Aider votre entreprise à intégrer Slack dans son environnement de travail

Que vous présentiez Slack à 500 ou à 500 000 personnes, l’intégration de groupes de grande taille comporte toujours des difficultés. Ce guide est conçu pour vous aider à présenter Slack de manière pertinente dans votre entreprise.

Les grandes étapes

  • Former une équipe qui aura pour tâche de définir le mode d’utilisation de Slack dans votre entreprise
  • Essayer de déterminer comment Slack peut améliorer la productivité de votre entreprise
  • Adapter Slack en fonction des besoins et des objectifs de votre entreprise
  • Élaborer un plan de lancement de Slack à l’échelle de l’entreprise


1. Former une équipe de lancement

Rassembler des bonnes personnes au sein de l’équipe est la première étape d’un lancement réussi. Voici quelques exemples de rôles et de responsabilités :

Rôles en interne

  • Chef de projet
    L’interlocuteur principal, chargé de coordonner les activités de lancement. 
  • Parrain du projet
    Votre spécialiste Slack dans l’équipe de direction, celui qui est chargé d’expliquer la finalité et les avantages de Slack.
  • Propriétaires d’entreprise
    Les personnes qui encouragent l’utilisation de Slack dans chacune de leurs équipes. Ils identifient les principaux cas d’utilisation et les modifient sur le long terme. 
  • Propriétaires et administrateurs de l’espace de travail
    Les personnes chargées de gérer les paramètres et les préférences de l’espace de travail, qui participent à la gestion continue des membres. 
  • Équipe de formation et de soutien
    Les personnes chargées d’expliquer aux employés comment utiliser Slack. Ils peuvent élaborer un plan de formation, partager les bonnes pratiques et les cas d’utilisation, et apporter leur soutien à ceux qui en ont besoin.

Rôles côté Slack*

  • Chargé de compte
    Votre interlocuteur principal, qui comprend parfaitement les besoins de votre entreprise.
  • Responsable du succès client
    Le chargé de compte vous mettra en relation avec un responsable du succès client pour vous aider à préparer un lancement tout en douceur.
  • Équipe d’assistance
    Notre équipe d’assistance est toujours prête à vous aider en cas de problème ou de question sur l’utilisation de Slack. 

    *Notre équipe d’assistance peut répondre à la majorité des besoins de nos clients et, par conséquent, ces derniers n’ont pas toujours besoin d’un chargé de compte ou d’un responsable du succès client dédiés. 

Bonjour ! Disponible 24h/24 et 7j/7, notre équipe d'assistance sera ravie de vous aider. Contactez-nous si vous avez besoin d'un coup de pouce ! 👍

2. Explorer les défis et les objectifs

À ce stade, il est temps que tous les membres de votre équipe de lancement se mettent d’accord sur les modalités du projet. Il est essentiel que la vision et l’objectif qui sous-tendent votre utilisation prévue de Slack soient clairement définis. Pour mieux comprendre la culture de la communication dans votre entreprise, nous vous conseillons de vous entretenir avec les employés. 

Vous pourriez par exemple leur poser les questions suivantes :

  • En quoi notre culture d’entreprise influence-t-elle notre façon de communiquer ? 
  • Comment communiquez-vous et collaborez-vous avec vos collègues de travail ?
  • Quelles applications et quels outils utilisez-vous dans le cadre de votre travail ?
  • Avec quelles personnes/équipes travaillez-vous en étroite collaboration ? Avec qui d’autre travaillez-vous ? 
  • De quelle façon pensez-vous que Slack pourrait aider notre entreprise ? 

Vos conclusions vous permettront de mettre en avant les défis que pose la communication au sein de votre entreprise, mais aussi les opportunités qu’elle peut présenter. Vous pourrez ensuite définir des objectifs et planifier des projets pour votre organisation. 

 

3. Identifier les cas d’utilisation

Gardez un œil sur les flux de travail et sur les cas d’utilisation spécifiques qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs. Parmi eux, choisissez les scénarios qui offrent les meilleures perspectives à votre équipe. 

  • Commencez par deux, trois ou quatre cas d'utilisation spécifiques. 
  • Choisissez des cas d'utilisation qui répondent à des défis de communication existants. 
  • Donnez des exemples de comportements positifs que les membres de l’équipe peuvent imiter. 
  • Après le lancement de Slack dans l’ensemble de votre entreprise, évaluez chaque semaine les progrès accomplis. 


Exemples de cas d'utilisation professionnels

1er cas d'utilisation

2ème cas d'utilisation

Cas d'utilisation professionnel : Faire des annonces d'entreprise

Défit actuel

  • Il est difficile d’obtenir toutes les informations importantes quand elles proviennent d’équipes multiples
  • Les listes de distribution par e-mail sont utilisées de manière indistincte pour différents types de communication et les boîtes de réception deviennent vite surchargées

Objectif

  • Améliorer la transparence entre les différentes équipes
  • Permettre aux utilisateurs de recevoir uniquement les annonces qui les concernent

Fonctionnalités Slack pouvant être utiles

  • Ajouter les chaînes importantes à la liste des favoris
  • Personnaliser les notifications (par ex. utiliser les mots-clés)
  • Citer un message
  • Créer des liens vers les chaînes, messages et fichiers pertinents

Comportements de l’espace de travail Slack

  • Créer des chaînes d'annonces à lire absolument
  • Éviter utiliser les chaînes importantes pour des discussions superflues
  • S'assurer que les chaînes restent centrées sur leur sujet

Critères de réussite

  • Au moins 75 % des personnes estiment que Slack leur a permis de se sentir plus connectées
  • Au moins 50 % des personnes estiment que la transparence a été renforcée
  • Au moins 20 % des personnes affirment avoir constaté que le nombre d’e-mails internes a diminué

Cas d'utilisation professionnel : Solliciter des commentaires

Défit actuel

  • L’utilisation d’e-mails pour solliciter des commentaires auprès d’un groupe est une pratique peu efficace

Objectif

  • Recueillir efficacement des commentaires provenant d'équipes directes et indirectes
  • Améliorer la transparence dans les projets clés

Fonctionnalités Slack pouvant être utiles

  • Chaînes partagées
  • Fichiers partagés
  • Notifications et @mentions personnalisées
  • Fils de discussion
  • Réactions émoji

Comportements de l’espace de travail Slack

  • Solliciter des commentaires de façon ouverte dans une chaîne publique
  • Être spécifique sur les délais et définir des rappels dans les chaînes appropriées
  • Faire preuve de courtoisie envers les autres membres de l'équipe en utilisant des réactions émoji
  • Utiliser des mémos pour recueillir des idées et les épingler dans une chaîne pour en faciliter l’accès

Critères de réussite

  • Les membres estiment que la productivité a augmenté d'au moins 20 %
  • Les membres estiment que le nombre de réunions a diminué d'au moins 20 %
  • Les membres affirment mieux comprendre les projets et leur avancement dans les départements voisins


4. Mettre en place votre espace de travail

Configurez et gérez les paramètres et les préférences de votre espace de travail avant de lancer Slack dans toute l’entreprise. Vous trouverez un menu complet de paramètres sur la page Paramètres et autorisations à l’adresse my.slack.com/admin/settings

Pour vous aider à bien commencer, voici quelques paramètres qui poseront les bases du fonctionnement de votre espace de travail. Nous avons aussi réuni quelques conseils qui devraient vous être utiles : 

Chaînes

Messages

Accès

Applications

Choisissez qui peut créer, archiver et gérer la souscription aux chaînes publiques et privées de votre espace de travail depuis la section Gestion des chaînes.
💡Les membres doivent pouvoir utiliser Slack d’une façon qui correspond à leurs besoins. Dans ce but, nous vous recommandons de les autoriser à créer des chaînes et à les archiver.

💡Nous vous recommandons aussi d’encourager tous les membres à créer et à gérer en priorité des chaînes publiques, dans lesquelles la communication est ouverte. Vous devez insister sur les avantages que présente ce type de communication : en plus de favoriser la transparence, elle alimente les archives et contribue ainsi aux connaissances collectives de votre entreprise.
Dans les sections Conservation des messages et Conservation des fichiers, vous pouvez définir des règles de conservation personnalisées qui correspondent aux normes légales ou aux normes en vigueur de votre organisation. Pour les chaînes publiques et privées, les messages directs et les fichiers, vous pouvez choisir parmi les préférences de conservation suivantes :

• Tout conserver
• Conserver tous les messages mais ne pas effectuer le suivi des révisions (c.-à-d. les modifications et les suppressions)
• Supprimer les messages et leurs révisions au bout d’un certain temps

💡Le recueil des connaissances amassées au fil du temps dans les archives de messages de votre organisation constitue l'un des principaux avantages de Slack. Plus l'historique des messages que vous conservez est important, mieux c'est !
Si votre organisation utilise un fournisseur d’identité, vous pouvez configurer l’authentification unique pour l’accès de vos membres à Slack. Sous Paramètres et autorisations, cliquez sur l’onglet Authentification.
💡Consultez le guide À propos de l’authentification unique avec votre compte Slack.

Vous pouvez décider qui est autorisé à gérer les applications et les intégrations internes dans la section Gérer de la liste des applications.


💡Pour plus de productivité, personnalisez votre équipe Slack en ajoutant les applications que vos membres utilisent déjà pour travailler. Assurez-vous d'autoriser les bonnes personnes à installer les applications et les intégrations personnalisées.


5. Créer un guide pour nommer les chaînes

S'ils disposent d'un guide pour les noms de chaînes, les utilisateurs pourront trouver et rejoindre plus facilement les chaînes qui les concernent. Réfléchissez à une stratégie pour assurer le succès de l'espace de travail. 

  • Commencez par des thèmes généraux, puis abordez des thèmes plus spécifiques.
  • Créez un guide pour nommer les chaînes.
  • Partagez le guide avec les membres de votre espace de travail.
  • Encouragez tous les membres à rester centrés sur le sujet.

Remarque : nous avons créé un guide pour vous aider à organiser vos chaînes et à leur attribuer un nom. Cet aspect est essentiel à la mise en place de bases solides pour votre espace de travail. Nous vous conseillons vivement de le lire ! 


6. Former votre équipe

Proposer des formations

Assurez-vous que votre équipe de lancement comprend parfaitement le fonctionnement de Slack. Voici quelques idées pour organiser des formations Slack :

  • Cadres et dirigeants
    Expliquez en quoi Slack est utile ; expliquez que l’organisation doit veiller à adopter une position claire quant à l’utilisation de cet outil. 
  • Propriétaires de l’entreprise
    Partagez des cas d’utilisation professionnels. Consultez nos guides consacrés à des départements spécifiques qui expliquent comment gérer une équipe avec Slack.
  • Administrateurs de l’espace de travail
    Parlez des paramètres et des préférences de votre espace de travail, des bonnes pratiques concernant la gestion des membres et du rôle que les administrateurs peuvent jouer dans votre entreprise.
  • Équipe de formation et de soutien
    Montrez comment utiliser Slack de façon plus efficace. Proposez des formations sur les fonctionnalités, la connexion des applications et des outils, et la gestion des notifications.

💡Consultez notre guide d’organisation d’une journée de formation Slack !    


Formations en libre service

Créez une chaîne #aide-slack sur laquelle les membres peuvent poser des questions. Épinglez dans cette chaîne des informations utiles que tous les membres pourront facilement consulter En fonction des personnes qui assistent aux formations et du type d’aide dont elles ont besoin, vous pouvez aussi envisager de proposer des formations en présentiel.

Les ressources suivantes pourraient vous être utiles :

Améliorez vos connaissances ! Nous mettons à votre disposition une application d’apprentissage interactive et gratuite que vous pouvez ajouter à votre espace de travail. Les tutoriels sont accessibles à tous les membres et vous apprendront à utiliser Slack de façon plus efficace. Ajoutez l’application Slack Foundry.🏅


7. Aider l'équipe à intégrer Slack
 

Pour comprendre comment Slack peut être utile à votre entreprise, il n'y a rien de tel que de l'essayer, tout simplement. Commencez par un petit groupe d'utilisateurs que vous élargirez progressivement.

  • 1ère phase : former un petit groupe
  • 2e phase : inclure une équipe ou un département spécifique
  • 3e phase : élargir à plusieurs équipes ou départements

Voici un exemple d'approche graduelle : 

1ère phase

2e phase

3e phase

Commencez par une équipe interne réduite dont les membres communiquent et collaborent entre eux de façon régulière. Nous vous conseillons d’adopter un effectif compris entre 10 et 50 personnes (en comptant l’équipe de lancement).


💡  Créez une chaîne pour les #présentations. Chaque fois qu’un membre rejoint votre espace de travail, demandez-lui de se présenter en quelques mots.

💡  Essayez d'utiliser les informations recueillies au moment des entretiens pour choisir un groupe ouvert au changement.

Maintenant que vous avez clairement démontré l’utilité de Slack, il est temps de choisir une équipe pour le lancement officiel. Le groupe peut comporter entre 100 et 500 personnes selon le degré de familiarité de votre organisation avec les nouvelles technologies et les communications ouvertes. 

Au moment de former le groupe suivant, essayez de choisir un groupe pluridisciplinaire qui collabore souvent et qui est ouvert au changement. Il est primordial d'y inclure les personnes de la 1ère phase, car elles pourront montrer aux nouveaux venus comment travailler ensemble  dans Slack.

Vous pouvez répéter cette phase plusieurs fois, jusqu'à ce que vous vous sentiez prêt(e) à continuer.


💡  Demandez au parrain du projet d'envoyer un e-mail annonçant l'intégration de Slack dans l'environnement de travail. Pour vous aider à vous lancer, vous trouverez ici un modèle sur lequel vous pouvez vous appuyer pour rédiger l'e-mail.

💡  Assurez-vous que les administrateurs Slack ajoutent les nouveaux utilisateurs dans les bons groupes d'utilisateurs pour que chaque personne rejoigne les chaînes appropriées.

Maintenant que vous avez posé des bases solides, vous pouvez commencer à ajouter davantage de groupes et de départements. Pour favoriser l’adoption de l’environnement Slack, choisissez des équipes qui sont régulièrement en contact avec des personnes ayant participé aux phases 1 et 2.

C'est tout ! Répétez cette phase jusqu'à ce que toute votre organisation ait adopté Slack.


💡  Dans #aide-slack, communiquez avec les nouveaux utilisateurs à l'aide de la fonction @mention et invitez-les à lire le guide Premiers pas sur Slack.

💡  Attribuez aux membres des tâches pouvant être effectuées dans Slack (avec des dates d’échéance).

💡  Organiser une journée de formation Slack articulée autour du lancement est un excellent moyen de faire la promotion de Slack en interne si vous jugez opportun qu'un groupe élargi commence à utiliser cet outil. Pour vous aider, nous avons créé quelques documents.

8. Suivre la progression et réitérer

Suivez votre progression pour être en mesure de démontrer la valeur de Slack au reste de l’entreprise, pour découvrir de nouvelles méthodes de collaboration et pour identifier des opportunités de développement. Voici quelques exemples :

  • Effectuez un suivi de l’utilisation de Slack en analysant tous les six mois les statistiques de votre espace de travail. L’objectif est de voir une augmentation du :
    • Nombre de messages envoyés
    • Nombre de fichiers chargés
    • Nombre d’applications installées et d’intégrations internes
  • Interrogez les employés pour comprendre comment Slack a amélioré la productivité de votre équipe. Posez-leur des questions sur :
    • Le temps nécessaire pour rechercher des informations.
    • Le temps nécessaire pour passer d’une application professionnelle à une autre.

💡  Pour savoir comment faire ce suivi, lisez notre article Statistiques et données associées à l'activité de l'espace de travail.

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