Conservation personnalisée des messages et des fichiers

Vous pouvez configurer des règles personnalisées de conservation des messages à l’échelle de l’équipe ou chaîne par chaîne.

Si vous définissez une durée personnalisée de conservation, tous les fichiers et messages ayant déjà dépassé cette durée ou arrivant à la fin de cette durée seront supprimés la nuit qui suivra. 

Attention : Il est impossible de récupérer les messages et les fichiers qui ont été supprimés. Soyez prudent(e) quand vous décidez de configurer la politique de conservation pour votre équipe. 


Définir des règles de conservation des messages à l'échelle de l’equipe

Par défaut, Slack conervera les données de votre équipe aussi longtemps que vous en aurez besoin. Procédez comme suit pour définir une politique de conservation personnalisée pour les chaînes et les messages directs :

  1. Cliquez sur le nom de votre équipe pour accéder au menu de l'équipe.
  2. Sélectionnez Team settings pour accéder au site de l'équipe. 
  3. Faites défiler la page et développez la section Message Retention .


Vous aurez trois options pour la conservation des messages :

  • Conserver tous les messages
    Ceci est le paramètre par défaut. Slack conserve tous les messages de votre équipe, mais ne conserve pas les journaux des messages modifiés ou supprimés. Vous pouvez afficher ces journaux si vous exportez les données de votre équipe. 
  • Conserver tous les messages, et garder les journaux des messages modifiés ou supprimés
    Lorsque vous activez cette option, Slack conserve un journal pour chaque message modifié ou supprimé qui contient le texte du message avant chaque modification et chaque suppression.
  • Conserver les messages et les journaux pour un certain nombre de jours
    Ce paramètre vous permet de définir la période de temps après laquelle les messages provenant des chaînes ou des messages directs de votre équipe seront définitivement supprimés. La période minimale est fixée à un jour. 

Une fois définis, ces paramètres s’appliquent à tous les messages, sauf les messages provenant de conversations qui avaient déjà été configurées avec une politique de conservation différente. 

Vous pouvez remplacer la politique de conservation par défaut au niveau de la chaîne fermée ou du message direct à tout moment. Pour ce faire, cochez la case sous Allow Channel Overrides. Les politiques définies au niveau d'une chaîne s'affichent sur la même liste que les politiques configurées au niveau de l'équipe. 

Remarque  : lorsque des modifications concernant la politique de conservation des fichiers et des messages de votre équipe sont effectuées, Slackbot en informe tous les propriétaires de l’équipe.

Conseil : Les politiques de conservation des messages s'appliquent à tous les messages, y compris les messages épinglés ou marqués d'une étoile par vos collaborateurs.


Définir les règles de conservation des messages pour une chaîne spécifique

  1. Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée  pour accéder au menu Channel Settings et sélectionnez Additional options... 
  2. Choisissez l'option Set the channel message retention policy pour définir la politique de conservation des messages de la chaîne.
  3. Sélectionnez l'option de conservation souhaitée dans le menu Retention Type. Vous pouvez utiliser la politique de conservation à l'échelle de l'équipe (pour toutes les chaînes), ou conserver les messages sur cette chaîne, pour un nombre de jours à spécifier.
  4. Cliquez sur Save settings pour enregistrer les paramètres.

 

Définir une politique de conservation pour les messages directs

Les propriétaires d'une équipe peuvent choisir les paramètres de conservation des messages à l'échelle de l'équipe sur la page Team Settings.

Par défaut, les membres de l'équipe peuvent également choisir des paramètres de conservation personnalisés pour n’importe quel message direct. Procédez comme suit :

  1. Accédez à la page Messages Archive à l'adresse my.slack.com/direct-messages, et selectionnez l'onglet Direct Messages .
  2. Cliquez sur le nom du membre auquel vous avez envoyé le message direct pour accéder à la page des archives.
  3. Cliquez sur Configure message retention... à droite de l'écran.
    Screen_Shot_2015-09-22_at_8.44.38_PM.png
  4. Décidez si vous souhaitez utiliser les paramètres actuels de l'équipe ou conserver les messages directs pendant un certain nombre de jours.
  5. Cliquez sur Save settings pour enregistrer les paramètres.

 

Conservation des fichiers

Les propriétaires de l'équipe peut configurer les règles personnalisées de conservation des messages pour toute l'équipe. Lorsque vous définissez une durée personnalisée de conservation, les fichiers ayant déjà dépassé cette durée seront supprimés le soir suivant.

  1. Cliquez sur le nom de votre équipe pour accéder au menu de l'équipe.
  2. Sélectionnez Team settings pour accéder au site de l'équipe. 
  3. Faites défiler la page pour développer la section File Retention .
  4. Sélectionnez le paramètre voulu, puis cliquez sur Save

Vous aurez le choix entre deux options de conservation pour vos fichiers :

  • Conserver tous les fichiers
    C'est le paramètre par défaut. Slack conserve tous les fichiers de votre équipe aussi longtemps que vous en aurez besoin.
  • Conserver tous les fichiers pour un certain nombre de jours
    Slack supprime définitivement les fichiers qui arrivent à la fin de la durée définie (en jours ou en années). Ceci comprend les extraits, les fichiers importés sur Slack et les fichiers partagés via des applications comme Dropbox ou Google Drive. (Notez que cela n’aura aucune incidence sur le fichier original stocké sur le service.)  Les posts seront également supprimés en fonction de leur dernière date de modification.

Soyez prudent(e) : Les fichiers seront supprimés définitivement.

Remarque : Il est pour le moment impossible de définir les paramètres de conservation des fichiers chaîne par chaîne.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
  • Seuls les propriétaires de l'équipe peuvent utiliser cette fonctionnalité. 
  • Disponible aux équipes ayant souscrit au forfait Standard ou Plus .

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