Organiser une conférence avec Slack

Nous avons rassemblé des conseils et des bonnes pratiques pour vous aider à organiser votre conférence ou votre événement avec Slack.

Avantages ✨

  • Créer un espace centralisé pour partager des informations, des mises à jour et des politiques d’entreprise
  • Répondre aux questions et faire le point avec les participants tout au long de la conférence
  • Poursuivre les discussions et permettre de communiquer avant et après l’événement

Ce dont il faut tenir compte

Prenez bien en considération les informations suivantes avant de décider d’utiliser Slack :

🤖 Une organisation rigoureuse

Créer un espace de travail pour les bénévoles et les organisateurs de la conférence demande du temps et de l’organisation. Vous trouverez ci-dessous des conseils pour vous aider à mettre en place votre espace de travail.

📧 Visibilité des adresses e-mail

Par défaut, les adresses e-mail des membres sont affichées sur leur profil Slack. Demandez aux participants d’utiliser une adresse e-mail qu’ils sont prêts à partager dans un environnement public. Si vous préférez, vous pouvez aussi masquer les adresses e-mail des membres

🛠 Des besoins de supervision

Les nouveaux espaces de travail ont besoin d’être supervisés pour fonctionner correctement. Vous pouvez par exemple rédiger un code de conduite qui aidera les membres à se sentir à la fois les bienvenus et à leur aise dans le nouvel environnement. 

 

Mettre en place votre espace de travail

La première chose à faire est de créer un espace de travail pour votre conférence. Vous pouvez ensuite suivre les étapes indiquées ci-dessous :

Conseil : vous avez une nouvelle à annoncer ? Les administrateurs de l’espace de travail peuvent utiliser @tous sur la chaîne #annonces pour envoyer des notifications à tous les participants.

 

Planifier à l’avance

Nous vous suggérons de maintenir l’espace de travail de votre conférence pendant au moins 3 mois :

Un mois avant

Les participants ont l’occasion de faire connaissance, et ils peuvent commencer à s’organiser en vue de l’événement.

🗓 Au cours de la conférence

Slack peut servir de plateforme de communication pendant toute la durée de l’événement. Les participants peuvent prendre des initiatives de dernière minute et poursuivre des discussions. Il est conseillé de surveiller les chaînes afin de répondre aux questions et de traiter tout problème qui pourrait survenir.

⌛️Un mois après

Les participants peuvent continuer à échanger des idées sur les enseignements tirés de votre événement et poursuivre les conversations avec leurs homologues.

 

Démarrez à l’aide des chaînes suggérées

Dans vos Paramètres, vous pouvez autoriser les membres à créer leurs propres chaînes. (Notez que vous pourrez supprimer ou archiver les chaînes en fonction des besoins.) Pour éviter tout risque de confusion, vous pouvez aussi décider que les seules chaînes présentes dans l’espace de travail seront celles créées par les organisateurs.

Remarque : ajoutez à votre liste des chaînes par défaut les chaînes qui vous semblent essentielles. Les nouveaux membres les rejoindront automatiquement.

Chaînes suggérées

#bios
Créez une chaîne dédiée au partage des bios. Épinglez un exemple sur la chaîne pour que les participants puissent l’utiliser comme modèle.

#code-de-conduite
Définissez des règles de bonne conduite destinées à régir les échanges entre membres, à la fois pendant la conférence et dans Slack en général. Épinglez des consignes spécifiques et indiquez qui contacter par message direct si des questions se présentent.

#astuces-slack
Ajoutez une chaîne #astuces-slack dédiée au partage des bonnes pratiques pour l’utilisation de Slack.

 

Bonne chance et bonne planification !

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