Enterprise Grid – Struktur & Design

Die Struktur und das Design deiner Enterprise Grid-Organisation sollen nicht statisch sein. Vielmehr sollten sie sich im Laufe der Zeit anpassen und verändern. Zu Beginn sollte deine Enterprise Grid-Organisation die aktuelle Struktur deines Unternehmens widerspiegeln. Dieser Guide wird dich beim Einstieg unterstützen.


Erstelle ein Projekt-Team

Um alle Bereiche deines Unternehmens abzubilden, solltest du ein funktionsübergreifendes Team zusammenstellen, das bei der Konzeption der Struktur deines Enterprise Grid unterstützt. Das Input aus den Bereichen IT, Personal, interne Kommunikation sowie von Vertretern aus jeder wichtigen Abteilung oder Geschäftseinheit ist ein guter Ausgangspunkt.

💡  Erfahre mehr darüber, wie du ein Launch-Team koordinierst.


Konzeption des Rahmenplans

Das Design, die Struktur und die Größe deiner Enterprise-Grid-Organisation werden komplett einzigartig sein. Wenn du dir darüber Gedanken machst, wie dein Enterprise Grid aussehen wird, solltest du wichtige Segmente wie Geschäftsbereiche, Marken und Regionen etc. bedenken. 

Wenn dein Konzept steht, verwende eine Kombination der nachfolgenden Methoden zum Aufbau deines Enterprise Grid:

Die Organisation deines Unternehmens kann einen oder über 1.500 Workspaces haben! Hier ist ein vereinfachtes Beispiel einer Enterprise Grid-Struktur:

  • Workspace Global
    Unternehmensankündigungen, Einrichtungen, Vorteile, Recht, Personalwesen und IT
  • Workspace Produkt und Konstruktion
    Produktforschung, Entwicklung, Design und Konstruktion
  • Workspace Marketing und Vertrieb
    Werbung, Marketing, Redaktion, Social Media und Events
  • Workspace Kunden-Support
    Support, Inhalte, Dokumentation und Anwenderschulung
  • Workspace Social
    Nicht arbeitsbezogene Channels für bestimmte Interessengruppen, Mittagessen, Fitness-Enthusiasten sowie #hunde und #katzen


❓ Workspaces im Vergleich zu geteilten Channels

Wenn es darum geht, geteilte Channels zwischen zwei oder mehr Workspaces zu nutzen, sind einfache Arbeitsabläufe am besten. So ist zum Beispiel ein Channel wie #kunden-feedback perfekt für das regelmäßige Weitergeben von Feedback aus dem Workspace für Marketing und Vertrieb in den Workspace für Produkt und Konstruktion. 

Falls dein Prozess komplexer ist und mehrere geteilte Channels erfordert, dann ist vielleicht ein neuer Workspace besser geeignet.

❓ Die ideale Workspace-Größe

Wir empfehlen, dass einzelne Workspaces nicht mehr als 1.000 Mitglieder haben. In kleineren Workspaces lässt es sich nicht nur angenehmer arbeiten, sondern sie helfen auch, das Grundrauschen und unnötige Ablenkungen auf ein Minimum zu reduzieren. 

Für Dinge wie nahtlose Unternehmensbekanntmachungen und jegliche andere Informationen, die für die gesamte Belegschaft relevant sind, kannst du ganz einfach Channels über mehrere Workspaces hinweg teilen.  


Verwaltung von Enterprise Grid

Die Entwicklung von Workspaces

Wenn ein großer Workspace zu groß und dadurch ineffektiv wird, kannst du ihn in kleinere Workspaces aufteilen.

Es kann auch sein, dass ein Workspace zu klein und dadurch irrelevant wird. Archiviere oder verschiebe die Channels in einem solchen Fall in andere Workspaces und lösche den ursprünglichen Workspace danach. Achte darauf, dass du Channels bei Bedarf umbenennst und deren Thema und Zielsetzung aktuell hältst.


Workspace-Anfragen

Auch wenn du einen Rahmenplan für dein Enterprise Grid konzipiert hast, werden neue Projekte und Teams eines Tages evtl. ihre eigenen neuen Workspaces erfordern. Wir empfehlen daher, Mitgliedern die Anfrage nach neuen Workspaces zu erlauben. Unter Anfragen zur Workspace-Erstellung managen kannst du mehr dazu erfahren.

Hinweis: Mache neue Workspaces in den Channels für Ankündigungen bekannt. Achte darauf, dass du eine detaillierte Beschreibung der Zielsetzung hinzufügst und erwähnst, ob sie offen für den Beitritt sind.


Anfragen für geteilten Channel

Slack funktioniert am besten, wenn Mitglieder die Flexibilität haben, die Arten von Channels zu erstellen, die sie zum Erledigen ihrer Arbeit benötigen. Dies fördert eine Kultur der Zusammenarbeit und Transparenz. Falls du die Erstellung und Verwaltung von geteilten Channels auf bestimmte Organisationsmitglieder beschränken möchtest, empfehlen wir die Erstellung eines leicht auffindbaren offenen Channels, um Anfragen für geteilte Channels zu verfolgen.   


Erfolg messen und beurteilen

🏆  Erfolg definieren 

Ermittle zunächst, was Erfolg in deiner Organisation ausmacht. Hier sind einige Möglichkeiten für die Definition von Erfolg:

  • Beseitigung von Barrieren zwischen verschiedenen Bürostandorten
  • Erleichterung des freien Informationsflusses zwischen Workspaces
  • Personen, Channels, Apps und Informationen leichter auffindbar machen
  • Förderung der Kommunikation zwischen der Entwicklungsabteilung und dem Support


🔍  Den Fortschritt beurteilen

Nimm anschließend die Analytics deiner Enterprise Grid-Organisation unter die Lupe, um zu schauen, wie du dich schlägst. Überprüfe, ob das Design deines Grids dabei hilft, deine Erfolgskennzahlen zu erreichen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie du die oben genannten Ziele messen kannst:

  • Mitglieder interagieren regelmäßig im geteilten Channel #alle-bueros miteinander
  • Mitglieder senden Nachrichten (statt sie nur zu lesen)
  • Mitglieder treten Channels bei und nutzen die installierten Apps
  • Mitglieder der Workspaces Vertrieb und Support sind innerhalb eines geteilten Channels aktiv


📈  Analytics messen und auswerten 

Überprüfe die Aktivitäten und Statistiken deines Enterprise Grid, um besser beurteilen zu können, wie die Dinge laufen. Hier sind ein paar Beispiele:

  • Du kannst verfolgen, wie gut Slack angenommen wird, indem du die Statistiken deiner Organisation von Zeit zu Zeit einsiehst (z. B. alle sechs Monate). Sieh nach, ob es bei den folgenden Kennzahlen einen Anstieg gegeben hat:
    • Anzahl der gesendeten Nachrichten
    • Anzahl der hochgeladenen Dateien
    • Anzahl der installierten Apps und internen Integrationen
  • Befrage Benutzer, um zu sehen, wie Slack die Produktivität in deinem Unternehmen gesteigert hat. Frage sie nach ihrem Workflow:
    • Wie viel Zeit sie brauchen, um Informationen zu finden
    • Wie viel Zeit sie brauchen, um zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, die sie für die Arbeit benutzen

💡  Mehr Infos findest du in unserem Artikel Workspace-Aktivität und -Statistiken einsehen.

Tipp: Überlege dir, eventuell eine Fokusgruppe zu organisieren oder Mitglieder zu befragen, um besser verstehen zu können, wo deren Arbeit eigentlich stattfindet und ob das Enterprise Grid ihre Anforderungen erfüllt. Danach kannst du dann das Feintuning vornehmen.

Fragen zum Start mit Enterprise Grid? Unter success@slack.com kannst du jederzeit Kontakt mit uns aufnehmen. Wir helfen dir gerne weiter.

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