Slack pour les conférences

Slack est un outil de communication pour les équipes qui travaillent quotidiennement ensemble. Quand les équipes deviennent plus grandes, les défis posés évoluent. Si vous souhaitez utiliser Slack pour une conférence, vous trouverez dans l'article suivant des précautions à prendre, des astuces de planification et des bonnes pratiques à suivre.

Ce dont il faut tenir compte

Prenez bien en considération les informations suivantes avant de décider d’utiliser Slack :

🤖 Un certain travail d'organisation sera nécessaire
La mise en place et l’administration d’une équipe Slack représente un travail de planification supplémentaire pour les organisateurs de la conférence comme pour les travailleurs bénévoles. Pour vous aider à démarrer, vous trouverez ci-dessous quelques conseils concernant la mise en place d’un espace de travail.

📧 Visibilité des adresses e-mail
Les adresses e-mail des membres d’un espace de travail Slack s’affichent sur leur profil. Encouragez les intervenants et les participants à la conférence à s’inscrire en utilisant une adresse e-mail qu’ils sont prêts à partager dans un environnement public, ou choisissez de masquer les adresses e-mail des membres

🛠 La création de communautés
Les nouvelles communautés ont besoin d'aide pour démarrer. Prévoyez de consacrer du temps et des ressources à la gestion de la communauté et définissez des règles (comme un code de conduite) pour que tout le monde puisse se sentir à son aise. 

 

Mise en place de votre espace de travail Slack

Une fois l'équipe Slack créée pour la conférence, suivez les étapes ci-dessous :

  • Choisissez les administrateurs de votre espace de travail
    Vous pouvez attribuer le rôle d’administrateur à des collaborateurs de confiance (comme les organisateurs de la conférence) pour vous aider à gérer votre espace de travail Slack.
  • Permettez aux participants intéressés de requérir un compte Slack
    Créez un formulaire web pour que les participants qui souhaitent rejoindre votre espace de travail Slack puissent facilement demander une invitation. (Vous pouvez utiliser un service tel que Typeform, Wufoo ou Google Docs pour gérer les demandes). Notez bien que si vous envoyez des invitations à tous les participants en même temps, vous risquez d'atteindre votre nombre limite d'invitations.
  • Créez une chaîne dédiée aux annonces
    Définissez les autorisations de la chaîne #général pour ne permettre qu’aux administrateurs et aux propriétaires d’y publier des messages. Vous pouvez aussi éventuellement renommer la chaîne #général en utilisant un nom plus descriptif, comme #annonces.
  • Affinez les paramètres des annonces
    Nous vous suggérons de restreindre les notifications @chaîne, @ici et @tous de telle façon que seuls les propriétaires et les administrateurs de l'espace de travail puissent les utiliser. Cela améliorera la fluidité des flux de communication.

Conseil : Vous avez des nouvelles importantes à communiquer ? Attention : avec cette configuration, seuls les organisateurs peuvent utiliser @tous sur la chaîne #annonces pour envoyer des notifications à chaque participant.

 

Planifier à l’avance

Nous vous suggérons de gérer l’espace de travail Slack de votre conférence pendant 3 mois :

⏳ Un mois à l'avance
Les participants peuvent se présenter, échanger des informations avec d’autres participants et planifier des activités.

🗓 Pendant la conférence
Slack sera le « hub » de toutes les communications pendant l'événement. Les participants peuvent planifier des activités jusqu'à la dernière minute et échanger des informations avec les nouvelles personnes qu'ils ont rencontrées.

⌛️ Un mois après
Les participants peuvent discuter de ce qu’il ont appris pendant la conférence et continuer les conversations en cours.

Conseil : Nous vous recommandons de désigner un organisateur qui sera chargé de se connecter régulièrement sur les chaînes, de répondre aux questions et de rester attentif à tout problème qui pourrait se présenter, ce pour toute la durée de l'événement

 

Démarrez à l’aide des chaînes suggérées

Dans vos Paramètres, vous pouvez autoriser les participants à créer des chaînes. (Notez que vous pourrez toujours supprimer ou archiver les chaînes que vous jugerez non pertinentes). Pour les petites conférences, nous vous conseillons de limiter le nombre de chaînes à une douzaine environ et de les créer en avance.

Conseil : vous pouvez ajouter les chaînes qui vous semblent essentielles dans votre liste des chaînes par défaut. Les nouveaux collaborateurs les rejoindront automatiquement.

Chaînes suggérées

#bios
Créez une chaîne dédiée au partage des bios. Avant d’envoyer les invitations, publiez une bio bien redigée et épinglez-la sur la chaîne. Elle servira d'exemple pour vos collaborateurs.

#code-de-conduite
Nous vous recommandons de définir des règles de bonne conduite destinées à régir les échanges entre membres, à la fois pendant la conférence et en temps normal au sein de l'espace de travail Slack. Vous pouvez épingler des consignes spécifiques, par exemple qui contacter par message direct si un incident se produit.

#conseils-slack
Si certains collaborateurs n’ont jamais utilisé Slack auparavant, créez une chaîne #astuces-slack dans laquelle les utilisateurs de Slack les plus expérimentés pourront donner des conseils et répondre aux questions.

 

Bonne chance et bonne planification !

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