Der Wechsel von E-Mail zu Slack

Wenn du wichtige Informationen – die normalerweise in einer Flut aus E-Mails in deinem Posteingang untergehen – in deinen Slack-Workspace verlegst, kannst du viel produktiver arbeiten. Dadurch erhöhst du die Transparenz, bleibst besser in Verbindung und dein Team findet im Handumdrehen alles, was es braucht.

Die Vorteile

  • Die Mitglieder haben Zugang zu Diskussionen, die im gesamten Workspace stattfinden.
  • Alle Nachrichten, Dateien und Beiträge, die mit den entsprechenden Leuten im Workspace geteilt wurden, werden archiviert und sind durchsuchbar. 
  • Dein Team kann in Echtzeit zusammenarbeiten und die richtigen Leute sofort benachrichtigen. 

Wir haben einige Vorschläge für die Verlegung von E-Mail-Unterhaltungen in deinen Workspace, damit du die Kommunikation deines Teams an einem zentralen Ort bündeln kannst. 

1. Schritt: Leute in deinen Workspace einladen

Im Gegensatz zu E-Mails kannst du in Slack mit allen deinen Team-Mitgliedern an einem einzigen, zentralen Ort zusammenarbeiten. So kommen Gespräche leichter in Gang und das Team kann der Kommunikation besser folgen. Lade deine Kollegen und Mitarbeiter ein, Mitglieder deines Workspace zu werden, und sorge so dafür, dass dein gesamtes Unternehmen auf einer Plattform zusammenarbeiten kann.

Neue Mitglieder zum Beitritt einladen

Standardmäßig können alle in deinem Workspace neue Mitglieder einladen. Aber Workspace-Inhaber und-Administratoren können beschränken, wem es gestattet ist, Einladungen zu versenden

💡 Finde heraus, wie du neue Mitglieder in deinen Slack-Workspace einladen kannst.

Mit Partnern außerhalb deines Workspace in Verbindung treten

Anstatt deine Zeit zwischen Slack und E-Mail aufzuteilen, kannst du Leute außerhalb deines Workspace als Gäste hinzufügen und festlegen, auf welche Channels sie Zugriff haben. 

Wenn du dich mit Leuten verbinden möchtest, die Slack in einer anderen Organisation verwenden, kannst du Channels teilen, um einen gemeinsamen Ort für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Mitglieder zum Beitritt in Channels einladen

Nachdem Mitglieder deinem Workspace beigetreten sind, können sie  Channels durchsuchen und ihnen beitreten oder du kannst proaktiv Mitglieder zu Channels einladen. Wir empfehlen die Erstellung von Richtlinien für Channel-Namen. So finden alle leichter die Channels, die für ihre Arbeit wichtig sind.

Tipp: Damit alle von Anfang an auf dem gleichen Stand sind, lege mehrere Standard-Channels für den Einstieg fest, in denen alle, die deinem Workspace beitreten, automatisch Mitglied werden. 


2. Schritt: Zu den Funktionen von Slack wechseln

Es gibt jede Menge Funktionen, die dir den Übergang von E-Mails zu Slack erleichtern:

  • E-Mails zu Slack senden
    Du kannst alle E-Mails, die du erhältst, direkt an Slack weiterleiten, indem du entweder eine Weiterleitungsadresse aktivierst oder die entsprechende E‑Mail-App mit deinem Workspace verbindest.
  • Dein Slack-Profil mit deiner E-Mail-Signatur verlinken
    Hilf anderen, dich auf Slack zu finden, indem du einen Link zu deinem Profil in deiner E-Mail-Signatur teilst. Der Link kann nur von Mitgliedern deines Workspace geöffnet werden – eine gute Möglichkeit also, Slack intern einzuführen.
  • Benutzergruppen als Verteilerlisten benutzen
    Du möchtest eine Nachricht an eine ausgewählte Gruppe von Leuten senden? Erstelle eine Benutzergruppe – z. B. @marketing, @rechtsabteilung, @vertriebs-team –, um mehrere Leute auf einmal zu benachrichtigen.
     

3. Schritt: Die Kommunikation in Slack verlegen

📝 Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Channels erleichtern die Zusammenarbeit an einem Dokument, und Kommentare und Feedback können von allen durchsucht werden. Du kannst Änderungen überprüfen und nachvollziehen, wie Entscheidungen getroffen wurden, ohne in E-Mail-Ketten stöbern zu müssen.

Du kannst von jedem Gerät aus Dateien zu Slack hinzufügen. Tools aus dem App‑Verzeichnis von Slack wie Google Drive für Slack ermöglichen es dir sogar, Dateiberechtigungen von deinem Workspace aus zu steuern. Dazu gehört, wer ein Dokument anzeigen, kommentieren und bearbeiten kann.


📣 Dringenden Aktionspunkten Aufmerksamkeit verschaffen
 

Kommuniziere die Priorität einer Nachricht, indem du sie in einem speziellen Mitteilungs-Channel teilst – besser, als eine E-Mail-Betreffzeile in Großbuchstaben!

Benenne den Channel #allgemein in #mitteilungen um. Alle sind Mitglieder in diesem Channel, sodass dein gesamtes Unternehmen sieht, was du postest. Beschränke, wer in dem Channel posten darf, damit dringende, relevante Infos im Mittelpunkt Channels für bleiben. Du kannst auch versuchen, Mitteilungen anhand deiner spezifischen Bedürfnisse zu erstellen:

  • #mitteilungen-global: Mitteilungen für die gesamte Organisation.
  • #mitteilungen-vertrieb: Mitteilungen für bestimmte Abteilungen oder Teams.
  • #mitteilungen-berlin: Mitteilungen für ein bestimmtes Büro oder einen spezifischen Standort. 

Tipp: Mit Slack für Mobilgeräte kannst du dich über Mitteilungen auf dem Laufenden halten – wo immer du gerade bist!

🛎 Bestimmte Mitglieder benachrichtigen

Gewinne auf effiziente Weise die Aufmerksamkeit einer Person oder Gruppe, indem du eine @erwähnung in deine Nachricht einfügst, um diese Person oder Benutzergruppe zu benachrichtigen. Du kannst Mitglieder erwähnen, um Leute zu benachrichtigen, und Benutzergruppen verwalten, um sicherzustellen, dass die richtigen Leute benachrichtigt werden.


📜 Längere Nachrichten verfassen

Wenn deine Nachricht länger ist oder mehr Details erfordert, kannst du einen Beitrag erstellenBeiträge enthalten zusätzliche Formatierungsoptionen wie Überschriften, Checklisten und Hyperlink-Text.

Beitragsentwürfe werden unter Deine Dateien gespeichert – klicke einfach auf  Mehr Elemente oben rechts. Damit alle deine Nachricht leicht finden können, pinne den fertigen Beitrag in einem beliebigen Channel oder einer Direktnachricht.


4. Schritt: Behalte den Überblick über deine To-do-Liste

Wenn du keine Zeit hast, eine Datei zu überprüfen oder auf Nachrichten zu antworten, helfen dir unsere integrierten Tools dabei, organisiert zu bleiben, und später darauf zurückzukommen.

  • Richte Erinnerungen für zukünftige Aufgaben ein. Du kannst eine Erinnerung von einer Nachricht oder einer in deinem Workspace geteilten Datei aus einrichten oder den Slash-Befehl /erinnere benutzen.
  • Markiere Nachrichten als Favoriten, um später auf sie zurückzukommen. Du kannst du eine Nachricht zum Beispiel mit einem Stern versehen und sie in deinem persönlichen Favoriten-Bereich finden, um sie später zu lesen.
  • Markiere Nachrichten als ungelesen, genau wie bei E-Mails. Bewege den Cursor über eine Nachricht, klicke auf den Button  Weitere Aktionen und wähle dann Als ungelesen markieren.

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