Slack でカンファレンスを開く

ここでは、Slack をカンファレンスやイベントの開催に活用するための企画面でのヒントやベストプラクティスをまとめています。

利点 ✨

  • ニュースや最新情報、ポリシーを一元的に共有する場所が作成できる
  • カンファレンス開催中、質問に回答し参加者の反応を確認することができる
  • イベント前後にさらなる議論の機会が生まれつながりを深めることができる

留意点

Slack を利用するかどうか判断する際、以下の点も考慮してください。

🤖 まずは打ち合わせから

カンファレンス主催者やボランティアのためのワークスペースの作成と運用開始には時間と計画が必要となります。 ワークスペース設定の Tip を参考にしてみましょう。

📧 メールアドレスは他の参加者にも表示される場合があります

デフォルトの設定では、メンバーのメールアドレスが Slack プロフィールに表示されます。そのため、参加者に一般に公開されても問題のない メールアドレスを利用して登録するよう推奨してください。もしくは、 メンバーのメールアドレスを非表示にする よう設定することもできます。 

🛠 コミュニティを軌道に乗せる

新しいワークスペースが軌道に乗るためには、ガイダンスが必要となります。メンバーが安心して快適に参加できるよう、行動規範を作成すると良いでしょう。

 

ワークスペースを設定する

まず、カンファレンス用の ワークスペースを作成します。その後、以下の手順から始めることをおすすめします。

  • ワークスペースの管理者を選択する
    カンファレンス担当者をワークスペースの管理者に任命  して、ワークスペースの管理を手伝ってもらいましょう。
  • 参加希望者から Slack アカウントのリクエストを募る
    フォームを作成し、ワークスペースへの登録を希望する参加者に、招待メールのリクエストを送ってもらうようにします。(Typeform・Wufoo・Google Docs などのサービスを利用するといいでしょう。)大量に招待を送信する前に少量を送信してみて招待が受諾されることを確認しましょう。
  • 告知専用チャンネルを用意する
     #general チャンネルを、ワークスペースのオーナーと管理者のみが投稿できるように設定します。次に、 チャンネルの名前を #社内通知 など の分かりやすい名前に変更しましょう
  • 全メンバーへのアナウンス機能を制限しましょう
    メンバーによる @channel・@here・@everyone 機能の使用をワークスペースのオーナーと管理者のみに 制限 することをお勧めします。こうすることで、参加者へ不要なお知らせが届いてしまうことを防ぐことができます。

Tip : 共有したいニュースがある時には、ワークスペースの管理者は  #announcements チャンネルで @everyone を使用してすべての参加者に対して告知することができます。

 

前もって計画する

カンファレンス専用の Slack ワークスペースの運用期間を少なくとも3か月間と想定することをお勧めします。

1 か月前

この期間に参加者は、自己紹介をしたり、事前にプランを立てたりすることができます。

🗓 カンファレンスの開催中

イベント開催中の中心的なハブとして Slack を活用することができます。参加者は、Slack で最終的な計画を立て、議論を続けることができます。チャンネルを監視し、質問に回答しながら問題の発生に目を光らせることもできます。

⌛️1 か月後

参加者は、他の参加者と学んだ知識を共有し、フォローアップを続けることができます。

 

便利なチャンネルから始める

ワークスペースの設定 から、メンバーが自分でチャンネルを作成できるよう設定することができます。(必要に応じてチャンネルをアーカイブしたり削除することができます。)主催者の作成したチャンネルに限定し、ノイズを減らしましょう。

Tip :  重要なチャンネルは デフォルトのチャンネルリスト に追加しておきましょう。新しいメンバーは自動的にそこに追加されます。

推奨チャンネル

#自己紹介
参加者が簡単な自己紹介を投稿できる専用のチャンネルを作成します。チャンネルに自己紹介の例をピン留め すれば、他の参加者の参考になります。

#行動規則
利用者にカンファレンス中や Slack 上で守ってもらいたい行動やコミュニケーションのマナーやルールを設定し、投稿しておきます。その他、トラブルの際の連絡先などの連絡事項もチャンネルにピン留めしておきましょう。

#slack-tips
Slack 活用のベストプラクティスが共有できる #slack-tips チャンネルも追加しましょう!

 

参考になったでしょうか?カンファレンスの成功をお祈りしています!

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