Slack pour les équipes informatiques

Pour optimiser ses performances, une entreprise se doit de disposer d’une excellente infrastructure. C’est là que l’informatique entre en jeu. Nous allons détailler les stratégies Slack que les équipes informatiques peuvent utiliser pour s’assurer du bon fonctionnement de l’entreprise et pour améliorer la productivité quotidienne.

Pourquoi utiliser Slack ?

  • Pour gérer les requêtes informatiques de toute l’entreprise et traiter les problèmes urgents, le tout de façon centralisée.
  • Pour informer tous les membres de l’entreprise des mises à jour et des interruptions de service, grâce aux annonces.
  • Pour centraliser les ressources informatiques et fournir aux employés les outils qui leur permettront de résoudre eux-mêmes des problèmes mineurs, mais cependant perturbateurs.

 

Gérer les requêtes 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, lorsque la connexion Wi-Fi est interrompue ou lorsque l’ordinateur d’un employé ne fonctionne pas correctement, la productivité peut en souffrir. Fournir un service d'assistance à toute une entreprise est une lourde tâche. Les équipes informatiques ont donc besoin d’une méthode intelligente et efficace pour gérer les requêtes qui leur sont adressées. Slack est l’outil idéal pour répondre à ce besoin !

Créez une chaîne #aide-informatique sur laquelle tous les membres de l’entreprise peuvent signaler les problèmes et adresser des requêtes à l’équipe informatique.

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Coordonnez le travail de votre équipe en désignant tous les jours une personne qui sera chargée de gérer les requêtes à traiter. Mettez à jour le thème de la chaîne afin que tout le monde sache qui est la personne de service pour la journée, la semaine ou le mois.Screen_Shot_2017-10-02_at_5.04.03_PM.png

Conseil : vous utilisez déjà un système d’assistance informatique tiers ? Vous pouvez connecter l’application à Slack afin de simplifier l’envoi de tickets à #aide-informatique et recevoir des mises à jour sans quitter votre espace de travail. 

 

Gérer les priorités des requêtes et des tâches

Dans la gestion des requêtes informatiques, établir la priorité des requêtes entrantes est une étape cruciale. Les émojis sont un excellent moyen de gérer la priorité des tâches et de les attribuer à des membres de l’équipe.

Par exemple, ABC SARL utilise un simple système de couleur :

🔴 :red_circle: émoji pour les requêtes urgentes et critiques
🔵 :blue_circle: émoji pour les problèmes urgents qui ne sont pas critiques
⚪️ :white_circle: émoji pour les requêtes qui ne sont pas urgentes

Grâce à ce système de gestion des priorités simple mais efficace, le service informatique peut rapidement passer à l’action lorsqu’un problème doit être traité immédiatement, tout en continuant à établir la priorité des nouvelles requêtes à traiter.

Pour éviter que des membres de votre équipe ne travaillent sur le même problème, et afin de libérer des ressources, utilisez un système de réactions émoji pour les requêtes à traiter :

  • Réagissez avec 👀 :eyes: lorsque vous êtes en train de travailler sur un problème 
  • Ajoutez ✅ :white_check_mark: lorsqu’un problème est résolu

Voici un exemple de gestion des priorités : Screen_Shot_2017-10-25_at_1.29.47_PM.png

 

Faire une annonce à tous les membres de l’entreprise

En cas d’interruption de service (qu’elle soit prévue ou non), le service informatique doit prévenir les personnes concernées et les tenir informées des mises à jour successives. Une chaîne #annonces vous permet d’informer rapidement toute l’entreprise en utilisant @tous ou en vous adressant à un groupe d’utilisateurs spécifique.Screen_Shot_2017-10-25_at_1.25.27_PM.png

Pour les interruptions de service prévues, vous pouvez définir un rappel grâce auquel les membres de la chaîne #annonces seront automatiquement informés à la date et à l’heure de votre choix. Vous pouvez même épingler des alertes de service à votre chaîne #aide-informatique et les désépingler lorsque les alertes sont terminées. Screen_Shot_2017-09-19_at_11.03.25_AM.png

 

Centraliser les informations importantes 

Certains problèmes, même quand ils sont gênants, ne nécessitent pas forcément l’intervention immédiate du service informatique. Vous pouvez faire en sorte que les employés de l’entreprise soient capables de résoudre eux-mêmes certains problèmes.

Pour que les membres de votre équipe obtiennent les réponses fiables dont ils ont besoin, vous pouvez par exemple consigner les étapes de dépannage dans un mémo et les épingler à votre chaîne #aide-informatique.

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Vous pouvez même demander de l’aide à Slackbot en ajoutant dans votre espace de travail des réponses automatiques personnalisées afin de répondre à des questions courantes :

  • Quel est le mot de passe Wi-Fi ?
  • Où se trouvent les imprimantes ?
  • Comment effectuer une demande de matériel ? 

Tout le monde y trouve son compte ! Vous gagnez du temps et de l’énergie ; vos collègues apprennent à se débrouiller seuls et à trouver des réponses fiables.

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