Slack 導入ガイド
Slack を会社や組織に導入する際、それが500人の会社でも50万人規模でも、大人数のグループへ何か新しいツールを導入するというのは大変な作業です。ここでは、Slack の導入ができるだけスムーズになるよう、導入の手順とポイントをご紹介します。ぜひお役立てください！
このガイドでは以下の点を中心に説明していきます:
- Slack 導入推進チームを編成し、会社で Slack をどのように利用していくか等の基本方針を決定する。
- 自分のチームの業務効率をあげるのに適した Slack の活用方法を探る。
- チームの用途に合わせてセットアップを行い、チャンネル名ガイドラインの作成など、メンバーがスムーズに利用できるような仕組みを構築する。
- Slack の導入を成功させるために、社内通知やトレーニングに関する計画を立てる。
では、早速詳しく見ていきましょう！
Step 1 — Slack 導入推進チームを編成する
Slack 導入成功の第一歩は、適切なメンバーを集めて導入推進チームを作ることです。以下はメンバーの構成例です。
社内チーム
社内からは以下の役割に適したメンバーを選任すると良いでしょう。
| 社内チーム | 役割 |
| プロジェクトマネージャー | 各問い合わせに対する主要窓口となり、導入にかかる様々な活動を取りまとめる役割を担います。 |
| エグゼクティブスポンサー | 経営幹部レベルのプロジェクト促進者です。Slack 導入プロジェクトの旗振り役として、Slack を導入する目的や有用性を積極的に社内各所に説明していきます。 |
| チームリーダー | それぞれのチーム内において Slack の利用を促進すると同時に、チームに適した利用方法を割り出し、長期的にチームで使いやすいように Slack を調整していきます。 |
| 管理者 | 初期段階から Slack の導入とセットアップ作業に携わり、継続してユーザ管理をアシストしていきます。 |
| 教育担当者 | トレーニング計画を立てたり、適切な使い方や活用事例を共有して、チームのユーザーが Slack を有効に利用できるように教育し、サポートしていきます。 |
Slack チーム
Slack 側からも、以下の担当者が Slack 導入をサポートします。
| Slack チーム | 役割 |
| アカウントエグゼクティブ | アカウントエグゼクティブ (AE) がメイン窓口となり、皆さんの業務のニーズを把握し、用途に合わせた活用方法を提案します。 |
| カスタマーサクセス | 必要に応じて、担当 AE により選任されたカスタマーサクセスマネージャーが、Slack のスムーズな導入をお手伝いします。 |
| サポートチーム | 何かトラブルが発生した場合や、アドバイスが欲しい場合など、Slack に関するヘルプが必要な場合は、カスタマーエクスペリエンスチームまでご連絡ください。 |
こんにちは！ Slack のサポートチームは、年中無休・24時間体制で対応しています。何かありましたら お気軽にお問い合わせください！👍
Step 2 — 目的と課題を明確にする
導入推進チームのメンバーが揃ったら、まずはそのチームで共通認識を持つことが大切です。メンバー全員が Slack の利用に関する明確なビジョンと目的を持つことが、導入成功には不可欠です。その第一歩として、社員に聞き取り調査を行うことは、社内でのコミュニケーション方法の現状を理解するのにとてもいい方法です。参考までに、以下に質問例をいくつかご紹介します。
- 当社の企業文化は自分たちのコミュニケーション方法にどのように影響を与えていると思いますか？
- 同僚とやり取りする場合や、協力して作業する時、どのように行っていますか？
- 仕事に利用しているアプリケーションやツールは何ですか？
- 自分の仕事に一番関わりのある人やチームはどの人 (どこ) ですか？他には、誰 (どのチーム) と一緒に仕事をしますか？
- Slack を利用することで、会社の業務にどのようないい影響や変化があると思いますか？
聞き取り調査が終わったら、主なコミュニケーションの課題や、会社の目的、最優先プロジェクトなど、ポイントとなる点を書き出しておきましょう。
Step 3 — 代表的な使用事例を研究する
代表的な使用事例やワークフローをピックアップして観察することは、目標達成に大変役立ちます。Slack はメンバーの業務の拠点となる場所ですので、チームとってのメリットを最大化するようなシナリオを選択しましょう。
- 2〜4の事例からスタートします。
- 既存のコミュニケーションの課題に取り組む使用事例を選択します。
- チームメンバーの手本となるような積極的な対応モデルを作成します。
- 会社への Slack 導入後に、毎週チームでの利用状況を確認します。
仕事での使用事例を調査する
使用事例 (1)
使用事例 (2)
仕事での使用事例 :
マーケティングチームからの社内アナウンス
現在の課題
- いろいろなチームから発信される重要な更新情報やニュースに社員が気づきにくい。
- メールによるニュースの配信は、その他のメールに紛れてしまいがちで、受信ボックスを未読メールでいっぱいにする原因にもなる。
目標
- チーム間の情報の透明性を高める
- 社員が能動的に自分に関係あるアナウンスを確認できるようにする。
役に立つ Slack の機能
- 重要なチャンネルをスターする。
- 通知をカスタマイズする。 (例) ハイライトワードを利用する
- メッセージを引用する
- 関連するチャンネルやメッセージ、ファイルへのリンクを利用する。
Slack を利用するチームでの対応
- 「要チェック」アナウンスチャンネルを作成する
- 重要なチャンネルへ関連性の低いメッセージの投稿を制限する
- チャンネルの話題は1つに絞り、そこから会話が脱線しないよう注意する。
成功の基準
- チームメンバーの75%以上が、Slack を利用することでメンバーとの連体感が高まったと回答している。
- チームメンバーの50%以上が、情報の透明性が高まったと回答している。
- チームメンバーの20%以上が、社内メールが減ったと回答している。
仕事での使用事例 : 意見を求める
現在の課題
- メールによって多数の人々からの意見を集める事は効率が悪い。
目標
- 直属のチームや他のチームから効率よく意見を回収する。
- 重要なプロジェクトにおける情報の透明性を高める
役に立つ Slack の機能
- ファイルの共有
- 通知のカスタマイズ
- メンション機能
- 絵文字でリアクションする
Slack を利用するチームでの対応
- パブリックチャンネル内でオープンに意見を集める。
- スケジュールを明確にし、適切なチャンネルにリマインダーを設定する。
- 投稿された回答に絵文字リアクションして、メンバーへ感謝を示す。
- 意見を集める際や、集めた意見をメンバーと共有するのにポストを利用し、いつでも確認しやすいようチャンネルにピンしておく。
成功の基準
- チームメンバーが、作業効率が20%以上上がったと回答している。
- チームメンバーが、会議が20%減ったと回答している。
- チームメンバーが、プロジェクトや他の部門への理解が深まったと回答している。
Slack ガイド : さらに、 slack.com/guides の「部門別 Slack 活用戦略ガイド」から、業種別の Slack の活用方法が確認できます。
Step 4 — Slack チームを設定する
Slack 導入開始前に、チームの用途に合わせて設定や権限をカスタマイズしましょう。 チームの設定メニューは 設定 & 権限 (Settings & Permissions) のページ : my.slack.com/admin/settings から確認できます。
たくさんの設定項目があるので、まずは以下のような、チームでの Slack の運用に関わる項目から設定する事をおすすめします。併せて設定に役立つヒントもご紹介します。
チャンネル管理
チャンネル管理 (Channel Management) の項目から、パブリックチャンネルとプライベートチャンネルの作成・アーカイブ・参加メンバー管理を行う権限を持つメンバーを設定します。
ポイント！
💡 パブリックチャンネル は、ゲストメンバー以外の全てのメンバーがチャンネルを作成してアーカイブできるよう設定することをおすすめします。それぞれのメンバーが、自分で必要に応じて Slack を使いやすく調整することにより、チームの Slack がよりチームにとって有用なものになります。
💡 一旦、全てのメンバーが プライベートチャンネル を作成し管理できるよう設定してみましょう。同時に、パブリックチャンネルでオープンにコミュニケーションすることの重要性をチームへ伝えます。パブリックチャンネルを利用することによって、チーム内の情報の透明性が高まり、組織の共有知識をアーカイブに蓄積することができると言う点を理解してもらうようにします。
メッセージとファイルの保存期間を設定する
From the Message and File Retention sections, you can set custom retention policies that align with your organization’s legal/compliance standards. For public and private channels, direct messages, and files, you’ll have some options around your retention preferences:
- 全てのメッセージを保存する
- 全てのメッセージと それらの編集・削除ログを保存する
- メッセージとそれらのログを一定期間(最低1日間)の間のみ保存する
ポイント！
💡 Slack を使っていくうちに組織のメッセージアーカイブに蓄積され構築される共有知識のデータベースは Slack を利用する主なメリットの1つです。そのため、メッセージ保存期間は長ければ長いほどチームの役に立ちます。
アプリケーション管理
App ディレクトリの 管理 (Manage) の項目から、チームで利用するアプリやカスタムインテグレーションを管理する権限を持つメンバーをを選択します。
おすすめの設定
💡 チームメンバーが仕事で利用するアプリケーションを Slack チームに連携させることで、チームの作業効率をますます向上させることができます。アプリとカスタムインテグレーションをインストールする権限を持つメンバーの選択は慎重に行いましょう。
Single sign-on
(シングルサインオン)
会社で ID プロバイダを利用している場合、メンバーがシングルサインオンを利用して Slack へアクセスするよう設定することができます。「設定 & 権限」ページの 認証 (Authentication) タブから設定します。 詳しくは、Slack ヘルプセンターの Slack シングルサインオン ガイド を参照してください。
プラスデータエクスポート
プラスデータエクスポートが有効になっているチームでは、チームのオーナーは業種ごとに決められた文書保存期間を遵守できるよう、チームのメッセージ履歴の完全な記録をエクスポートすることができます。
プラスデータエクスポートはスケジュールすることができます。定期的なエクスポートだけでなく、一回限りのエクスポートも予約できます。また、サードパーティー製のメッセージバックアップアプリへも対応しています。この機能を有効にする場合は my.slack.com/services/export のページから設定します。
Step 5 — チャンネル名ガイドラインを作成する
チャンネル名ガイドラインを設定して、一定の規則に沿って名前をつけるようにしておけば、メンバーが自分に関係するチャンネルを探して参加しやすくなります。導入開始前にしっかりと準備をしておくことがチームの作業効率アップにつながります。以下の Tip も参考にしてください。
- 一般的なテーマのチャンネルからスタートし、そこから必要に応じて専用トピックチャンネルを増やしていきましょう。
- チャンネル名のつけ方に関するガイドラインを作成しましょう。
- チームでガイドラインを共有しましょう。
- チャンネルのトピックから話題がそれないよう、メンバー全員に注意を促しましょう。
チャンネルの構成と名前の付け方 ページで、チャンネル名の付け方やチャンネルを整理するヒントを詳しく説明しています。これは、チームの確かな基盤を築く上でとても重要なことですので、ぜひ参照してみてください！
Step 6 — チームを教育する
社内トレーニングを実施する
導入に際し、チームメンバーが Slack についてきちんと理解していることが、Slack 導入成功の鍵を握ると言っても過言ではありません。ぜひ、推進チームが主体となって、社内で勉強会を開いてください。その際、推進チームのメンバーが以下のように分担することをおすすめします。
| グループ | 研修内容 |
| エグゼクティブスポンサー | Slack の有用性や、組織が重要事項に関し共通認識を持つ事の重要性を伝えます。 |
| チームリーダー | 仕事での使用事例を共有します。Slack ヘルプセンターにある 部門別の Slack 活用ガイド にて、Slack を利用したチームの運営方法について説明していますので、参照してください。 |
| 管理者 | 様々な Slack チームの設定項目や、チームにとって最適なユーザー管理など、どのように社内での Slack の利用をサポートしていくかについて話し合います。 |
| 教育担当者 | 社員に Slack のもっとも効果的な使い方を教育します。勉強会では、機能の操作方法、アプリやツールの接続方法、Slack での通知のカスタマイズ方法などを中心にするといいでしょう。 |
自習マニュアル
#slackの使い方 チャンネルを作成し、そこに役立つ情報をピンしておけば、メンバーがすぐに確認でき、とても便利です。Slack ヘルプセンターの以下のガイドなどがおすすめです。
注意 : 対象者のレベルによっては、個別トレーニングの実施も検討してみてください。
Step 7 — 導入を開始する
段階に分けて導入する
Slack のメリットをみんなに理解してもらう最も良い方法は、使ってみてもらう事です。試験的に少人数からスタートし、徐々に利用人数を増やしていきます。以下のように、段階に分けたアプローチをおすすめします。
第 1 段階 — 少人数のグループを作成する
同じ部署のメンバーなど、毎日一緒に仕事をするメンバーで構成された少人数グループに利用を開始してもらいます。導入推進チームのメンバーを含めた 10〜50人 規模のチームがおすすめです。
💡 #自己紹介 チャンネルを作成しましょう。新しく参加したメンバーに、このチャンネルに簡単な自己紹介を投稿してもらうようにします。
💡 社員への聞き取り調査で得た情報から判断し、変化に柔軟なグループを選びましょう。
第 2 段階 — チームや部門レベルで導入する
Slack のメリットが実証されたところで、次はチームや部門レベルで正式に導入開始です。 100 〜 500人 規模のグループがおすすめですが、新しいテクノロジーやオープンコミュニケーションに対する社内風土に合わせて、調整しましょう。
この第 2 段階では、変化に柔軟で、さらに共同作業が多く発生するチームや複数の部署のメンバーで構成されたグループを選択するようにします。また、第 1 段階のグループが入っている事も大切です。そのメンバーが Slack 体験者として、Slack でどのように協力して仕事をしていくかを新メンバーに伝授していきます。
次の段階へ進んでも問題ないと判断できるまで、この段階を繰り返すこともできます。
💡 エグゼクティブスポンサーである幹部社員に、Slack への移行の案内メールを配信してもらいましょう。 Slack 導入案内メールのサンプル ページに、案内メールのテンプレートがありますので、ぜひ利用してください。
💡 Slack の管理者は、必ず新しいメンバーを適切な ユーザーグループ に追加し、各メンバーがそれぞれ適切なチャンネルへ自動的に参加するようにしましょう。第 3 段階 — 複数のチームや部門へ展開する
舞台は整いました！どんどんチームや部門を追加していきましょう。第 1 段階や第 2 段階で Slack を使い始めたグループに参加している人達と関わりがあるチームや部門を優先的に追加していくと、新しいメンバーがよりスムーズに利用開始できます。
これが最終段階です。全社への導入が終了するまで、この段階を繰り返しましょう。
💡 #slackの使い方 チャンネル内で新メンバーを @メンションして、 Slack のはじめ方 — 新ユーザー編 を読むようにすすめましょう。
💡 新メンバーに Slack 上で作業が完了できる課題を割り当て、締切り日を設定します。
💡 より大規模なグループへの導入準備が整ったと判断したあたりで、特別な Slack 講習会を開くことは、Slack の導入を促進するとても良い方法です。講習会開催に役立つページをいくつかご用意しましたので、ぜひ利用してみてください！
Step 8 — 利用状況を追跡調査する
導入後も引き続きチームの利用状況を追跡調査することにより、Slack のメリットを利用していないチームへ実証して新しい働き方への移行を促しやすくなり、さらに、利用を展開する余地のあるエリアを明確にします。
以下に追跡調査のポイントをあげますので、参考にしてみてください。
- チームの統計情報を定期的 (例: 6か月ごと等) に見直すことで、Slack の浸透具合を調査します。以下の増加率から判断します。
• 送信メッセージ数
• ファイルのアップロード件数
• インストールされたアプリと内部インテグレーション数
- Slack 導入後、チームの作業効率はどのように改善されたかについて、聞き取り調査を行います。メンバーに以下の点を確認します。
• 情報検索にかかる時間
• 作業に利用するアプリやツール間の切り替えにかかる時間
💡 チームのアクティビティと統計情報の確認 のページにて、さらに詳しく説明していますので、ぜひ確認してみてください。