Retención personalizada de archivos y mensajes

Las políticas personalizadas de retención de mensajes se pueden configurar para todo el espacio de trabajo o para cada canal individual.

Establecer una duración personalizada para la retención de mensajes y archivos implica que, todas las noches, se eliminarán los archivos y mensajes más antiguos que el plazo que hayas establecido. 

Precaución: La operación de eliminar un mensaje o archivo no se puede deshacer. Procede con sumo cuidado a la hora de definir las políticas de retención de mensajes y archivos para tu espacio de trabajo. 


Configurar una política de retención de mensajes para todo el espacio de trabajo

Retención de mensajes

Por defecto, Slack guardará todos tus mensajes mientras utilices Slack. A continuación te mostramos cómo personalizar tu política de retención de mensajes para tus canales y mensajes directos:

  1. Haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda, para abrir el menú.
     Menú_Equipo.png
  2. Selecciona Ajustes del espacio de trabajo. Se abrirá la página de tu espacio de trabajo. 
  3. En la página, desplázate hacia abajo y cuando llegues a la sección de Retención de mensajes, expándela.

Existen tres tipos de políticas de retención de mensajes para canales, canales cerrados y mensajes directos:

  • Conservar todos los mensajes
    Esta es la configuración predeterminada. Slack conservará todos los mensajes intercambiados en tu espacio de trabajo, pero no llevará un registro de las distintas versiones de un mensaje ni de aquellos que hayan sido eliminados. Puedes acceder a estos registros en la exportación de datos
  • Conservar todos los mensajes y los registros de edición y eliminación
    Si seleccionamos esta opción, Slack conservará un registro de cada mensajes modificado y eliminado. En ese registro aparecerá el texto original, antes de haber sido modificado o eliminado.
  • Conservar mensajes y registros, pero solo durante un cierto número de días
    Esta configuración te permite ajustar el periodo de tiempo durante el que se retendrán tus mensajes. Una vez transcurrido ese lapso de tiempo, Slack eliminará permanentemente los mensajes de los canales y mensajes directos de tu equipo. El plazo mínimo es de un solo día. 

Una vez seleccionada una política para todo el espacio de trabajo, se aplicarán dichos ajustes a todos los mensajes.

Nota: Recuerda que si los ajustes de tu espacio de trabajo permiten que los miembros elijan políticas de retención diferentes para los canales y los mensajes directos, esos mensajes invalidarán la política general.


Permitir invalidar el canal

En cualquier momento puedes anular la política predeterminada de retención para los canales cerrados o mensajes directos. Simplemente marca la casilla que aparece bajo Permitir invalidar el canal. Las políticas específicas de cada canal aparecerán junto a la política que hayas establecido a nivel de espacio de trabajo. 

Nota: Cuando se modifica la política de retención de mensajes y archivos de tu espacio de trabajo, Slackbot avisa a todos los propietarios mediante una notificación.

Consejo: La política de retención de mensajes que elijas se aplicará a todos los mensajes, incluso a aquellos que hayan sido fijados con una chincheta o añadido a los favoritos por algún miembro del espacio de trabajo.


Configura una política de retención de mensajes para un canal específico

  1. Haz clic en el icono de la rueda dentada  para abrir el menú de Ajustes del canal y selecciona Opciones adicionales... 
  2. Selecciona la opción Definir la política de retención de mensajes del canal.retencion_canales.png
  3. En el menú Tipo de retención, selecciona la opción de almacenamiento que hayas elegido. Puedes configurar la política general o fijar un plazo de retención de mensajes específico para cada canal.
  4. Cuando termines, haz clic en Revisar y, a continuación, en Definir la política.

 

Configura la política de retención para un mensaje directo

Los propietarios del espacio de trabajo pueden configurar la política de retención de mensajes para todo el espacio en la página Ajustes del espacio de trabajo.

Por defecto, los miembros también pueden personalizar sus ajustes de retención para cualquier mensaje directo. Aquí te explicamos cómo:

  1. Haz clic en el icono de rueda dentada para abrir el menú Ajustes de la conversación y selecciona Definir política de retención de mensajes.
  2. Utiliza el menú desplegable para elegir el tipo de retención.
  3. Haz clic enGuardar ajustes.

 

Retención de archivos

Se puede configurar una política de retención de archivos personalizada para todo el espacio de trabajo. Si seleccionas una duración personalizada para la retención de archivos, todas las noches se eliminarán aquellos archivos que excedan el plazo que hayas escogido. 

  1. Haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo, en la parte superior izquierda, para abrir el menú.
     Menú_Equipo.png
  2. Selecciona Ajustes del espacio de trabajo. Se abrirá la página de tu espacio de trabajo. 
  3. Desplázate por la página hasta encontrar la sección de Retención de archivos. A continuación, expándela.
  4. Ajusta tu configuración de retención de mensajes y haz clic en Guardar

Puedes elegir cualquiera de estas dos opciones:

  • Conservar todos los archivos
    Este es el ajuste predeterminado. Slack conservará todos los archivos de tu espacio de trabajo durante el tiempo que necesites.
  • Retener todos los archivos durante un cierto número de días
    Slack eliminará de modo permanente solo aquellos archivos que superen el número de días que hayas establecido en tu configuración. Se incluyen los extractos, archivos subidos a Slack y archivos compartidos a través de aplicaciones como Dropbox o Google Drive (esto no tendrá ninguna repercusión sobre los archivos originales almacenados en dichos servicios).  Las notas se eliminarán en función de la última vez que hayan sido modificadas.

Usar con precaución: Los archivos se eliminan de forma permanente, por lo que no podrán recuperarse.

Nota: Por el momento no existe la opción de configurar la política de retención de mensajes en cada canal individual.

¿Quién puede usar esta función?
  • Solo los propietarios del espacio de trabajo pueden acceder a esta función. 
  • Disponible con los planes Estándar Plus.

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