Aider votre entreprise à intégrer Slack dans son environnement de travail

Que vous présentiez Slack à 500 personnes ou à 500 000, nous savons qu'il peut être difficile pour de larges groupes d'adopter un outil nouveau. Ce guide est conçu pour vous aider à présenter Slack dans votre entreprise de manière pertinente.

Voici ce que nous allons aborder dans ce guide :

  • Créer un groupe  pour vous aider à définir le mode d'utilisation de Slack par votre entreprise.
  • Essayer de déterminer comment Slack peut améliorer la productivité de votre organisation.
  • Configurer Slack en fonction de vos besoins, établir la convention d'appellation de vos chaînes et préparer l'accueil des nouveaux membres.
  • Créer un plan de communication et de formation dans le cadre du lancement de Slack dans l'ensemble de l'entreprise.

Commençons sans attendre ! 


1ère étape — Coordonner une équipe de lancement

Disposer des bonnes personnes au sein de l'équipe est la première étape d'un lancement réussi. Voici à quoi pourrait ressembler votre équipe :

Équipe interne
Voici quelques rôles clés qui peuvent être attribués aux membres de votre organisation :

Équipe interne Responsabilités
Chef de projet L'interlocuteur principal, chargé de coordonner les activités de lancement.
Parrain du projet Votre spécialiste Slack dans l'équipe de direction, celui qui est chargé d'expliquer la finalité et les avantages de Slack
Propriétaires d'entreprise Ils encouragent l'utilisation de Slack dans chacune de leurs équipes et identifient les principaux cas d'utilisation qui peuvent être modifiés sur le long terme.
Administrateurs Ils s'occupent dès le début de configurer l'espace de travail Slack et participent à la gestion continue des utilisateurs. 
Équipe de formation et de soutien Ils aident vos membres à acquérir les connaissances nécessaires en élaborant un plan de formation et en partageant les bonnes pratiques et les cas d'utilisation. Ils apportant leur soutien à ceux qui en ont besoin.


Équipe Slack
Côté Slack, voici quelques personnes sur lesquelles vous pouvez vous appuyer* :

Équipe Slack Responsabilités
Chargés de compte Les chargés de compte sont vos interlocuteurs principaux ; ils comprennent parfaitement les besoins de votre entreprise.
Succès client Le chargé de compte vous mettra en relation avec un responsable du succès client pour vous aider à préparer un lancement tout en douceur.
Équipe d'assistance Contactez notre équipe chargée de l'expérience client si vous rencontrez un problème, si vous êtes perdu(e) ou si vous avez besoin d'aide pour utiliser Slack.

*Notre équipe chargée de l’expérience client répondant à la majorité des besoins de nos clients, ils n’ont pas tous besoin d’un responsable du succès client ou d’un chargé de compte dédié.  

Bonjour ! Disponible 24h/24 et 7j/7, notre équipe d'assistance sera ravie de vous aider. Contactez-nous si vous avez besoin d'un coup de pouce ! 👍


2ème étape  — Explorer les défis et les objectifs

Une fois votre équipe de lancement formée, il est important que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. L'objectif qui motive l'utilisation de Slack doit être clairement défini. Faire passer des entretiens aux utilisateurs est un excellent moyen de comprendre les habitudes de communication qui existent au sein de votre organisation. Voici quelques questions que vous pourriez poser :

  • En quoi notre culture d'entreprise influence-t-elle notre communication ? 
  • Comment communiquez-vous et collaborez-vous avec vos collègues de travail ?
  • Quelles applications et quels outils utilisez-vous dans le cadre de votre travail ?
  • Avec quelles personnes ou avec quelles équipes travaillez-vous le plus étroitement ? Avec qui d'autre travaillez-vous ?
  • De quelle façon pensez-vous que Slack pourrait aider notre organisation ?

Une fois les entretiens terminés, consignez vos observations et vos conclusions. Cela pourrait être par exemple : quels sont les principaux obstacles à la communication, quels sont les objectifs de l'organisation ou quels sont les projets prioritaires ?

 

3ème étape — Identifier des cas d'utilisation spécifiques

Nous vous conseillons de garder un œil sur les flux de travail et les cas d'utilisation spécifiques qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs. Slack étant au cœur du travail, choisissez des scénarios qui permettront à votre équipe d'en tirer un avantage optimal.

  • Commencez par deux, trois ou quatre cas d'utilisation spécifiques.
  • Choisissez des cas d'utilisation qui répondent à des défis de communication existants.
  • Donnez des exemples de comportements positifs que les membres de l'équipe peuvent imiter.
  • Après le lancement de Slack dans votre entreprise, évaluez chaque semaine les progrès accomplis par votre équipe.   

Exemples de cas d'utilisation professionnels

1er cas d'utilisation

2ème cas d'utilisation

Cas d'utilisation professionnel : Faire des annonces d'entreprise

Problématique actuelle

  • Il est difficile pour les collaborateurs d'obtenir toutes les informations importantes quand elles proviennent d'équipes multiples
  • Les listes de distribution par e-mail sont utilisées de manière indistincte pour différents types de communication et les boîtes de réception deviennent vite surchargées

Objectif

  • Améliorer la transparence entre les différentes équipes
  • Permettre aux utilisateurs de recevoir uniquement les annonces qui les concernent

Fonctionnalités Slack pouvant être utiles

  • Ajouter les chaînes importantes à la liste des favoris
  • Personnaliser les notifications (par ex. utiliser les mots-clés)
  • Citer un message
  • Créer des liens vers les chaînes, messages et fichiers pertinents

Comportements de l'équipe Slack

  • Créer des chaînes d'annonces à lire absolument
  • Éviter utiliser les chaînes importantes pour des discussions superflues
  • S'assurer que les chaînes restent centrées sur leur sujet

Critères de réussite

  • Au moins 75 % des membres estiment que Slack leur a permis de se sentir plus connectés.
  • Au moins 50 % des membres estiment que la transparence a été renforcée.
  • Au moins 20 % des membres affirment avoir constaté que le nombre d'e-mails internes a diminué.

Cas d'utilisation professionnel : Solliciter des commentaires

Problématique actuelle

  • L'utilisation de l'e-mail pour solliciter des commentaires auprès d'un groupe de personnes est une pratique peu efficace

Objectif

  • Recueillir efficacement des commentaires provenant d'équipes directes et indirectes
  • Améliorer la transparence dans les projets clés

Fonctionnalités Slack pouvant être utiles

  • Fichiers partagés
  • Notifications personnalisées
  • @mentions
  • Réactions émoji

Comportements de l'équipe Slack

  • Solliciter des commentaires de façon ouverte dans une chaîne publique
  • Être spécifique sur les délais et définir des rappels dans les chaînes appropriées
  • Faire preuve de courtoisie envers les autres membres de l'équipe en utilisant des réactions émoji
  • Utiliser un mémo pour recueillir ou partager des informations et l'épingler dans une chaîne pour y accéder facilement

Critères de réussite

  • Les membres estiment que la productivité a augmenté d'au moins 20 %
  • Les membres estiment que le nombre de réunions a diminué d'au moins 20 %
  • Les membres affirment mieux comprendre les projets et leur avancement dans les départements voisins

Guides Slack : Rendez-vous sur slack.com/guides pour découvrir comment différents groupes peuvent se développer grâce à notre guide Stratégie pour les départements.

 

4e étape — Configurer votre espace de travail

Configurez et personnalisez les paramètres et les autorisations de votre espace de travail avant de lancer Slack dans votre entreprise. Vous trouverez un menu de paramètres exhaustif sur la page Paramètres et autorisations à l'adresse my.slack.com/admin/settings

Pour vous aider à bien commencer, voici quelques paramètres pour préparer votre espace de travail. Nous avons aussi réunit quelques conseils pour vous aider :

Gestion des chaînes

Choisissez qui peut créer, archiver et gérer la souscription aux chaînes publiques et privées de votre espace de travail depuis la section Gestion des chaînes.

Matière à réflexion

💡  En ce qui concerne les chaînes publiques, nous recommandons de permettre à tous les membres (sauf les invités) de créer et d'archiver des chaînes. Les membres seront ainsi plus autonomes et ils pourront utiliser de Slack selon leurs besoins spécifiques.

💡  Essayez d'autoriser tous les membres à créer et gérer des chaînes privées. Nous vous conseillons d'insister sur les avantages d'une communication ouverte dans les chaînes publiques. En plus de favoriser la transparence, cette technique alimente les archives de votre organisation.


Conservation personnalisée des messages et des fichiers

From the Message and File Retention sections, you can set custom retention policies that align with your organization’s legal/compliance standards. For public and private channels, direct messages, and files, you’ll have some options around your retention preferences:

  • Conserver tous les messages
  • Conserver tous les messages et les journaux de modification et de suppression pour tous les messages
  • Conserver tous les messages et les journaux pendant un nombre de jours défini (au moins 1 jour)

 

À prendre en compte

💡  Le recueil des connaissances amassées au fil du temps dans les archives de messages de votre organisation constitue l'un des principaux avantages de Slack. Plus l'historique des messages que vous conservez est important, mieux c'est !


Gérer vos applications

Vous pouvez décider qui est autorisé à gérer les applications et les intégrations internes dans la section Gérer de la liste des applications.

Notre recommandation 

💡  Pour plus de productivité, personnalisez votre équipe Slack en ajoutant les applications que vos membres utilisent déjà pour travailler. Assurez-vous d'autoriser les bonnes personnes à installer les applications et les intégrations personnalisées.


L'authentification unique

Si votre organisation fait appel à un service de vérification d'identité, pensez à configurer l'authentification unique pour l'accès de vos membres. Sous Paramètres et autorisations, cliquez sur l'onglet Authentification. Consultez le guide À propos de l’authentification unique avec votre compte Slack dans notre Centre d'assistance.


Exportation de données Plus

Lorsque l'exportation de données Plus est activée, les propriétaires des espaces de travail peuvent exporter l'ensemble de l'historique des messages de l'équipe (afin de respecter les politiques juridiques et la réglementation en vigueur dans votre secteur d'activité).

L'exportation de données Plus peut être planifiée à intervalles réguliers, de façon ponctuelle ou être envoyée à un fournisseur agréé spécialisé dans l'archivage de messages. Rendez-vous sur my.slack.com/services/export pour activer l'exportation de données Plus.


5ème étape — Créer un guide pour nommer les chaînes

Avec une convention d'appellation des chaînes, les utilisateurs pourront trouver et rejoindre plus facilement les chaînes qui les concernent. Réfléchissez à une stratégie pour assurer le succès de l'espace de travail. Voici quelques conseils :

  • Commencez par des thèmes généraux, puis abordez des thèmes plus spécifiques.
  • Créez un guide pour nommer les chaînes.
  • Partagez le guide avec les membres de votre espace de travail.
  • Encouragez tous les membres à rester centrés sur le sujet.

Nous avons créé un guide entièrement consacré aux conventions d'appellation et à l'organisation des chaînes. Cet aspect est essentiel à la mise en place de bases solides pour votre espace de travail. Nous vous conseillons vivement de le lire ! 


6ème étape — Former votre équipe

Proposer des formations

Il est impératif que votre équipe de lancement comprenne parfaitement le fonctionnement de Slack. Voici quelques personnes pour lesquelles vous pourriez organiser des formations Slack :

Groupe Thème de la formation
Cadres Expliquer en quoi Slack est utile ; expliquer que l'organisation doit veiller à adopter une position claire sur les questions importantes. 
Propriétaires d'entreprise Partager les cas d'utilisation professionnels. Nous proposons une sélection de guides qui s'adressent à des départements spécifiques et qui expliquent comment gérer une équipe avec Slack.
Administration Parler des différents paramètres d'équipe dans Slack, des bonnes pratiques concernant la gestion des utilisateurs et du rôle qu'ils peuvent jouer dans votre équipe.
Équipe de formation et de soutien Montrer comment utiliser Slack avec le plus d'efficacité possible. Les formations sur les fonctionnalités, la connexion des applications et des outils et la gestion des notifications Slack sont toujours utiles ! 

 

Formations en libre service

Épinglez des informations utiles dans votre chaîne #aide-slack pour que les membres puissent les consulter plus vite et plus facilement. Les ressources suivantes pourraient vous être utiles :

Remarque : En fonction des personnes qui assistent aux formations et du type d'aide dont elles auront besoin, vous pouvez aussi proposer des formations en présentiel.


7ème étape — Aider l'équipe à intégrer Slack

Organiser le lancement de Slack 

Pour comprendre comment Slack peut être utile à votre entreprise, il n'y a rien de tel que de l'essayer, tout simplement. Commencez par un petit groupe d'utilisateurs que vous élargirez progressivement. Voici un exemple d'approche graduelle :

1ère phase — Choisir un petit groupe

Commencez par une équipe interne réduite dont les membres communiquent et collaborent entre eux de façon régulière. Nous vous conseillons d'adopter un effectif entre 10 et 50 personnes (en comptant l'équipe de lancement).

💡  Créez une chaîne pour les #présentations. Chaque fois qu'un membre rejoint votre espace de travail, demandez-lui de se présenter en quelques mots.

💡  Essayez d'utiliser les informations recueillies au moment des entretiens pour choisir un groupe ouvert au changement.


2ème phase — Inclure une équipe ou un département spécifique

Maintenant que vous avez clairement démontré l'utilité de Slack, il est temps de choisir une équipe spécifique pour le lancement officiel. Le groupe peut comporter entre 100 et 500 personnes selon le degré de familiarité de votre organisation avec les nouvelles technologies et les communications ouvertes. 

Au moment de former le groupe suivant, essayez de choisir un groupe pluridisciplinaire qui collabore souvent et qui est ouvert au changement. Il est primordial d'y inclure les personnes de la 1ère phase, car elles pourront montrer aux nouveaux venus comment travailler ensemble  dans Slack.

Vous pouvez répéter cette phase plusieurs fois, jusqu'à ce que vous vous sentiez prêt(e) à continuer.

💡  Demandez au parrain du projet d'envoyer un e-mail annonçant l'intégration de Slack dans l'environnement de travail. Pour vous aider à vous lancer, vous trouverez ici un modèle sur lequel vous pouvez vous appuyer pour rédiger l'e-mail.

💡  Assurez-vous que les administrateurs Slack ajoutent les nouveaux utilisateurs dans les bons groupes d'utilisateurs pour que chaque personne rejoigne les chaînes appropriées.

3e phase — Élargir à plusieurs équipes ou départements

Maintenant que vous avez posé des bases solides, vous pouvez commencer à ajouter davantage de groupes et de départements. Pour favoriser l'adoption de l'environnement Slack, choisissez des équipes qui sont régulièrement en contact avec des personnes ayant participé aux phases 1 et 2.

C'est tout ! Répétez cette phase jusqu'à ce que toute votre organisation ait adopté Slack.

💡  Dans #aide-slack, communiquez avec les nouveaux utilisateurs à l'aide de la fonction @mention et invitez-les à lire le guide Premiers pas sur Slack.

💡  Attribuez aux nouveaux utilisateurs des tâches pouvant être effectuées dans Slack avec des dates d'échéance.

💡  Organiser une journée de formation Slack articulée autour du lancement est un excellent moyen de faire la promotion de Slack en interne si vous jugez opportun qu'un groupe élargi commence à utiliser cet outil. Pour vous aider, nous avons créé quelques documents.


8ème étape — Suivre la progression et réitérer

Suivre la progression de l'espace de travail vous aidera à démontrer la valeur de Slack au reste de l'entreprise, à découvrir de nouvelles méthodes de collaboration et à identifier des opportunités de développement. 

Voici quelques exemples :

  • Évaluez l'utilisation de Slack en analysant tous les six mois les statistiques de votre espace de travail. L'objectif est de voir une augmentation du :
    • Nombre de messages envoyés
    • Nombre de fichiers chargés
    • Nombre d'applications installées et d'intégrations internes
  • En interrogeant les utilisateurs, essayez de comprendre comment Slack a amélioré la productivité de l'équipe. Posez des questions aux utilisateurs sur :
    • Le temps nécessaire pour rechercher des informations
    • Le temps nécessaire pour passer d'une application professionnelle à une autre

💡  Pour savoir comment faire ce suivi, lisez notre article Statistiques et données associées à l'activité de l'espace de travail.

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