Slack を仕事に活用する

Slack を上手に活用すると、仕事がもっとやりやすくなります。
どうやって? ——  繰り返し作業の自動化から、そんなことまで!?ということまでできてしまう
カモ しれません。Slack マジックをぜひ体験してみてください。このガイドでは以下の方法を学ぶことができます : ✨ 

  • To-Do リストを作る
  • ミーティングを行う
  • つながる・共有する
  • 集中の妨げになるものを減らす

 

To-Do リストを作る

とうとうペンとメモ帳とサヨナラする時が来たかもしれません!  —— Slack にはタスク管理に使える様々な機能が備わっています。 ポスト  ピン スター  機能を使ったり、または専用の #to-do チャンネルを作ったりと、いろいろな方法を試してみてください!

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もっと本格的なタスク管理ツールを利用したい場合は、Slack の  App ディレクトリ   Wunderlist  をはじめとする様々なタスク管理アプリケーションがありますので、ぜひ使ってみてください。

💡  詳しくは、 Slack で To-Do リストを作成する のページをチェック!

 

ミーティングを行う

Slack を使えば、簡単にミーティングを開くことができます。その方法は、1対1 のミーティングや電話、チャンネルを使った会議など様々です。以下に、Slack をミーティングに上手に活用するヒントをご紹介していきます。

⏰  定例会議をスキップする

毎週多くのミーティングをこなしている皆さんなら、出席者全員にとって都合の良い時間や場所を見つけることの大変さを身にしみて感じていることと思います。毎日のスタンドアップミーティングや進捗報告などを Slack 内で行い、会議の招集にかかる手間と時間を省略してみてはいかがでしょうか。

では実際にどうやって会議のかわりに Slack を利用すればいいのか、1つ例をあげてみましょう。(例)  月曜日の週例ミーティングのかわりに、各メンバーにはそれぞれのプロジェクトの進捗報告を「#マーケティング」チャンネルに投稿してもらうようにします。同時に、Slackbot から毎週月曜に各メンバーに対してリマインダーが送信されるように設定しておきます。リマインダーは、 /remind #マーケティング プロジェクトの週間進捗レポートを提出 on Mondays at 10 am  とメッセージボックスに入力して送信するだけで設定できます。これでかなりの時間が節約できました!

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📓  議事録をとって保存する

ポスト は議事録作成に大変便利です。ポストは Slack に保存されているので、作成者以外も Slack 上で直接追記や編集をすることができ、さらに後から簡単に見返すこともできます。

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🌏  リモートワークの同僚とのミーティング

働き方が多様化した今、全員が同じ部屋に集まって会議をするということが難しくなってきています。それも  Slack の音声・ビデオ通話機能  を使えば、アッサリ問題解決です!メンバーが世界中のどこにいようと、必要な人と、必要な時に、簡単に連絡が取れます。無料・有料プランを問わず、全てのワークスペースで Slack コール機能を使った1対1の通話が可能です。さらに有料プランを利用するワークスペースでは、最大15人までのグループ通話にも対応しています。 
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🗓  計画どおりに進める

リマインダーは仕事を上手に回していくのに大変便利です。特に会議通知などで役に立ちます。Slack で会議やイベントにリマインダーを設定しておき、常に準備万端で臨むようにしましょう。このページの後半の  カレンダーを管理する  でもさらに詳しく説明しています。

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つながる・共有する

Slack の利用でチームのコミュニケーションの風通しがよくなって、職場の一体間が高まり、社員同士の連携が促進し、最終的には会社のミッションの達成につながります。以下に、Slack ワークスペース内のオープンなコミュニケーションを促す確実な方法をいくつかご紹介します。

📢  #general チャンネルを活用する

Slack の  #general チャンネル  にはメンバー全員が必ず登録する必要があるため、社内通知や更新情報の連絡など、チーム全体で情報を共有するのに最適です。必要のない情報が投稿されてしまうのを防ぐために、ワークスペースのオーナーは #general に投稿できるメンバーを制限することができます。#general に投稿されるメッセージを常にチーム全体にとって重要な情報のみにすることで、#general チャンネルの重要性が高まり、メンバーもこのチャンネルを必ずチェックするようになります。

👥  パブリックチャンネルで情報を共有する

パブリックチャンネルに投稿されたメッセージはチームのメンバーなら誰でも確認できるため、業務の透明性を高めようとしているチームや部署にとっては、大変役に立ちます。チームではそれぞれ自由にチャンネルを作成することが可能で、業務の進捗情報や更新情報、通知など、目的ごとにチャンネルを用意して情報を共有していくことができます。メンバーは自分の仕事に関連するチャンネルに参加するのはもちろん、興味がある他のグループのチャンネルに参加してその業務について学ぶこともできます。

Tip : パブリックチャンネルは簡単に見つかります!チャンネル名の前に が付いているのがパブリックチャンネルです。

🎤  社員のエンゲージメントを高める

社内で様々な意見を交換する、またはその仕組みを作るというのは、簡単そうでなかなか難しいものです。でも、人間には誰でも自分の考えを聞いてもらいたいという欲求があるものです。だったら、メンバーが安心して意見を言える場所を提供するのはどうでしょうか?例えば、#ama (Ask me anything / 何か質問ある?) のようなパブリックチャンネルは、幹部と社員間で気楽に会話をしたり質問したりできるフォーラムとして役立ちます。ぜひこのようなチャンネルを作って、社員の活発な意見交換を促進しましょう!

📞  チームとつながる

社員が5人でも、50万人規模の会社でも、社員同士が連携して仕事に取り組んだ時に最も効率よく最大の結果が出せるものです。しかし、会社や組織が発展するにつれ、海外オフィスのメンバーや、市内、オフィス内、同じフロアでさえ、お互いにコミュニケーションを保つのがどんどん難しくなります。そんな場合でも、Slack なら  チャンネルやダイレクトメッセージ  を使って、メンバー同士がまるで同じオフィスにいるかのように連携することができ、もうメンバーが海外にいようが同じオフィスにいようが、関係なくなります。さらに、直接話す必要がある場合には、Slack から直接  メンバーに電話する  ことができます。ビデオ通話も可能です。

Tip : チャンネル内の誰かの注意を引きたい時は、@ の後に続けてその人の表示名を入力すれば、その人宛てに通知が届きます。この機能を Slack では @-メンションと呼んでいます。

 

集中の妨げになるものを減らす

Slack に仕事をまとめれば、作業のたびにツール間を行ったり来たりする時間を節約できます。余計な作業が少なければ少ないほど、仕事に集中でき、作業効率がアップします。

📬  メールを管理する

1 日の作業のうち、最も時間を取られるのがメールの処理ではないでしょうか。Slack App ディレクトリにあるメールアプリを利用すれば、Slack から直接メールの管理が可能になります。

  • プライベートチャンネルに個人的なメールを転送して確認する
  •  スラッシュコマンド  操作でメールを手早く送信する
  • 「#営業メール」のような、チーム全体で共有する受信トレイチャンネルを作成する。
  • 顧客からのフィードバックや質問を管理する
  • 他のサービスからの  メール通知やアラートを確認  する。

💡  App ディレクトリ  からメールアプリをチェック!

📅  カレンダーを管理する

 Google カレンダー  をはじめとして Slack と連携可能なサードパーティー製カレンダーアプリがいろいろあります。用途に合わせて選択して、自分のカレンダーを Slack に接続させて、忙しいスケジュールをこなすのに役立てましょう。ミーティングやイベントのリマインダーを自分や関係あるチャンネルに送信させれば、もう重要なイベントを見逃すことがありません。

カレンダーの予定の通知は、自分が設定した場所とタイミングで受け取ることが可能です。同じチャンネルのメンバーは、通知メッセージをクリックして通知のオプションと詳細を確認することができます。

💡  どんなカレンダーアプリがあるか興味がある場合は、Slack App ディレクトリ  をチェック!

Slack をより効率的に活用する方法を学びましょう!Slack 内で作業の仕方を変換させる無料のインタラクティブトレーニングを提供しています。メンバーは  slack.com/certification から学習ガイドを使って理解を深め、 Slack 認定に向けて準備することができます。

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