Pasar del correo electrónico a Slack

Trasladar la información importante —que se suele quedar perdida en la bandeja de entrada— a tu espacio de trabajo de Slack mejora la productividad. Darás un impulso a la transparencia, estarás mejor conectado y tu equipo podrá encontrar lo que necesita a un clic.

Ventajas

  • Los miembros tienen acceso a todas las conversaciones que transcurren en el espacio de trabajo.
  • Todo lo que se hace público en el espacio de trabajo se archiva y se puede consultar. 
  • Tu equipo puede colaborar en tiempo real y notificar al instante a las personas adecuadas. 

Para centralizar la comunicación de tu equipo, te ofrecemos algunas sugerencias para pasar las conversaciones de correo electrónico a tu espacio de trabajo. 

Paso 1. Invitar a gente a tu espacio de trabajo

Al contrario que el correo electrónico, Slack te permite reunir a todos tus compañeros de equipo en un único centro de colaboración, lo que te ayuda a iniciar y a mantener las comunicaciones. Para que toda tu empresa trabaje en equipo, invita a tus compañeros y empleados a que se hagan miembros de tu espacio de trabajo.

Invitar a nuevos miembros a unirse

De manera predeterminada, cualquier persona de tu espacio de trabajo puede invitar a nuevos miembros, pero los propietarios y administradores del espacio pueden elegir restringir quién tiene permiso para enviar invitaciones

💡 Lee cómo invitar a nuevos miembros a tu espacio de trabajo.

Comunicarte con socios externos a tu espacio de trabajo

En vez de dividir tu tiempo entre Slack y el correo electrónico, puedes agregar a personas externas a tu espacio de trabajo como invitados y controlar los canales a los que tienen acceso. 

Para comunicarte con gente que tiene Slack pero que no está en tu espacio de trabajo, puedes crear canales compartidos que vinculan dos espacios de trabajo para crear un espacio común en el que trabajar en equipo.

Invitar a miembros a unirse a canales

Una vez que se unan a tu espacio de trabajo, los miembros pueden navegar y unirse a canales, o bien puedes invitar a los miembros a los canales de manera proactiva. Te recomendamos que crees directrices para nombrar canales con el fin de que la gente encuentre los canales adecuados para hacer su trabajo de un modo más rápido.

Consejo: Para que todo el mundo empiece desde el mismo punto, define un conjunto de canales predeterminados de iniciación a los que se unirán de manera automática todas las personas que pasen a formar parte de tu espacio de trabajo. 


Paso 2. Cambiar a las funciones de Slack

Hay muchas funciones que te pueden ayudar a pasar del correo electrónico a Slack de un modo sencillo:

  • Enviar el correo electrónico a Slack
    Puedes reenviar todos los mensajes de correo que recibas a Slack activando una dirección de correo de reenvío o conectando la aplicación de correo electrónico a tu espacio de trabajo.
  • Agregar un vínculo a tu perfil de Slack en tu firma de correo electrónico
    Ayuda a otras personas a que te encuentren en Slack compartiendo un vínculo a tu perfil en tu firma de correo electrónico. Solo podrán abrir el vínculo los miembros de tu espacio de trabajo, y supondrá un modo excelente de presentar Slack a otras personas de tu empresa.
  • Usar grupos de usuarios como listas de distribución
    ¿Tienes que enviar un mensaje a un grupo concreto de personas? Crea un grupo de usuarios (como @marketing, @jurídico, @equipo-ventas) para notificar a varias personas al mismo tiempo.
     

Paso 3. Transferir la comunicación a Slack

📝 Trabajar en documentos en equipo

Los canales facilitan la colaboración en documentos y todo el mundo puede buscar comentarios y sugerencias Revisa los cambios y comprende los motivos de las decisiones adoptadas sin tener que rebuscar en cadenas de correo.

Puedes agregar archivos a Slack desde cualquier dispositivo. En el Directorio de aplicaciones de Slack hay herramientas como Google Drive para Slack que hasta te permiten controlar los permisos de los archivos desde tu espacio de trabajo, incluidos quién puede ver, comentar y editar un documento.


📣 Llamar la atención sobre asuntos urgentes
 

Comunica la prioridad de un mensaje compartiéndolo en un canal específico para avisos, en lugar de hacerlo usando mayúsculas en el asunto de un correo electrónico.

Cambia el nombre del canal #general a #avisos. Todos son miembros de ese canal, por lo que toda la empresa verá lo que publiques en él. Limita quién puede publicar en el canal para mantener el enfoque en la información más urgente y pertinente. También puedes probar a crear canales de avisos según tus necesidades concretas:

  • #avisos-global: avisos destinados a toda la organización.
  • #avisos-ventas: avisos para un departamento o equipo concreto.
  • #avisos-cdmx: avisos dirigidos a una oficina o ubicación concreta. 

Consejo: Con Slack para móvil, puedes estar al día de los avisos que se den, ¡estés donde estés!

🛎 Notificar a miembros concretos

Capta la atención de una persona o grupo incluyendo una @mención en tu mensaje para notificar a dicha persona o grupo de usuarios. Menciona a un miembro para enviar una notificación a una persona y administra los grupos de usuarios para asegurarte de que se notifique a la gente adecuada.


📜 Crear mensajes largos

Si tu mensaje es más extenso o requiere agregar más detalles, puedes crear una notaLas notas contienen opciones adicionales de formato como encabezados, listas de verificación y texto con hipervínculos.

Los borradores de las notas se guardan en Tus archivos; simplemente haz clic en   Más elementos en la esquina superior derecha. Para que sea más sencillo hacer referencia a tu mensaje, pon un pin en la nota completada en cualquier canal o mensaje directo.


Paso 4. Mantenerte al tanto de tu lista de tareas pendientes

Cuando no tengas tiempo para revisar un archivo o responder a algún mensaje, nuestras herramientas integradas te ayudarán a mantener la organización y seguir trabajando más tarde.

  • Configura recordatorios para tareas futuras. Puedes definir un recordatorio desde un mensaje o un archivo compartido en tu espacio de trabajo, o usar el comando de barra diagonal /recordar.
  • Agrega mensajes a tus favoritos para administrarlos más tarde. Por ejemplo, si quieres leer un mensaje más tarde, puedes agregar una estrella para acceder a él en tu sección personal Favoritos.
  • Marca mensajes como no leídos, al igual que con el correo electrónico. Ubica el cursor sobre un mensaje y haz clic en  el botón  Más acciones. A continuación, selecciona Marcar como no leído.

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