Slack für Konferenzen

Slack ist auf Teams ausgelegt, die jeden Tag zusammenarbeiten, und größere Gruppen stellen verschiedene Herausforderungen dar. Wenn du Slack für deine Konferenz benutzen möchtest, findest du hier einige Vorsichtsmaßnahmen, Tipps zur Planung und bewährte Praktiken.

Woran du denken solltest

Bedenke Folgendes, bevor du dich dafür entscheidest, Slack zu benutzen:

🤖  Einige Vorbereitungen sind erforderlich
Ein Slack-Team einzurichten und zu managen bedeutet zusätzliche Arbeit und Planung für die Organisatoren und (freiwilligen) Helfer deiner Konferenz. Nachfolgend haben wir einige Tipps zum Einrichten eines Teams, damit du leichter loslegen kannst.

📧  E-Mail-Adressen können für alle sichtbar sein
In einem Slack-Team werden die E-Mail-Adressen in den Mitgliederprofilen angezeigt. Ermutige die Sprecher und Teilnehmer deiner Konferenz, sich mit E-Mail-Adressen anzumelden, die sie auch öffentlich teilen können, oder ansonsten die E‑Mail-Adressen von Mitgliedern auszublenden. 

🛠  Communitys entstehen
Brandneue Communitys brauchen Unterstützung. Plane deshalb Zeit und Ressourcen für das Community-Management ein und lege ein paar grundsätzliche Regeln fest, wie z.B. einen Verhaltenskodex, damit sich alle sicher und willkommen fühlen. 

 

Einrichten deines Slack-Teams

Wenn du für deine Konferenz ein Slack-Team erstellst, schlagen wir vor, mit dem Folgenden zu beginnen:

  • Wähle deine Team-Administratoren aus
    Wenn du Team-Mitglieder, denen du vertraust (z.B. deine Event-Organisatoren) zu Administratoren ernennst, können sie helfen, dein Slack-Team zu managen.
  • Lasse interessierte Teilnehmer einen Slack-Account anfragen
    Erstelle ein Web-Formular, damit Teilnehmer, die deinem Slack-Team beitreten möchten, eine Einladung anfragen können. (Du kannst dafür einen Service wie Typeform, Wufoo, oder Google Docs benutzen.) Denk dran: Wenn du allen Teilnehmern gleichzeitig Einladungen sendest, kann das zu Konflikten mit unseren Obergrenzen für Einladungen führen.
  • Erstelle einen Channel, der für Mitteilungen bestimmt ist
    Richte den allgemeinen Channel #general so ein, dass nur Team-Inhaber und Administratoren darin posten können. Du kannst deinen allgemeinen Channel #general z.B. in #ankündigungen umbenennen.
  • Stimme deine Einstellungen für Mitteilungen passgenau ab
    Wir schlagen vor, Benachrichtigungen für @channel, @here und @everyone so einzuschränken, dass nur Team-Inhaber und Administratoren sie benutzen können. Das sollte dabei helfen, dass es im Channel nicht zu hektisch wird.

Tipp: Es gibt wichtige Neuigkeiten? Mit dieser Einstellung können Organisatoren (und zwar ausschließlich Organisatoren) mit @everyone im Channel #ankündigungen alle Teilnehmer von wichtigen Entwicklungen in Kenntnis setzen.

 

Plane im Voraus

Wir schlagen vor, dein Slack-Team für die Konferenz ungefähr 3 Monate lang am Laufen zu halten:

⏳  1 Monat vor der Konferenz
Teilnehmer können sich vorstellen, Kontakte knüpfen und Aktivitäten rechtzeitig planen.

🗓  Während der Konferenz
Slack kann ein zentraler Anlaufpunkt für die Kommunikation während des Events sein und Teilnehmer können Pläne in letzter Minute machen oder sich mit ihren neuen Bekannten in Verbindung setzen.

⌛️ 1 Monat nach der Konferenz
Teilnehmer können diskutieren, was sie Neues erfahren und gelernt haben und mit den Leuten, die sie auf der Konferenz getroffen haben in Kontakt bleiben.

Tipp: Während des Events ist es eine gute Idee für die Organisatoren, regelmäßig in den Channels mit den Teilnehmern in Kontakt zu treten, Fragen zu beantworten und eventuelle Schwierigkeiten im Auge zu behalten.

 

Beginne mit ein paar nützlichen Channels

In deinen Team-Einstellungen kannst du auswählen, ob Teilnehmer ihre eigenen Channels erstellen können. (Du kannst unnötige Channels immer archivieren oder löschen, wenn das nötig ist.) Für kleinere Konferenzen kann es sinnvoll sein, die Anzahl der Channels auf ein Dutzend festzulegen, die im Voraus von den Organisatoren erstellt werden.

Tipp: Du kannst die Channels, die am wichtigsten sind, zu deiner Standardliste hinzufügen, damit neue Team-Mitglieder ihnen automatisch beitreten.

Vorschläge für Channels

#vorstellung
Es ist eine gute Idee, einen Channel zu erstellen, in dem Teilnehmer einen kurzen Lebenslauf von sich teilen können. Poste ein gutes Beispiel dafür schon vorab im Channel und pinne es dort, damit andere sich an diesem Beispiel orientieren können.

#verhaltenskodex
Wenn du bestimmte Erwartungen für den Umgang der Mitglieder hast, ist es nützlich, diese zu erklären – während der Konferenz und im Slack-Team. Du kannst auch spezielle Anweisungen im Channel pinnen, z.B. an wen eine Direktnachricht gesendet werden kann, wenn es einen Vorfall gibt.

#slack-tipps
Wenn es Team-Mitglieder gibt, die Slack vorher noch nicht benutzt haben, kannst du einen Channel #slack-tipps erstellen, wo Leute, die schon mehr Erfahrung mit der Benutzung von Slack haben, Vorschläge machen und Fragen von anderen beantworten können.

 

Viel Erfolg und viel Spaß bei der Planung!

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