Slack für IT-Teams

Damit ein Unternehmen optimale Arbeit leisten kann, braucht es eine erstklassige Infrastruktur – und genau hier kommt IT ins Spiel. Wir behandeln Slack-Strategien, mit denen IT-Teams für reibungslose Abläufe sorgen und ihr Unternehmen exzellent aufstellen können, um jeden Tag zu 100 % produktiv zu sein.

Warum Slack für IT nutzen?

  • IT-Anfragen aus dem ganzen Unternehmen verwalten und Unterstützung bei dringenden Anliegen leisten – alles von einem Ort aus.
  • Das gesamte Unternehmen mit Ankündigungen über Updates und Service-Ausfälle auf dem Laufenden halten.
  • Einen zentralen Ort für IT-Ressourcen schaffen und Mitarbeitern die Tools an die Hand geben, um kleinere, aber störende Probleme selbst zu lösen.

 

Anfragen verwalten 

Ob dein Unternehmen groß oder klein ist – wenn das WLAN ausfällt oder der Computer eines Mitarbeiters mal wieder Probleme bereitet, kann die Produktivität enorm leiden. Support für ein gesamtes Unternehmen zu leisten ist eine große Aufgabe. Von daher benötigen IT-Teams einen intelligenten und effizienten Weg, um eingehende Anfragen zu verwalten. Glücklicherweise kann genau das mit Slack geleistet werden!

Erstelle einen eigenen Channel #it-hilfe, wo alle Mitarbeiter des Unternehmens Probleme melden oder dem IT-Team Anfragen mitteilen können.

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Koordiniere die Arbeit deines Teams, indem an jedem Tag ein Mitglied bestimmt wird, das die eingehenden Anfragen verwaltet. Aktualisiere das Channel-Thema, damit alle wissen, wer für den jeweiligen Tag, die Woche oder den Monat verantwortlich ist.Screen_Shot_2017-10-02_at_5.04.03_PM.png

Tipp: Nutzt du bereits ein externes IT-Help-Desk-System? Du kannst die App mit Slack verbinden und es den Leuten einfacher machen, Tickets an #it-hilfe zu übermitteln und Updates dazu zu erhalten – und das alles, ohne ihren Arbeitsplatz verlassen zu müssen. 

 

Anfragen und Aufgaben priorisieren

Wenn IT-Anfragen auflaufen, sind Selektion und Priorisierung der Schlüssel, um Dinge schnell zu erledigen. Emojis sind vor diesem Hintergrund hervorragend dafür geeignet, Aufgaben zu priorisieren und an Team-Mitglieder zu übertragen.

So nutzt zum Beispiel Acme Corp. ein einfaches, nach Farben kodiertes System.

🔴 :roter_kreis: Emoji für dringende und zeitkritische Anfragen
🔵 :blauer_kreis: Emoji für dringende Anfragen (aber nicht zeitkritisch)
⚪️ :weisser_kreis: Emoji für nicht dringende Anfragen

Mit diesem einfachen, aber effektiven Priorisierungssystem kann die IT schnell die Initiative ergreifen, wenn etwas umgehend die Aufmerksamkeit des Teams erfordert, und weiterhin alle anderen eingehenden Anfragen vorselektieren.

Um Doppelarbeit zu vermeiden und die Ressourcen deines Teams zu entlasten, bietet sich für die Bearbeitung eingehender Anfragen die Verwendung eines System mit Emoji-Reaktionen an.

  • Reagiere mit 👀 :augen, wenn du dir ein Problem ansiehst 
  • Füge ein ✅ :weißes_häkchen: hinzu, wenn ein Problem behoben wurde

Hier ein Beispiel für ein Priorisierungssystem in Aktion: Screen_Shot_2017-10-25_at_1.29.47_PM.png

 

Unternehmensweite Ankündigungen

Wenn es eine Service-Unterbrechung gibt (egal, ob sie geplant ist oder nicht), muss IT die richtigen Leute informieren und diese auf dem Laufenden halten. In einem Channel #ankündigungen kannst du mit @alle das gesamte Unternehmen schnell auf den neuesten Stand bringen oder alternativ eine ganz bestimmte Benutzergruppe ansprechen.Screen_Shot_2017-10-25_at_1.25.27_PM.png

Bei geplanten Ausfällen kannst du eine Erinnerung einrichten und Mitglieder des Channels #ankündigungen automatisch zum von dir bestimmten Zeitpunkt auf den aktuellsten Stand bringen. Du kannst sogar Service-Warnmeldungen oben in deinen Channel #it-hilfe pinnen und den Pin dann einfach wieder entfernen, wenn alles abgeschlossen ist. Screen_Shot_2017-09-19_at_11.03.25_AM.png

 

Wichtige Informationen zentralisieren 

Seien wir ehrlich: Es gibt Probleme, die sich zwar störend auswirken, aber keine intensive Betreuung durch das IT-Team erfordern. Du kannst den Mitarbeitern in deinem Unternehmen die Möglichkeit geben, lösbare Probleme, auf die sie stoßen, selbst zu beheben.

Wenn du deinen Team-Kollegen verlässliche Antworten zur Verfügung stellen möchtest, kannst du zum Beispiel die Schritte für die Lösung bestimmter Probleme in einem Beitrag dokumentieren und den Beitrag in deinen Channel #it-hilfe pinnen.

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Du kannst sogar Hilfe von Slackbot in Anspruch nehmen, indem du deinem Workspace benutzerdefinierte automatische Antworten auf häufig gestellte IT-Fragen hinzufügst:

  • Wie lautet das WLAN-Passwort?
  • Wo stehen die Drucker?
  • Wie reiche ich eine Geräteanforderung ein? 

Es ist eine glatte Win-win-Situation! Du sparst dir Zeit und Energie und deine Kollegen werden lernen, sich selbst zu helfen und verlässliche Antworten zu finden.

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