um zu sehen, wie Slack die Produktivität deines Teams gesteigert hat. Frage sie nach:
    • Wieviel Zeit sie brauchen, um Informationen zu finden.
    • Wieviel Zeit sie brauchen, um zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, die sie für die Arbeit benutzen.

💡  Mehr Infos darüber, wie du das direkt in Slack tun kannst, findest du in unserem Artikel Workspace-Aktivität und -Statistiken einsehen.

Ähnliche Artikel

Zuletzt angesehene Artikel