Slack をカンファレンスに利用する

Slack はもともと毎日一緒に仕事をするチーム内での利用を対象としてデザインしているため、大規模なコミュニティで利用する場合は、一工夫する必要があるかと思います。ここでは、Slack をカンファレンスの企画や運営に利用する場合の注意点や、活用のヒントなどをご紹介します。ぜひ、お役立てください!

留意点

Slack を利用するかどうか判断する際、以下の点も考慮してください。

🤖  チームの作成が必要です
Slack チームの設定・管理のために、カンファレンスの主催者やボランティアの人達の仕事が増えることになります。これらの作業が少しでも楽になるよう、次のセクションに チーム設定のヒント をいくつかリストアップしましたので、ぜひそちらも参考にしてみてください。

📧  メールアドレスが他のメンバーからも参照できる場合があります
Slack チームでは、基本的に、アカウントに登録されているメールアドレスがメンバーのプロフィールに表示されます。そのため、カンファレンスの講演者や参加者に、一般に公開されても問題のないメールアドレスを利用して登録するよう推奨してください。もしくは、 メンバーのメールアドレスを表示しない よう設定を変更してください。  

🛠 コミュニティとは丁寧に作り上げるもの
作ったばかりのコミュニティを軌道に乗せるまでには、色々な人の手助けが必要になります。コミュニティの管理に必要となる人員と時間を前もって計画し、行動規則などの基本ルール作りをしっかり行い、誰もが安心して参加し利用できるコミュニティを作りましょう。 

 

Slack チームを設定する

カンファレンス用の  Slack チームを作成  したら、まずは以下から始めることをお勧めします。

  • チームの管理者を選択する
    信頼できるメンバーを管理者に任命  して、Slack チームの管理を手伝ってもらいましょう。イベント主催者などが適任です。
  • 参加希望者から Slack アカウントのリクエストを募る
    Webフォームを作成し、Slack チームへの登録を希望する参加者に、招待メールのリクエストを送ってもらうようにします。(Typeform・Wufoo・Google Docs などのサービスを利用するといいでしょう。) この時、参加希望者に一度に招待メールを送信すると、招待機能に対する制限 がかかってしまう可能性がありますので、注意してください。
  • 告知専用チャンネルを用意する
     #general チャンネルを、チームのオーナーと管理者のみが投稿できるように設定します。次に、#general チャンネルの名前を #announcements などの分かりやすい名前に変更しましょう。
  • 全メンバーへのアナウンス機能を制限しましょう
    メンバーによる @channel・@here・@everyone 機能の使用を 制限 し、チームのオーナーと管理者のみがこの機能を使って告知できるように設定することをお勧めします。こうすることで、参加者へ不要なお知らせが届いてしまうことを防ぐことができます。

Tip :  この設定をしておけば、重要な告知がある時、オーガナイザー (だけ ) が #announcements チャンネルで @everyone を利用して、すべての参加者に対し告知することができます。

 

前もって計画する

カンファレンス専用の Slack チームの運用期間を3ヶ月間と想定することをお勧めします。

⏳ 1ヶ月前
この期間に参加者は、自己紹介をしたり、他の参加者と繋がって事前にプランを立てたりすることができます。

🗓カンファレンス期間中
イベント期間中、Slack をコミュニケーションの中心拠点として利用すれば、参加者が直前に計画を立ってたり、イベントで知り合った人とつながったりすることができます。

⌛️ 1ヶ月後
参加者同士が、イベントで学んだ事を議論したり、イベントで知り合った人と引き続き連絡を取り合う事ができます。

Tip :   イベント期間中、オーガナイザーは定期的にチャンネルをチェックして、質問に回答したり、問題が起きていないか監視するようにしましょう。

 

便利なチャンネルから始める

 Team Settings (チームの設定) から、参加者が自分でチャンネルを作成できるよう設定することができます。(必要があれば、いつでもチャンネルをアーカイブしたり削除することができます。) 小規模のカンファレンスの場合は、オーガナイザーによって事前に作成された10前後のチャンネルのみに制限するといいかもしれません。

Tip :  重要なチャンネルがあれば、チームの デフォルトのチャンネルリスト に追加しておき、新しいメンバーが自動的にそこに追加されるようにしましょう。

推奨チャンネル

#自己紹介
参加者がそれぞれ自己紹介を投稿して他の参加者と共有できる、専用のチャンネルを作成しておくことは大変おすすめです。オーガナイザーが最初に自己紹介例を投稿してチャンネルにピンしておけば、それをきっかけに他の参加者が投稿しやすくなります。

#行動規則
利用者にカンファレンス中や Slack 上で守ってもらいたい行動やコミュニケーションのマナーやルールを設定し、投稿しておくことはいいアイデアです。その他、トラブルの際の連絡先などの特別な連絡事項も投稿してチャンネルにピンしておきましょう。

#slack-質問
メンバーの中にはこれまで Slack を使ったことがない人もいるでしょう。そんなメンバーが質問を投稿できて、それに対し Slack 熟練者が回答できるようなチャンネルを設定しておくと、とても便利です。

 

参考になったでしょうか?カンファレンスの成功をお祈りしています!

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