Retención personalizada de archivos y mensajes

Las políticas personalizadas de retención de mensajes se pueden configurar para todo el equipo o para cada canal individual.

Establecer una duración personalizada para la conservación de mensajes y archivos implica que, todas las noches, se eliminarán los archivos y mensajes más antiguos que la duración que hayas escogido. 

Precaución: La operación de eliminar un mensaje o archivo no se puede deshacer. Por favor procede con sumo cuidado a la hora de establecer las políticas de conservación de mensajes y archivos para tu equipo. 


Configurar una política de retención de mensajes para todo el equipo

Por defecto, Slack guardará tus mensajes durante el tiempo que desees. A continuación te mostramos cómo personalizar tu política de conservación de mensajes para tus canales y mensajes directos:

  1. Haz clic en el nombre de tu equipo para abrir el menú del equipo.
  2. Selecciona Team settings. Esto abrirá la página de tu equipo. 
  3. En la página, desplázate hacia abajo y cuando llegues a la sección de Message Retention (Conservación de mensajes), expándela.


Existen tres tipos de políticas de retención de mensajes:

  • Retain all messages (Conservar todos los mensajes)
    Esta es la configuración predeterminada. Slack conservará todos los mensajes de tu equipo, pero no llevará un registro de las distintas versiones de un mensaje ni de aquellos que hayan sido eliminados. Puedes acceder a estos registros en la exportación de datos de tu equipo. 
  • Retain all messages and also retain edit and deletion logs for all messages (Conservar todos los mensajes incluyendo los registros de mensajes editados y eliminados)
    Si seleccionas esta opción, Slack conservará un registro de cada mensaje editado y eliminado. En ese registro aparecerá el texto original, antes de haber sido editado o eliminado.
  • Retain messages and logs for only a specific number of days (Retener mensajes y registros durante un número específico de días)
    Esta configuración te permite ajustar el periodo de tiempo durante el que se retendrán tus mensajes. Una vez transcurrido ese lapso de tiempo, Slack eliminará permanentemente los mensajes de los canales y mensajes directos de tu equipo. El lapso de tiempo puede ser de un solo día si así lo deseas. 

La configuración que elijas se aplicará a todos los mensajes exceptuando aquellas conversaciones para las que hayas establecido una política de conservación diferente. 

En cualquier momento puedes anular la política predeterminada de retención para los canales cerrados o mensajes directos. Simplemente marca la casilla que aparece bajo Allow Channel Overrides. Las políticas específicas de cada canal aparecerán junto a la política que hayas establecido a nivel de equipo. 

Nota: Cuando se modifica la política de retención de mensajes y archivos de tu equipo, Slackbot avisa a todos los miembros mediante una notificación.

Consejo: La política de conservación de mensajes que elijas se aplicará a todos los mensajes, incluyendo aquellos que hayan sido fijados con un alfiler o destacados por algún miembro del equipo.


Configura una política de retención de mensajes para un canal específico

  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada  para abrir el menú de Channel Settings (Ajustes del canal) y selecciona Additional options... (Opciones adicionales...) 
  2. Selecciona la opción Set the channel message retention policy (Establecer la política de conservación de mensajes).
  3. En el menú Retention Type selecciona la opción de almacenamiento que deseas configurar. Puedes utilizar la política de conservación configurada a nivel del equipo u optar por conservar los mensajes en este canal durante un número de días específico.
  4. Cuando termines, haz clic en Save settings para guardar los cambios.

 

Configura la política de conservación para un mensaje directo

Los propietarios de equipo pueden configurar la política de retención de mensajes para todo el equipo en la página de Team Settings.

Por defecto, los miembros del equipo también pueden personalizar sus ajustes de conservación de mensaje para cualquier mensaje directo. Aquí te explicamos cómo:

  1. Visita la página Messages Archive en my.slack.com/direct-messages y selecciona la pestaña Direct Messages (Mensajes directos). 
  2. Para abrir la página de archivo, haz clic en el nombre del miembro del equipo con el que te has estado enviando mensajes directos.
  3. En la columna de la derecha, haz clic en Configure message retention... (Configurar retención de mensajes...).
    Screen_Shot_2015-09-22_at_8.44.38_PM.png
  4. Elige si deseas continuar utilizando los ajustes del equipo o conservar los mensajes directos solo durante un número específico de días.
  5. Cuando termines, haz clic en Save settings para guardar los cambios.

 

Conservación de archivos

Se puede configurar una política de retención de archivos personalizada para todo el equipo. Si seleccionas una duración personalizada para la retención de archivos, todas las noches se eliminarán aquellos archivos que sean más antiguos que la duración que hayas escogido. 

  1. Haz clic en el nombre de tu equipo para abrir el menú del equipo.
  2. Selecciona Team settings. Esto abrirá la página de tu equipo. 
  3. Desplázate por la página hasta encontrar la sección de File Retention. A continuación, expándela.
  4. Ajusta tu configuración de conservación de mensajes y haz clic en Save para guardar. 

Puedes elegir cualquiera de estas dos opciones:

  • Retain all files (Conservar todos los archivos)
    Este es el ajuste predeterminado. Slack conservará todos los archivos de tu equipo durante el tiempo que necesites.
  • Retain all files only for a specific number of days (Conservar todos los archivos durante un número de días específico)
    Slack eliminará de modo permanente solo aquellos archivos que superen el número de días (o años) que hayas establecido en tu configuración. Se incluyen los extractos, archivos subidos a Slack y archivos compartidos a través de aplicaciones como Dropbox o Google Drive (esto no tendrá ninguna repercución sobre los archivos originales almacenados en dichos servicios). Los posts se eliminarán en función de la última vez que hayan sido editados.

Usar con precaución: Los archivos se eliminan de forma permanente, por lo que no podrán recuperarse.

Nota: Por el momento no existe la opción de configurar la política de conservación de mensajes en cada canal individual.

¿Quién puede usar esta función?
  • Solo los propietarios de equipo tienen acceso a esta función. 
  • Disponible para los equipos en el  plan Estándar plan Plus.

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