Primeros pasos para creadores de espacios de trabajo

¿Te interesa crear un espacio de trabajo o necesitas más información sobre cómo administrar uno? ¡Esta es la guía que estabas buscando! 

En caso de que necesites refrescar tu memoria antes de seguir adelante, revisa nuestra guía Qué es Slack. O bien, si lo que buscas es unirte a un espacio de trabajo que ya existe, quizás prefieras revisar los Primeros pasos para nuevos usuarios de Slack.

Excelente, ¡comencemos!

Paso 1: Crea un espacio de trabajo

De modo que decidiste crear un espacio de trabajo de Slack para contribuir a que tu organización sea más eficiente. Nos alegra tenerte por aquí. ¡Estás en buenas manos!

Para crear un nuevo espacio de trabajo de Slack, primero visita slack.com/create. Lo único que necesitas es una dirección de correo electrónico a la que tengas acceso. Te iremos guiando paso a paso, pero si quieres ver las instrucciones, puedes visitar Crear un espacio de trabajo en el Centro de Ayuda.

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¡Bravo! 👏 Te convertiste en el propietario principal de tu espacio de trabajo. A continuación revisaremos los aspectos básicos sobre su administración, pero antes de seguir adelante, te recomendamos que:

Nota: Es sencillo cerrar sesión en tu cuenta de Slack. Visita Cerrar sesión en Slack para aprender cómo hacerlo. 

 

Paso 2: Administra los ajustes y permisos del espacio de trabajo

Antes de invitar a tus compañeros a unirse a Slack, revisa los ajustes de tu espacio de trabajo. En la parte superior izquierda, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo para abrir el menú. A continuación selecciona Ajustes del espacio de trabajo. También puedes acceder a estos ajustes en la dirección my.slack.com/admin/settings. 

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Encontrarás la lista completa en las secciones Ajustes y Permisos del enlace de más arriba. Si no sabes por dónde comenzar, aquí van un par de sugerencias:

Nota: Slack recomienda usar los ajustes y los permisos predeterminados, pero si bien estas preferencias funcionan para una gran cantidad de equipos, sabemos que en algunos casos es necesario hacer algunos ajustes para satisfacer las necesidades y políticas específicas de cada empresa.


Paso 3: Configura y organiza el espacio de trabajo

Ahora que ya configuraste algunos ajustes y preferencias del espacio de trabajo, es hora de que nos pongamos a levantar los cimientos en los que se apoyarán los futuros miembros de tu espacio de trabajo. 

Organizar los canales

En guías anteriores te mencionamos que los canales son el lugar donde transcurren la mayor parte de las conversaciones en Slack.

  • Define los lineamientos para nombrar nuevos canales
    Antes de que sigamos avanzando, crea algunos lineamientos para dar nombre a los canales. Con esto, no solo estarás contribuyendo a hacer más eficiente el proceso de búsqueda de información en Slack, sino que también es útil para que las conversaciones de cada canal se mantengan centradas en el tema y sean pertinentes para el contexto.

    Comienza creando canales generales para cada departamento (#diseño, #contabilidad, #rrhh) y sucursal (#ctg, #cdmx, #bsas) de tu empresa.

    A continuación, define lineamientos para nombrar canales. Usar prefijos que sean lo más estándares posible (como #ayuda-, #equipo-, #proyecto-, etc.) te ayudará a organizar tus canales y a que estos tengan nombres predecibles. Así, por ejemplo, si alguien está buscando información sobre las prestaciones laborales, podrá encontrar muy fácilmente los canales que existan en torno al tema utilizando el Conmutador.
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¿Ya te comentamos lo importante que es este elemento a la hora de configurar tu espacio de trabajo? Realmente lo es. Por eso, dedicamos un artículo completo a explicar cómo organizar y designar los canales en nuestro Centro de Ayuda.

 

  • Prepara canales predeterminados para los nuevos miembros
    Como verás, todos los equipos comienzan con un canal #general y un canal #varios. Puedes cambiarles el nombre a lo que tú prefieras.

    Dado que #general es un canal donde participan todos los miembros, te recomendamos que lo utilices para compartir anuncios de la empresa (p. ej. #anuncios o #anuncios-globales, si terminas usando #anuncios- como prefijo).

    Ahora que tu espacio de trabajo tiene un canal para #anuncios y otros temas generales, puedes establecer una serie de canales predeterminados a los que se incorporarán automáticamente los nuevos miembros cuando creen una cuenta en el espacio.


Funciones avanzadas

Puedes utilizar el plan Gratuito de Slack durante el tiempo que desees, pero es importante que conozcas las funciones avanzadas que ofrecen nuestros planes de pago. Estas son algunas de las más populares:

  • El inicio de sesión único permite que los miembros se conecten a Slack a través de un proveedor de identidad, como G Suite u Okta.
  • Los grupos de usuarios te permiten comunicarte de inmediato con departamentos enteros u otros grupos de gente (p. ej. @equipo-de-marketing o @directores).
  • El acceso de invitados te permite dar a tus invitados acceso parcial a tu espacio de trabajo. Esta función es ideal para contratistas o proveedores externos con los que normalmente te comunicarías a través del correo electrónico.
  • Los canales compartidos (beta) son un espacio común seguro en el que los miembros pueden colaborar y comunicarse con el espacio de trabajo de Slack de otra organización sin salir de Slack. 
  • Las políticas personalizadas de conservación de mensajes y archivos te ayudan a administrar mensajes y archivos.


Paso 4: Invita a miembros a tu espacio de trabajo

Ahora que terminaste de configurar los aspectos básicos, es hora de darle vida a tu espacio de trabajo. Veamos cómo invitar a nuevos miembros.

Por defecto, cualquiera de tus miembros y administradores pueden invitar a nuevos miembros al espacio de trabajo, aunque los propietarios y  administradores del espacio de trabajo pueden limitar quién envía invitaciones, en caso de que quieran.

Existen dos maneras de invitar a nuevos miembros a tu espacio de trabajo:

  • Enviar una invitación por correo electrónico
    Tan fácil como suena. Simplemente escribe una dirección de correo electrónico junto con el nombre completo de la persona a la que deseas invitar (o varias direcciones, si deseas invitar a más gente). También puedes definir cuál será el rol en el espacio de trabajo del miembro al que estás invitando (p. ej., propietario, administrador, miembro del equipo o invitado, si cuentas con una suscripción de pago).

  • Activar el registro a través de correo electrónico
    Al habilitar esta opción, los nuevos miembros podrán crearse sus propias cuentas. Basta que tengan una dirección de correo electrónico de un dominio aprobado.creator_guide_sign_up_mode.png

🍂 Los equipos suelen estar en un flujo constante. De ser necesario, siempre puedes desactivar la cuenta de un miembro del espacio de trabajo.

Nota: Si deseas instrucciones mas detalladas, visita nuestro Centro de Ayuda y lee el artículo Invitar a nuevos miembros a tu espacio de trabajo de Slack.

¡Eso es todo! Anima a tus compañeros a que se unan a tu espacio de trabajo y recuérdales que siempre pueden consultar nuestra guía Primeros pasos para nuevos usuarios de Slack, donde encontrarán consejos y asistencia. 


Paso 5: Aplicaciones y herramientas para tu espacio de trabajo

Slack te permite traer a un mismo lugar todas las herramientas y servicios que utilizas para trabajar, eliminando la necesidad de estar cambiando constantemente entre distintas aplicaciones.

Agregar aplicaciones a tu espacio de trabajo

Puedes encontrar aplicaciones para los servicios que ya utilizas directamente en nuestro Directorio de aplicaciones, donde encontrarás bots, herramientas de comunicación, pagos y contabilidad, administración de proyectos, recursos humanos y más.

Adelante, explora nuestro Directorio de aplicaciones. ¡Podrás elegir entre cientos de ellas! Cuando encuentres una que te interese, te ayudaremos a instalarla, para que no te quedes estancado en detalles técnicos.

Nota: Para más información, visita el artículo de nuestro Centro de Ayuda Agregar una aplicación a tu espacio de trabajo, donde encontrarás instrucciones más detalladas. 🤖


Crea integraciones internas para tu espacio de trabajo

A diferencia de las aplicaciones que encontrarás en el Directorio de aplicaciones —que vienen hechas—, las integraciones internas pueden ser diseñadas a la medida de tu espacio de trabajo por los empleados de tu empresa. El desarrollo de integraciones propias requiere un cierto conocimiento técnico, pero las ventajas son infinitas. 

  • Sácale partido a las herramientas y los servicios internos que se utilizan para trabajar en tu empresa.
  • Centraliza tus comunicaciones, redirigiendo a Slack las notificaciones de otros servicios.
  • Perfecciona flujos de trabajo multidisciplinarios reuniendo en Slack los datos y la información de varios sistemas.
  • Congrega gente, aumenta la visibilidad del trabajo que se está llevando a cabo y toma decisiones más informadas.

Si esto suena interesante, visita Personalizar Slack a través de integraciones internas en nuestro Centro de Ayuda.


¿Y ahora?

¡Esperamos que te haya servido! Ahora que has terminado de configurar tu espacio de trabajo, échale un vistazo a nuestra guía Trabajar en Slack. Encontrarás más información sobre la función de búsqueda, cómo organizar reuniones de audio y videoconferencia, y cómo Slack puede contribuir a que todo tu equipo sea más productivo.

O bien, si prefieres, puedes obtener más información en nuestro Centro de Ayuda. 🐙

¡Fórmate! Ofrecemos de manera gratuita una aplicación interactiva de formación que puedes agregar a tu espacio de trabajo. Usa los tutoriales, disponibles para todos los miembros, para aprender a usar Slack de un modo eficiente en el trabajo. Agrega la aplicación de Slack Foundry.🏅

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