Orientar a tu empresa en el uso de Slack

Tanto si estás presentando Slack a un grupo de 500 o de 500 000 personas, somos conscientes de lo difícil que puede ser para grupos grandes adoptar una nueva herramienta. Con esta guía queremos ayudarte a introducir nuestra aplicación de la forma más efectiva posible.

A continuación cubriremos los siguientes elementos:

  • La necesidad de reunir un grupo de gente para ayudarte a definir la forma en que tu empresa utilizará Slack.
  • Explorar cómo Slack puede ayudar a tu empresa a ser más productiva.
  • Cómo adaptar Slack a tus necesidades, establecer directrices para los nombres de los canales y diseñar un plan que te ayude a guiar a los miembros de tu equipo.
  • Crear un plan de comunicación y formación para ayudarte a implementar Slack en tu empresa.

¡Pongámonos manos a la obra! 


Paso 1 — Forma un equipo de lanzamiento

Para poder implementar Slack con éxito, lo primero que debes hacer es seleccionar un grupo adecuado de personas. A continuación te mostramos algunos ejemplos de cómo podría ser la estructura de este grupo:

Equipo interno
Estos son algunos de los roles claves que puedes asignar a los miembros de tu organización:

Equipo interno Responsabilidades
Gestor del proyecto El contacto principal, responsable de organizar las actividades asociadas a la implementación.
Promotor ejecutivo del proyecto El promotor de Slack dentro del equipo directivo, que se encargará de comunicar su función e importancia.
Propietarios Son los encargados de reforzar la importancia de Slack dentro de sus equipos individuales y de identificar los principales usos de la aplicación (que pueden ir cambiando con el tiempo).
Administradores En un principio se encargarán de configurar el equipo de Slack y, posteriormente, de ayudar en la gestión de usuarios. 
Equipo de capacitación Los encargados de enseñarle al equipo a usar la herramienta mediante la elaboración de un plan de formación, compartiendo casos de uso y mejores prácticas y apoyando a quienes tengan dificultades.


Equipo de Slack
Del lado de Slack, estas son algunas de las personas en las que te puedes apoyar:

Equipo de Slack Responsabilidades
Ejecutivo de cuenta Tu ejecutivo de cuenta es la persona con la que te comunicarás más a menudo y quien entenderá al detalle las necesidades de tu empresa.
Satisfacción del cliente En caso de ser necesario, tu ejecutivo de cuenta te pondrá en contacto con un responsable de nuestro equipo de Satisfacción del cliente, que trabajará contigo para asegurarse de que la implementación se realice sin problemas.
Equipo de Asistencia Contacta con nuestro equipo de Experiencia de Usuario si tienes algún problema, si te has perdido o si necesitas ayuda para usar Slack.

¡Hola! Nuestro equipo de Asistencia está disponible las 24 horas del día, 7 días de la semana y estará encantado de ayudarte a resolver tus problemas. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros cuando necesites que te echemos una mano! 👍


Paso 2 — Identifica tus desafíos y objetivos

Una vez que hayas formado tu equipo de lanzamiento, es importante que todos estén sincronizados. Es esencial tener una idea general de Slack y de por qué la organización va a adoptar esta herramienta. Una manera de entender la cultura comunicativa de tu empresa es a través de entrevistas a usuarios. He aquí algunos ejemplos de preguntas:

  • ¿Cómo crees que la cultura de la empresa influye en nuestra comunicación? 
  • ¿Cómo te comunicas y colaboras con tus compañeros de equipo?
  • ¿Qué clase de aplicaciones y herramientas utilizas para hacer tu trabajo?
  • ¿Con qué personas y equipos trabajas más estrechamente? ¿Con quién más trabajas?
  • ¿Cómo crees que Slack podría ser útil a nuestra organización?

Cuando hayas terminado las entrevistas, toma nota de los resultados. Por ejemplo, ¿cuáles son los principales obstáculos a la comunicación?, ¿cuáles son los objetivos de la organización?, ¿qué proyectos tienen prioridad?

 

Paso 3 — Identifica ejemplos de usos específicos

Te recomendamos llevar un registro de ejemplos de uso y flujos de trabajo. Te ayudará a conseguir tus objetivos. Slack es el lugar donde transcurre el trabajo, así que elige escenarios que te ayuden a sacar el mayor provecho para tu equipo.

  • Comienza con uno o dos ejemplos de usos específicos.
  • Escoge ejemplos de uso que aborden problemas comunicativos que tu organización esté experimentando en ese momento.
  • Da ejemplos de comportamientos positivos que los miembros de tu equipo puedan imitar.
  • Una vez que hayas implementado Slack en tu empresa, haz un seguimiento del progreso de tu equipo semana a semana.   

Ejemplos de usos profesionales

Ejemplo de uso n.º 1

Ejemplo de uso n.º 2

Ejemplo de uso profesional: Hacer un anuncio

Cuál es el reto

  • A la gente se le hace difícil mantenerse informada sobre las novedades importantes de varios equipos a la vez.
  • Las listas de distribución de correo electrónico se utilizan para comunicar demasiadas cosas diferentes y las bandejas de entrada se suelen llenar rápido.

Objetivo

  • Mejorar la transparencia entre los distintos equipos.
  • Permitir que la gente decida de qué anuncios quiere mantenerse informada, según sus prioridades.

Funciones de Slack que pueden ser útiles

  • Añadir canales importantes a tus favoritos.
  • Personalizar notificaciones (p.ej. usar palabras destacadas).
  • Citar mensajes.
  • Enlaces a canales, mensajes y archivos relevantes.

Comportamientos del equipo de Slack

  • Crear ciertos canales dedicados especialmente a los anuncios importantes.
  • Evitar conversaciones innecesarias en los canales importantes.
  • Asegurarse de que los canales se mantengan centrados en el tema.

Parámetros de éxito

  • Un porcentaje igual o mayor al 75 % de los miembros del equipo sienten que Slack les ha ayudado a sentirse más conectados.
  • Un porcentaje igual o mayor al 50 % de los miembros del equipo sienten que ha aumentado la transparencia en las comunicaciones.
  • Un porcentaje igual o mayor al 20 % de los miembros del equipo ha notado una disminución en el número de correos electrónicos.

Ejemplo de uso profesional: Solicitar retroalimentación

Cuál es el reto

  • Usar el correo electrónico para pedir comentarios a un grupo de personas no es lo más eficiente del mundo.

Objetivo

  • Recibir comentarios de equipos directos e indirectos de una forma eficiente.
  • Aumentar la transparencia en proyectos claves.

Funciones de Slack que pueden ser útiles

  • Archivos compartidos
  • Notificaciones personalizadas
  • @-menciones
  • Reacciones emoji

Comportamientos del equipo de Slack

  • Pedir comentarios en un canal abierto.
  • Ser específico en lo que respecta a los plazos, configurando recordatorios en los canales apropiados.
  • Demostrar cortesía con los demás miembros del equipo, utilizando reacciones emoji.
  • Utilizar una nota para recolectar o compartir información y fíjala con una chincheta a un canal para que sea fácil encontrarla.

Parámetros de éxito

  • Los miembros del equipo informaron de un aumento de su productividad en un 20 % o más.
  • Los miembros del equipo informaron de una disminución del número de reuniones en un 20 %.
  • Los miembros del equipo aseguraron entender mucho mejor los proyectos y el trabajo de otros departamentos.

Guías de Slack: Visita slack.com/guides para ver cómo los distintos grupos pueden sacarle el máximo partido a Slack gracias a nuestras Guías por departamento.

 

Paso 4 — Configura tu equipo

Configura y personaliza los ajustes y permisos de tu equipo antes de poner en marcha Slack en tu empresa. Puedes encontrar el menú con los ajustes del equipo en la página de Settings & Permissions (Ajustes y permisos), en my.slack.com/admin/settings

Para ayudarte a comenzar, aquí te mostramos algunos ajustes que te ayudarán a preparar el terreno para tu equipo. Para orientarte, hemos incluido un par de consejos adicionales:

Gestión de canales

En la sección Channel Managenent (Gestión de canales), decide quién puede crear, archivar y gestionar la pertenencia a canales abiertos y cerrados.

Algo para reflexionar

💡 En los canales abiertos nosotros recomendamos permitir que todos los miembros, excepto los colaboradores invitados, tengan la capacidad de crear y archivar canales. Así, los miembros contarán con suficiente autonomía para hacer que Slack responda a sus necesidades específicas.

💡 Prueba a dar a todos los miembros la capacidad de crear y gestionar canales cerrados. Al mismo tiempo, no te olvides de enfatizar el valor de comunicarse en los canales abiertos, en la medida en que permite aumentar la transparencia y enriquece el archivo de mensajes de tu organización.


Retención personalizada de archivos y mensajes

Puedes personalizar tus políticas de retención en las secciones de Message Retention y File Retention (Retención de mensajes y Retención de archivos, respectivamente), para que estén en conformidad y de acuerdo con los estándares legales de tu organización. Para los canales abiertos, cerrados, mensajes directos y archivos cuentas con las siguientes opciones de retención:

  • Retener todos los mensajes
  • Retener todos los mensajes y todos los registros de edición y eliminación para todos los mensajes
  • Retener todos los mensajes y registros solo durante un número específico de días (mínimo 1 día)

 

Ten en cuenta lo siguiente

💡 Los conocimientos que vas recopilando de forma progresiva a través del archivo de mensajes de tu organización es una de las mayores ventajas de Slack. Cuanto más grande sea el historial de mensajes que puedas retener, mejor.


Gestionar aplicaciones

En la sección Manage (Gestionar) del Directorio de Aplicaciones, puedes definir quién tiene permiso para gestionar aplicaciones e integraciones internas.

Qué recomendamos nosotros 

💡  Al añadir a Slack las aplicaciones que los miembros utilizan para hacer su trabajo, aumenta la productividad del equipo. Asegúrate de proporcionar a las personas adecuadas el acceso que requieren para instalar aplicaciones e integraciones personalizadas.


Inicio de sesión único

Si tu organización utiliza un proveedor de identidad, puedes configurar un inicio de sesión único para dar acceso a Slack a los miembros de tu equipo. Desde Settings & Permissions (Ajustes y permisos) simplemente haz clic en la pestaña Authentication (Autenticación). Visita la Guía para configurar el inicio de sesión único de Slack en nuestro Centro de Ayuda.


Exportación de datos plus

Al activar la Exportación de datos plus, los propietarios de equipo pueden exportar un registro completo del historial de mensajes del equipo para cumplir con las políticas legales y regulatorias de la industria.

La Exportación de datos plus puede programarse a intervalos regulares o en ocasiones puntuales. Tambien puede enviarse a un proveedor tercero compatible que se especialice en archivar mensajes. Visita my.slack.com/services/export para activar la Exportación de datos plus.


Paso 5 — Definir directrices para nombrar canales

Contar con una guía para nombrar canales facilitará la labor de los usuarios a la hora de descubrir y unirse a los canales relevantes para su trabajo. Planificar una estrategia con antelación contribuirá al éxito de tu equipo. Aquí van algunos consejos:

  • Comienza con canales dedicados a temas generales y luego pasa a temas más específicos.
  • Define directrices para nombrar canales.
  • Compártelas con tu equipo.
  • Asegúrate de que las conversaciones no se desvíen del tema del canal.

Hemos publicado una guía especialmente dedicada a ayudarte a organizar y nombrar canales. Creemos que esto es vital para tu equipo. No te la pierdas. 


Paso 6 —Educa a tu equipo

Ofrece sesiones de formación

Es importante que te asegures de que tu equipo de lanzamiento entienda a la perfección cómo funciona Slack. A continuación te mostramos algunas ideas sobre cómo organizar sesiones de formación sobre Slack para los siguientes grupos:

Grupo Tema para la formación
Ejecutivos Comunica el valor de Slack y asegúrate de que exista consenso en torno a los temas más importantes dentro de tu organización. 
Propietarios de la empresa Comparte ejemplos de usos profesionales. Hemos elaborado una serie de guías específicas para cada departamento explicando cómo utilizar Slack para gestionar un equipo.
Administradores Da a conocer distintos ajustes de equipo y comparte buenas prácticas para gestionar usuarios, así como el rol que pueden jugar en tu empresa.
Equipo de formación Muéstrale a la gente cómo usar Slack de una forma más efectiva. Siempre resultan útiles las sesiones que se centran en funciones específicas, en cómo conectar las aplicaciones y herramientas y en la forma de gestionar las notificaciones en Slack. 

 

Autoformación

Crea un canal de ayuda, por ejemplo, #cómo-usar-slack. Fija con una chincheta información importante, para que tu equipo pueda encontrarla rápidamente. A continuación te mostramos un listado de recursos que pueden resultarte útiles:

Nota: Dependiendo del nivel en el que se encuentren los usuarios y del grado de apoyo que necesiten, es posible que en algunos casos te convenga ofrecer alguna sesión presencial.


Paso 7 — Orienta a tu equipo

Organiza la implementación de Slack 

La mejor manera de entender el valor de Slack es usando la aplicación. Comienza con un equipo de pocas personas y añade nuevos miembros gradualmente. Aquí te proponemos una forma de hacerlo por etapas:

1ª etapa — Elige un grupo pequeño

Comienza con un grupo pequeño de personas que ya se comuniquen entre sí y colaboren regularmente. Te recomendamos entre 10 y 50 personas, incluidos los miembros del equipo de lanzamiento, para continuar creciendo a partir de ahí.

💡  Crea un canal dedicado a las #presentaciones. Cada vez que se una un nuevo miembro al equipo, pídele que comparta algo sobre sí mismo.

💡 Aprovecha la información que recopilaste durante las entrevistas a usuarios para identificar a un grupo de personas abierto al cambio.


2ª etapa — Incluye un equipo o departamento específico

Una vez que hayas demostrado el valor de Slack, es hora de elegir un equipo específico para proceder a su lanzamiento formal. Este grupo debería oscilar entre 100 y 500 personas, dependiendo de lo abiertos que estén a adoptar una nueva tecnología y lo cómodos que se sientan comunicándose de forma abierta. 

A la hora de seleccionar este nuevo grupo intenta elegir un equipo multidisciplinario que colabore a menudo y esté preparado para hacer un cambio. Es muy importante que incluyas al grupo con el que trabajaste durante la primera etapa, pues podrán mostrar a los demás cómo trabajar unos con otros en Slack.

Repite esta etapa las veces que sea necesario hasta que te sientas preparado/a para pasar a la siguiente.

💡  Pídele al ejecutivo encargado de promover Slack que envíe un correo anunciando el traslado a Slack. Para poner todo en funcionamiento, aquí tienes una plantilla que te ayudará a escribir el mensaje.

💡  Asegúrate de que los administradores agreguen a los nuevos miembros a los Grupos de usuarios que correspondan, para que así cada uno se incorpore a los canales adecuados.

Etapa 3 — Amplia tu equipo de Slack a otros equipos o departamentos de la empresa

Una vez que hayas establecido una base sólida, puedes comenzar a añadir más equipos y departamentos. Para que sea más fácil adoptar la herramienta, elige equipos o departamentos que estén en comunicación con la gente que haya participado en las etapas anteriores.

¡Y ya está! Repite este paso cuantas veces sea necesario hasta que toda tu organización se haya incorporado a Slack.

💡  Te recomendamos que @menciones a los nuevos usuarios en el canal #cómo-usar-slack y les animes a leer la guía Primeros pasos para nuevos usuarios de Slack.

💡  Asigna tareas que deban llevarse a cabo a través de Slack a los nuevos usuarios, con fechas de entrega específicas.

💡  Una vez que todo esté listo para que el resto de la organización se incorpore a Slack, puedes promocionar el lanzamiento organizando una jornada de formación sobre Slack. Asegúrate de agendarla en los días próximos al lanzamiento. Hemos preparado algunos recursos para ayudarte.


Paso — Monitoriza el progreso y realiza iteraciones

Monitorizar el progreso de tu equipo es una excelente manera de mostrarle a tu empresa el valor de Slack. También te permitirá encontrar nuevas formas de colaborar e identificar oportunidades de mejorar. 

A continuación te mostramos algunos ejemplos:

  • Revisa las estadísticas de tu equipo regularmente (p. ej. cada seis meses) para monitorizar la adopción de Slack. Busca un aumento en las siguientes variables:
    • El número de mensajes enviados.
    • El número de archivos que se han subido.
    • El número de aplicaciones y de integraciones internas que se han instalado.
  • Entrevista a usuarios para averiguar cuál ha sido el impacto de Slack en la productividad del equipo. Pregúntales lo siguiente:
    • Cuánto tiempo les lleva buscar información.
    • Cuánto tiempo les lleva saltar entre las distintas aplicaciones que utilizan para trabajar.

💡 Para saber cómo y dónde buscar estas cifras, en Slack revisa nuestro artículo Consultar la actividad y estadísticas del equipo.

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