Slack pour les conférences

Slack est un outil de communication pour les équipes qui travaillent en collaboration au jour le jour. Quand les équipes deviennent plus grandes, les défis posés évoluent. Si vous souhaitez utiliser Slack pour une conférence, vous trouverez dans l'article suivant des recommandations sur les précautions à prendre, des astuces de planification et tout une série de bonnes pratiques.

Ce dont il faut tenir compte

Prenez bien en considération les informations suivantes avant de décider d’utiliser Slack :

🤖 Un certain travail d'organisation sera nécessaire
La mise en place et l’administration d’une équipe Slack représente un travail de planification supplémentaire pour les organisateurs de la conférence comme pour les travailleurs bénévoles. Pour vous aider à démarrer, vous trouverez ci-dessous quelques conseils concernant la mise en place d’une équipe.

📧 Visibilité des adresses e-mail
Les adresses e-mail des membres d’une équipe Slack s’affichent sur leur profil. Encouragez les intervenants et les participants à la conférence à s’inscrire en utilisant une adresse e-mail qu’ils sont prêts à partager dans un environnement public, ou choisissez de masquer les adresses e-mail des membres

🛠 La création de communautés
Les nouvelles communautés ont besoin d'aide pour démarrer. Prévoyez de consacrer du temps et des ressources à la gestion de la communauté et définissez des règles (comme un code de conduite) pour que tout le monde puisse se sentir à son aise. 

 

Mettre en place votre équipe Slack

Une fois l'équipe Slack créée pour la conférence, suivez les étapes ci-dessous :

  • Choisissez les administrateurs de l’équipe
    En attribuant le rôle d’administrateur à des collaborateurs auxquels vous faites confiance - comme les organisateurs de la conférence - vous les encouragez à vous aider à gérer votre équipe Slack.
  • Permettez aux participants intéressés de demander à obtenir un compte Slack
    Créez un formulaire web pour que les participants qui souhaitent rejoindre l'équipe puissent facilement demander une invitation. Vous pouvez utiliser un service tel que Typeform, Wufoo, ou Google Docs pour gérer les demandes. Notez bien que si vous envoyez des invitations à tous les participants en même temps, vous risquez d'atteindre votre nombre limite d'invitations.
  • Créez une chaîne dédiée aux annonces
    Définissez les autorisations de la chaîne #général pour ne permettre qu’aux administrateurs et aux propriétaires d’y publier des messages. Vous pouvez éventuellement renommer la chaîne #général en utilisant un nom plus descriptif, comme #annonces.
  • Affinez les paramètres des annonces
    Nous vous suggérons de restreindre les notifications @channel (chaîne), @here (ici) et @everyone (tous) de telle façon que seuls les propriétaires et les administrateurs de l'équipe puissent les utiliser. Cela aura aussi pour effet de réduire le « bruit de fond » de la conférence.

Conseil : Vous avez des nouvelles importantes à communiquer ? Attention : avec cette configuration, seuls les organisateurs peuvent utiliser @everyone sur la chaîne #annonces pour envoyer des notifications à chaque participant.

 

Planifier à l’avance

Nous vous suggérons de gérer l’équipe Slack de votre conférence sur une durée de 3 mois :

⏳ Un mois à l'avance
Les participants peuvent se présenter, échanger des informations avec d’autres participants et planifier des activités.

🗓 Pendant la conférence
Slack sera le « hub » de toutes les communications pendant l'événement. Les participants peuvent planifier des activités jusqu'à la dernière minute et échanger des informations avec les nouvelles personnes qu'ils ont rencontrées.

⌛️ Un mois après
Les participants peuvent discuter de ce qu’il ont appris pendant la conférence et continuer les conversations en cours.

Conseil : Nous vous recommandons de désigner un organisateur qui sera chargé de se connecter régulièrement sur les chaînes, de répondre aux questions et de rester attentif à tout problème qui pourrait se présenter, ce pour toute la durée de l'événement

 

Démarrez à l’aide des chaînes suggérées

Accédez aux paramètres de l'équipe (Team Settings), pour autoriser les participants à créer des chaînes. Notez que vous pourrez toujours supprimer ou archiver les chaînes que vous jugerez non pertinentes. Pour les petites conférences, nous vous conseillons de limiter le nombre de chaînes à une dizaine et de les créer à l’avance.

Conseil : Vous pouvez ajouter les chaînes qui sont les plus importantes pour vous sur la liste des chaînes par défaut.Les nouveaux collaborateurs les rejoindront automatiquement.

Chaînes suggérées

#bios
Créez une chaîne dédiée au partage des bios. Avant d’envoyer les invitations, publiez une bio bien redigée et épinglez-la sur la chaîne. Elle servira d'exemple pour vos collaborateurs.

#code-de-conduite
Nous vous recommandons de définir des règles de bonne conduite destinées à régir les échanges entre membres, à la fois pendant la conférence et en temps normal au sein de l'équipe Slack. Vous pouvez épingler des consignes spécifiques, par exemple qui contacter par message direct si un incident se produit.

#conseils-slack
Si certains collaborateurs n’ont jamais utilisé Slack auparavant, créez une chaîne #astuces-slack dans laquelle les utilisateurs de Slack les plus expérimentés pourront donner des conseils et répondre aux questions.

 

Bonne chance et bonne planification !

Articles associés

Articles consultés récemment