Personalizar las políticas de retención de archivos y mensajes

Con una política de retención activa, los mensajes o los archivos más antiguos que el plazo que hayas establecido se eliminarán diariamente.

Las políticas de retención se pueden configurar para todo el espacio de trabajo o para canales concretos; estos ajustes se aplican a todos los mensajes y archivos, incluidos los que los miembros hayan fijado con chinchetas o marcado como favoritos.

¡Precaución! La eliminación de mensajes y archivos no se puede deshacer. ⚠️ Procede con mucho cuidado a la hora de definir las políticas de retención personalizadas. 

Nota: Cuando se modifican las políticas de retención de mensajes y archivos, Slackbot avisa a todos los propietarios del espacio de trabajo mediante una notificación.

 

Retención de mensajes

Existen cuatro tipos de políticas de retención de mensajes para canales, canales cerrados y mensajes directos:

  • Conservar todos los mensajes (predeterminado)
    Slack conservará todos los mensajes intercambiados en tu espacio de trabajo, pero no llevará un registro de las distintas versiones de un mensaje ni de aquellos que hayan sido eliminados. Puedes acceder a estos registros en la exportación de datos
  • Conservar todos los mensajes y los registros de edición y eliminación
    Si seleccionamos esta opción, Slack conservará un registro de cada mensajes modificado y eliminado. En ese registro aparecerá el texto original, antes de haber sido modificado o eliminado.
  • Conservar mensajes y registros, pero solo durante un cierto número de días
    Esta configuración te permite ajustar el periodo de tiempo durante el que se retendrán tus mensajes. Una vez transcurrido ese lapso de tiempo, Slack eliminará permanentemente los mensajes de los canales y mensajes directos de tu equipo. El plazo mínimo es de un solo día. 
  • Permitir anulaciones de canal
    Este ajuste permite que los miembros configuren sus políticas de retención personalizadas para canales cerrados y mensajes directos en los que participen. Del mismo modo, los propietarios puede anular la política del espacio de trabajo relativa a los canales abiertos.

 

Definir una política de retención de mensajes

Planes Estándar y Plus

Plan Enterprise Grid

A continuación te mostramos cómo configurar una política de retención de mensajes personalizada para tus canales y mensajes directos:

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes del espacio de trabajo en el menú.
  3. Junto a Retención de mensajes, haz clic en Expandir y selecciona tus preferencias de retención.
  4. Para terminar, haz clic en Guardar.

Recuerda: Si se permite que los miembros configuren distintas políticas de retención para los mensajes directos y los canales cerrados en los que participan, dichas políticas tendrán prioridad sobre las políticas de todo el espacio de trabajo.

Nota: Un propietario de la organización debe ponerse en contacto con Slack para añadir o cambiar las políticas de retención de tu organización. 

Los propietarios de la organización pueden definir políticas de retención de mensajes personalizadas para la organización Enterprise Grid. El propietario principal de la organización recibirá un mensaje de Slackbot con una solicitud para aprobar o denegar la nueva política de retención de mensajes.

Si se han definido las políticas de la organización, los usuarios no podrán modificar sus propios ajustes de retención.


Revisa las políticas de retención de mensajes:

    1. Conéctate a tu cuenta de Enterprise Grid de Slack desde tu ordenador y, a continuación, haz clic en Gestionar organización.
    2. En  Ajustes, haz clic en Mensajes y archivos.
    3. Consulta las políticas de los canales y mensajes directos en Políticas de retención de mensajes.

 

Retención de archivos

Puedes elegir entre dos opciones al configurar tu política de retención de archivos:

  • Conservar todos los archivos (predeterminado)
    Slack conservará todos los archivos compartidos durante el tiempo que exista tu espacio de trabajo.
  • Retener todos los archivos durante un cierto número de días
    Slack eliminará de modo permanente solo aquellos archivos que superen el número de días que hayas establecido en tu configuración. Se incluyen los extractos, archivos subidos a Slack y archivos compartidos a través de aplicaciones como Dropbox o Google Drive (esto no tendrá ninguna repercusión sobre los archivos originales almacenados en dichos servicios).  Las notas se eliminarán en función de la última vez que hayan sido modificadas.

 

Definir una política de retención de archivos

Planes Estándar y Plus

Planes Enterprise Grid

A continuación te mostramos cómo configurar una política de retención de archivos personalizada para los archivos compartidos en tu espacio de trabajo:

  1. Desde la aplicación de ordenador, haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda.
  2. Selecciona Ajustes del espacio de trabajo en el menú. 
  3. Desplázate por la página hasta encontrar la sección de Retención de archivos. A continuación, expándela.
  4. Ajusta tu configuración de retención de mensajes y haz clic en Guardar

Nota: Un propietario de la organización debe ponerse en contacto con Slack para añadir o cambiar las políticas de retención de tu organización. 

Los propietarios de la organización pueden definir políticas de retención de archivos personalizadas para la organización Enterprise Grid. El propietario principal de la organización recibirá un mensaje de Slackbot con una solicitud para aprobar o denegar la nueva política de retención de archivos.

Si se han definido las políticas de la organización, los usuarios no podrán modificar sus propios ajustes de retención.


Revisa las políticas de retención de archivos:

    1. Conéctate a tu cuenta de Enterprise Grid de Slack desde tu ordenador y, a continuación, haz clic en Gestionar organización.
    2. En  Ajustes, haz clic en Mensajes y archivos.
    3. Consulta la política en Políticas de retención de archivos.

Nota: Por el momento no existe la opción de configurar la política de retención de mensajes en cada canal individual.

¿Quién puede usar esta función?
  • Solo los propietarios de espacios de trabajo y de organizaciones pueden acceder a esta función. 
  • Disponible en planes de pago.

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