Orientar a tu empresa en el uso de Slack

Tanto si estás presentando Slack a un grupo de 500 o de 500 000 personas, orientar a grupos grandes no resulta una tarea sencilla. Con esta guía te ayudaremos a presentar Slack en tu empresa de la forma más efectiva posible.

Lo más destacado

  • Forma un equipo para definir cómo debería utilizar Slack tu empresa.
  • Explora cómo Slack puede ayudar a tu empresa a ser más productiva.
  • Diseña Slack para que se ajuste a las necesidades y objetivos de tu empresa.
  • Crea un plan para implementar Slack en toda la empresa.


1. Forma un equipo de lanzamiento

Para poder implementar Slack con éxito, lo primero que debes hacer es seleccionar un grupo adecuado de personas. A continuación te mostramos un ejemplo de los posibles roles y responsabilidades:

Roles internos

  • Gestor del proyecto
    El contacto principal, responsable de organizar las actividades asociadas a la implementación. 
  • Promotor ejecutivo del proyecto
    El promotor de Slack dentro del equipo directivo, que se encargará de comunicar su función e importancia.
  • Propietarios de la empresa
    Las personas encargadas de reforzar la importancia de Slack entre sus equipos individuales. Identificarán los principales usos de la aplicación y podrán modificarlos con el tiempo. 
  • Propietarios y administradores del espacio de trabajo
    Las personas que gestionarán los ajustes y las preferencias de tu espacio de trabajo, y que ayudarán a la gestión continuada de los miembros. 
  • Equipo de formación
    Las personas que enseñarán a los empleados a utilizar Slack. Podrían elaborar un plan de formación, compartir casos de uso y mejores prácticas y apoyar a quienes tengan dificultades.

Roles en Slack*

  • Ejecutivo de Cuenta:
    La persona con la que te comunicarás más a menudo y que entenderá al detalle las necesidades de tu empresa.
  • Gerente de Satisfacción del Cliente:
    Tu ejecutivo de cuenta te pondrá en contacto con un Gerente de Satisfacción del Cliente para que te ayude a coordinar una implementación sin problemas.
  • Equipo de Atención al Usuario:
    Nuestro Equipo de Atención al Usuario siempre está aquí para echarte una mano si tienes algún problema o necesitas ayuda para utilizar Slack. 

    *Nuestro Equipo de Atención al Usuario es capaz de resolver la mayoría de las necesidades de nuestros clientes, por lo que no todos los clientes tendrán asignado un Ejecutivo de Cuenta o un Gerente de Satisfacción del Cliente. 

¡Hola! Nuestro equipo de Asistencia está disponible las 24 horas del día, 7 días de la semana y estará encantado de ayudarte a resolver tus problemas. ¡No dudes en ponerte en contacto con nosotros cuando necesites que te echemos una mano! 👍


2. Identifica tus desafíos y objetivos

Es hora de que tu equipo de lanzamiento esté en sintonía. Resulta fundamental tener una visión bien definida y saber el motivo por el que se va a usar Slack. Entrevistar a tus empleados es una buena manera de conocer la cultura de comunicación actual de tu empresa. 

Estas son algunas de las preguntas que podrías plantear:

  • ¿Cómo crees que la cultura de la empresa influye en cómo comunicamos? 
  • ¿Cómo te comunicas y colaboras con tus compañeros de equipo?
  • ¿Qué clase de aplicaciones y herramientas utilizas para hacer tu trabajo?
  • ¿Con qué personas/equipos trabajas estrechamente? ¿Con quién más trabajas? 
  • ¿Cómo crees que Slack podría ser útil a nuestra empresa? 

Los resultados te ayudarán a destacar los desafíos y las oportunidades en cuanto a la comunicación para tu empresa, con el fin de que puedas establecer objetivos para la organización y centrarte en proyectos pertinentes. 

 

3. Identifica ejemplos de usos

Lleva un registro de ejemplos de uso y flujos de trabajo. Te ayudará a conseguir tus objetivos. Elige escenarios que te ayuden a sacar el mayor provecho para tu equipo. 

  • Comienza con uno o dos ejemplos de usos específicos. 
  • Escoge ejemplos de uso que aborden problemas comunicativos que tu organización esté experimentando en ese momento. 
  • Da ejemplos de comportamientos positivos que tus miembros puedan imitar. 
  • Una vez que hayas implementado Slack en tu empresa, haz un seguimiento del progreso semana a semana. 


Ejemplos de usos profesionales

Ejemplo de uso n.º 1

Ejemplo de uso n.º 2

Ejemplo de uso profesional: Hacer un anuncio

Cuál es el reto

  • Resulta difícil mantenerse informado sobre las novedades importantes de varios equipos a la vez.
  • Las listas de distribución de correo electrónico se utilizan para comunicar demasiadas cosas diferentes y las bandejas de entrada se suelen llenar rápido.

Objetivo

  • Mejorar la transparencia entre los distintos equipos.
  • Permitir que la gente decida de qué anuncios quiere mantenerse informada, según sus prioridades.

Funciones de Slack que pueden ser útiles

  • Añadir canales importantes a tus favoritos.
  • Personalizar notificaciones (p.ej. usar palabras destacadas).
  • Citar mensajes.
  • Enlaces a canales, mensajes y archivos relevantes.

Comportamientos del espacio de trabajo Slack

  • Crear ciertos canales dedicados especialmente a los anuncios importantes.
  • Evitar conversaciones innecesarias en los canales importantes.
  • Asegurarse de que los canales se mantengan centrados en el tema.

Parámetros de éxito

  • El 75 % o más consideran que Slack les ha ayudado a sentirse más conectados.
  • El 50 % o más sienten que ha aumentado la transparencia.
  • El 20 % o más han notado una disminución en el número de correos electrónicos internos.

Ejemplo de uso profesional: Solicitar retroalimentación

Cuál es el reto

  • Usar el correo electrónico para pedir comentarios a un grupo de personas no es lo más eficiente del mundo.

Objetivo

  • Recibir comentarios de equipos directos e indirectos de una forma eficiente.
  • Aumentar la transparencia en proyectos claves.

Funciones de Slack que pueden ser útiles

  • Canales compartidos
  • Archivos compartidos
  • Notificaciones personalizadas o @menciones
  • Hilos de mensajes
  • Reacciones emoji

Comportamientos del espacio de trabajo Slack

  • Pedir comentarios en un canal abierto.
  • Ser específico en lo que respecta a los plazos, configurando recordatorios en los canales apropiados.
  • Demostrar cortesía con los demás miembros del equipo, utilizando reacciones emoji.
  • Utiliza una nota para recopilar ideas y fíjala con una chincheta a un canal para que sea fácil encontrarla.

Parámetros de éxito

  • Los miembros informaron de un aumento de su productividad en un 20 % o más
  • Los miembros informaron de una disminución del número de reuniones en un 20 %
  • Los miembros aseguraron entender mucho mejor los proyectos y el trabajo de otros departamentos.


4. Configura tu espacio de trabajo

Configura y gestiona los ajustes y preferencias de tu espacio de trabajo antes de implementar Slack en toda la empresa. Puedes encontrar el menú completo de ajustes en la página Ajustes y permisos en my.slack.com/admin/settings

Para ayudarte a comenzar, aquí te mostramos algunos ajustes que te ayudarán a preparar el terreno para el funcionamiento de tu espacio de trabajo. Para orientarte, hemos incluido un par de consejos adicionales: 

Canales

Mensajes

Acceso

Aplicaciones

En la sección Gestión de canales, decide quién puede crear, archivar y gestionar la pertenencia a canales abiertos y cerrados dentro de tu espacio de trabajo.
💡Te recomendamos que des a la gente la libertad de crear y archivar canales, de manera que puedan utilizar Slack de un modo más efectivo.

💡Te recomendamos que permitas que todos los miembros puedan crear y gestionar canales abiertos. Resulta beneficioso enfatizar el valor de comunicarse en los canales abiertos, ya que aumenta la transparencia y enriquece el archivo de mensajes de tu empresa.
Puedes personalizar tus políticas de retención en las secciones de Retención de mensajes y Retención de archivos para que estén en conformidad y de acuerdo con los estándares legales de tu organización. Para los canales abiertos, cerrados, mensajes directos y archivos cuentas con las siguientes opciones de retención:

• Conservar todo
• Conservar todos los mensajes pero sin rastrear revisiones (p. ej., ediciones y eliminaciones)
• Eliminar mensajes y sus revisiones después de un periodo de tiempo determinado

💡Los conocimientos que vas recopilando de forma progresiva a través del archivo de mensajes de tu organización es una de las mayores ventajas de Slack. Cuanto más grande sea el historial de mensajes que puedas retener, mejor.
Si tu organización utiliza un proveedor de identidad, puedes configurar un inicio de sesión único para que los miembros accedan a Slack. Desde Ajustes y autorizaciones, simplemente haz clic en la pestaña Autenticación.
💡Visita la Guía sobre el inicio de sesión único en Slack.

En la sección Gestionar del Directorio de Aplicaciones, puedes definir quién tiene permiso para gestionar aplicaciones e integraciones internas.


💡Al añadir a Slack las aplicaciones que los miembros utilizan para hacer su trabajo, aumenta la productividad del espacio de trabajo. Asegúrate de proporcionar a las personas adecuadas el acceso que requieren para instalar aplicaciones e integraciones personalizadas.


5. Definir directrices para nombrar canales

Contar con una guía para nombrar canales facilitará la labor de los usuarios a la hora de descubrir y unirse a los canales relevantes para su trabajo. Planificar una estrategia con antelación contribuirá al éxito de tu espacio de trabajo. 

  • Comienza con canales dedicados a temas generales y luego pasa a temas más específicos.
  • Define directrices para nombrar canales.
  • Comparte la guía con tu espacio de trabajo.
  • Asegúrate de que las conversaciones no se desvíen del tema del canal.

Nota: Hemos publicado una guía específica para ayudarte a organizar y nombrar canales. Creemos que esto es vital para crear un espacio de trabajo sólido. ¡No te la pierdas! 


6. Educa a tu equipo

Ofrece sesiones de formación

Asegúrate de que tu equipo de lanzamiento entienda a la perfección cómo funciona Slack. A continuación te mostramos algunas ideas sobre cómo organizar sesiones de formación sobre Slack:

  • Ejecutivos y equipo directivo
    Comunica el valor de Slack y la importancia de que toda la organización esté concienciada con la utilización de esta herramienta. 
  • Propietarios de la empresa
    Comparte ejemplos de usos profesionales. Echa un vistazo a nuestras guías específicas para cada departamento que explican cómo utilizar Slack para gestionar un equipo.
  • Administradores del espacio de trabajo
    Da a conocer los ajustes y las preferencias de tu espacio de trabajo, comparte buenas prácticas para gestionar usuarios y explica cómo pueden ayudar a tu empresa.
  • Equipo de formación
    Muéstrale a la gente cómo usar Slack de una forma más efectiva. Ofrece sesiones que se centren en funciones específicas, en cómo conectar aplicaciones y herramientas, y en cómo funcionan las notificaciones.

💡Lee nuestra guía paso a paso sobre cómo celebrar un evento de formación del Día de Slack.    


Autoformación

Crea un canal llamado #ayuda-slack en el que la gente pueda preguntar sus dudas. Fija con una chincheta información importante, para que los miembros puedan encontrarla rápidamente. Dependiendo del nivel en el que se encuentren los usuarios y del grado de apoyo que necesiten, es posible que en algunos casos te convenga ofrecer alguna sesión presencial.

A continuación te mostramos un listado de recursos que pueden resultarte útiles:

Anima a tus miembros a obtener su certificado de Slack ¿Sabías que ofrecemos formación interactiva gratuita para transformar vuestro trabajo en Slack? En slack.com/certification tus miembros pueden explorar la guía de estudio y adquirir los conocimientos para obtener su certificado, y en solo 30 minutos.🏅


7. Orienta a tu equipo
 

La mejor manera de entender el valor de Slack es usando la aplicación. Comienza con un equipo de pocas personas y añade nuevos miembros gradualmente.

  • 1ª etapa: Elige un grupo pequeño.
  • 2ª etapa: Incluye a un equipo o departamento específico.
  • 3ª etapa: Expande el uso a varios equipos o departamentos.

Aquí te proponemos una forma de hacerlo por etapas: 

1ª etapa

2ª etapa

3ª etapa

Comienza con un grupo pequeño de personas que ya se comuniquen entre sí y colaboren regularmente. Te recomendamos entre 10 y 50 personas, incluidos los miembros del equipo de lanzamiento, para continuar creciendo a partir de ahí.


💡  Crea un canal llamado #presentaciones. Cada vez que se una un nuevo miembro al espacio de trabajo, pídele que comparta algo sobre sí mismo.

💡 Aprovecha la información que recopilaste durante las entrevistas a usuarios para identificar a un grupo de personas abierto al cambio.

Una vez que hayas demostrado el valor de Slack, es hora de elegir un equipo específico para proceder a su lanzamiento formal. Este grupo debería oscilar entre 100 y 500 personas, dependiendo de lo abiertos que estén a adoptar una nueva tecnología y lo cómodos que se sientan comunicándose de forma abierta. 

A la hora de seleccionar este nuevo grupo intenta elegir un conjunto de personas multidisciplinario que colabore a menudo y esté preparado para hacer un cambio. Es muy importante que incluyas al grupo con el que trabajaste durante la primera etapa, pues podrán mostrar a los demás cómo trabajar unos con otros en Slack.

Repite esta etapa las veces que sea necesario hasta que te sientas preparado/a para pasar a la siguiente.


💡  Pídele al ejecutivo encargado de promover Slack que envíe un correo anunciando el traslado a Slack. Para poner todo en funcionamiento, aquí tienes una plantilla que te ayudará a escribir el mensaje.

💡  Asegúrate de que los administradores agreguen a los nuevos miembros a los Grupos de usuarios que correspondan, para que así cada uno se incorpore a los canales adecuados.

Una vez que hayas establecido una base sólida, puedes comenzar a añadir más grupos y departamentos. Para que sea más fácil adoptar la herramienta, elige equipos que estén en comunicación con la gente que haya participado en las etapas anteriores.

¡Y ya está! Repite este paso cuantas veces sea necesario hasta que toda tu organización se haya incorporado a Slack.


💡  Te recomendamos que @menciones a los nuevos usuarios en el canal #cómo-usar-slack y les animes a leer la guía Primeros pasos para nuevos usuarios de Slack.

💡  Asigna tareas que puedan completarse en Slack a los nuevos miembros (con fechas de entrega específicas).

💡  Una vez que todo esté listo para que el resto de la organización se incorpore a Slack, puedes promocionar el lanzamiento organizando una jornada de formación sobre Slack. Asegúrate de agendarla en los días próximos al lanzamiento. Hemos preparado algunos recursos para ayudarte.


8. Supervisa el progreso y realiza iteraciones

Supervisar tu progreso te ayudará a demostrarle al resto de tu empresa el valor de Slack. También te permitirá encontrar nuevas formas de colaborar e identificar oportunidades de mejorar. A continuación te mostramos algunos ejemplos:

  • Revisa las estadísticas de tu espacio de trabajo regularmente (p. ej. cada seis meses) para monitorizar la adopción de Slack. Busca un aumento en las siguientes variables:
    • El número de mensajes enviados.
    • El número de archivos que se han subido.
    • El número de aplicaciones y de integraciones internas que se han instalado.
  • Entrevista a empleados para averiguar cuál ha sido el impacto de Slack en la productividad del equipo. Pregúntales lo siguiente:
    • Cuánto tiempo les lleva buscar información.
    • Cuánto tiempo les lleva saltar entre las aplicaciones que utilizan para trabajar.

💡 Para saber cómo y dónde buscar estas cifras en Slack, revisa nuestro artículo Consultar la actividad y estadísticas del espacio de trabajo.

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