Slack para conferencias

Slack es una herramienta para equipos que trabajan en colaboración a diario. A medida que crecen los equipos, aumentan los desafíos. Si deseas utilizar Slack para tu conferencia, te recomendamos que sigas leyendo. A continuación encontrarás una serie de precauciones y consejos para abordar la planificación, así como una lista de buenas prácticas.

Para considerar

Antes de decidir si utilizar o no Slack, ten en cuenta lo siguiente:

🤖 Requiere cierto trabajo preliminar
Configurar y gestionar un equipo de Slack supondrá trabajo y planificación adicionales por parte de los organizadores y voluntarios de la conferencia. A continuación hemos incluido algunos consejos sobre cómo poner en práctica un equipo de Slack para ayudarte a comenzar.

📧 Las direcciones de correo electrónico son visibles para todos
En un equipo de Slack, las direcciones de correo aparecen en el perfil de los miembros. Anima a los ponentes y asistentes a registrarse usando una dirección de correo que se sientan cómodos compartiendo con los demás, u opta por ocultar la dirección de correo de los miembros del equipo

🛠 Una comunidad no nace, se hace
Las comunidades que están comenzando a gestarse necesitan que se les eche una mano. Emplea tiempo y recursos en gestionar la comunidad y define unas reglas básicas —por ejemplo, un código de conducta— para que todos se sientan bienvenidos y a gusto. 

 

Configurar el equipo de Slack

Tras haber creado un equipo de Slack para tu conferencia, te sugerimos que hagas lo siguiente:

  • Selecciona a los administradores del equipo
    Asigna el rol de administrador del equipo a aquellos miembros que sean de tu confianza, como por ejemplo los organizadores del evento. Esto les permitirá ayudar a administrar el equipo de Slack.
  • Permite que los asistentes que lo deseen soliciten una cuenta de Slack
    Crea un formulario web para que los asistentes que quieran unirse al equipo puedan solicitar una invitación. (Para gestionar esto, puedes utilizar un servicio como Typeform, Wufoo o Google Docs). No te olvides: si envías una invitación a todos los invitados al mismo tiempo, te arriesgas a superar nuestro limite de invitaciones.
  • Crea un canal dedicado exclusivamente a dar avisos
    Configura el canal #general para que solo los propietarios y administradores del equipo puedan publicar mensajes. Puedes cambiarle el nombre: de canal #general a algo como #anuncios.
  • Afina tus ajustes para los anuncios
    Te recomendamos restringir el uso de ciertas notificaciones, tales como @channel, @here y @everyone (@canal, @aquí y @todos, respectivamente), para que solo los propietarios y administradores del equipo puedan utilizarlas. Esta medida ayudará a disminuir el ruido de fondo.

Consejo: ¿Tienes noticias importantes? Con esta configuración, los organizaciones (y nada más que los organizadores) podrán usar la mención @everyone en el canal de #anuncios para comunicar a los asistentes algún aviso o cambio importante.

 

Planificar con antelación

Te recomendamos que mantengas activo el equipo de Slack de tu conferencia durante unos tres meses:

⏳ 1 mes antes de la conferencia
Los asistentes podrán presentarse, conectar unos con otros y planificar actividades.

🗓 Durante la conferencia
Durante el evento, Slack puede transformarse en un polo central de comunicaciones, permitiendo que los asistentes hagan planes de último minuto o realicen un seguimiento a los contactos que acaban de hacer.

⌛️ 1 mes después
Los asistentes podrán discutir sobre lo que aprendieron en la conferencia y mantenerse en contacto con las personas que conocieron.

Consejo: Durante el evento, es recomendable que uno de los organizadores revise a menudo los canales, conteste preguntas y preste atención a posibles problemas que puedan surgir.

 

Comienza con los canales más útiles

En los ajustes del equipo, puedes otorgar a los participantes la capacidad de crear equipos. (Más adelante siempre podrás archivar o eliminar canales innecesarios). Para conferencias más pequeñas, es posible que prefieras un número limitado de canales creados por los organizadores con antelación (por ejemplo una docena).

Consejo: Puedes agregar tus canales más importantes a una lista predeterminada, para que los nuevos miembros se incorporen a ellos automáticamente.

Sugerencias de canales

#biografías
Conviene tener un canal donde los asistentes puedan presentarse y compartir una breve biografía. Publica un buen ejemplo con antelación y fíjalo con una chincheta al canal para que los demás puedan seguir tu ejemplo.

#código-de-conducta
Recomendamos que escribas un código de conducta donde definas cómo debe interactuar la gente, tanto en la propia conferencia como en el equipo de Slack. También puedes fijar con una chincheta otras instrucciones especiales. Por ejemplo, a quién enviarle un mensaje directo en caso de que haya un problema.

#cómo-usar-slack
Si alguno de los miembros del equipo no ha usado nunca Slack, crea un canal donde los miembros con más experiencia puedan hacer sugerencias y responder a preguntas.

 

¡Mucha fuerte y que disfrutes de la planificación!

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