Slack のはじめ方 — ワークスペース作成者編

このガイドでは、Slack を初めて使う管理者メンバー向けに、新規に Slack ワークスペースを作成する方法と、その後の管理・運営の基本について説明していきます。 

さっそく手順の説明…と行きたいところですが、その前に!忘れずに  Slack って何?  を読んで、Slack の基本を押さえておきましょう。また、既存のSlack ワークスペースに参加するというメンバーは、このページではなく、 Slack のはじめ方 — 新ユーザー編  ページを確認しましょう。

OK, let's go!


Slack のはじめ方 — ワークスペース作成者編

このガイドは、新しいワークスペースを作成しようとしているメンバーや、ワークスペース全体に適用する 設定項目についてより詳しく知りたいというメンバーを 対象にしています。

ワークスペースのオーナーは、他のメンバーをオーナーや管理者に任命して、Slack ワークスペースの設定や運営、メンバー管理などを手伝ってもらいましょう。 

Step 1 — ワークスペースを 作成する

ここを読んでいる、ということは Slack ワークスペースを作成するつもり、ということですね… Slack ライフの記念すべき第一歩に拍手!ご安心ください。できるだけスムーズに利用開始できるよう、このガイドで分かりやすく説明していきます。

まず、Slack のワークスペース作成ページ :  slack.com/create  にアクセスします。ここで必要になるのは、自分がアクセスすることができるメールアドレスだけです。表示されるメッセージに従うだけで簡単に作成できますが、ヘルプセンターの  Slack のワークスペースを作成する でも作成手順を分かりやすく説明していますので、ぜひ確認してみてください。

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おめでとうございます!ワークスペースが作成できました! 👏  ワークスペースを作成したメンバーが Slack ワークスペースの
プライマリーオーナー (Primary Owner) となります。 次のステップでは、ワークスペースの管理・運営の基本について説明していきますが、その前に! 作成者さんも忘れずに自分のアカウントの設定を終了しましょう。

If you need to sign out of our account, it's easy to do. Visit Sign out of Slack to learn how. 

 

Step 2 — Manage team settings and permissions

Slack にメンバーを招待する前に、ワークスペース全体に適用する設定項目を確認することをおすすめします。画面左上のワークスペース名をクリックしてメニューをオープンします。それから、Team settings (チームの設定) を選択するか、設定ページ : my.slack.com/admin/settings に直接アクセスしてください 

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A full list can be found in the Settings and Permissions sections at the link above, but here are a few things you can adjust to start:

Note: The default settings and permissions are Slack’s recommended preferences. While they may work for many teams, we understand some may need to adjust to meet their company's needs and policies.


Step 3 — ワークスペースの Slack の基盤を整える

さて、Step 2 では、ワークスペース全体に適応する Slack の環境設定を調整しましたので、次は、メンバーが実際に利用していくのに適した Slack の基盤を作っていきます。 

Organizing channels

前回のガイドで、Slack の会話のほとんどがチャンネルを利用して行われるということをお話ししたと思います。機密事項などの会話をするためにプライベートチャンネルを作成することもできますが、ワークスペース内の情報の透明性を高めるためにも、できるだけメンバー全員が確認できるパブリックチャンネルを利用することをおすすめします。 

  • チャンネル名のガイドラインを作成する
    Slack を使い始める前に、チャンネル名のガイドラインを作成して、一貫した規則に基づいて名前をつけていくようにしましょう。こうすることでチャンネルの内容が明確になり、メンバーが効率よくチャンネルを検索できるようになるだけでなく、会話の焦点がずれるのを防ぎやすくなります。

    まずは、部署ごと (例: #デザイン・#経理・#人事) や オフィスの所在地ごと (例: #sf・#東京・#ロンドン) などの大まかなトピックのチャンネルを作成します。

    次に、チャンネル名の規則を決めます。カテゴリーごとに 共通コード (例: #help-・#team-・#プロジェクト- ) を利用すると、チャンネルを整理でき、さらに何のチャンネルかが予想しやすくなります。例えば、あるメンバーが福利厚生についての「ヘルプ」を必要としている場合、そのメンバーはクイックスイッチャーに「help」と入力するだけで、簡単に適切なチャンネルを見つけることができます。.
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くどいようですが!チャンネルガイドラインの設定は、ワークスペースが利用する Slack の基盤作りにおいてとても重要なポイントです。ヘルプセンターのチャンネルの構成と名前の付け方で、より詳しく説明していますので、ぜひ参考にしてください!

 

  • 新メンバーがデフォルトで参加するチャンネルを設定する
    Slack 開始時には、どのワークスペースにも  #general  と  #random  チャンネルがデフォルトで用意されています。ワークスペースの用途に合わせて、 これらのチャンネル名を変更  しましょう。

    また、#general チャンネルはメンバー全員がデフォルトで参加するチャンネルですので、社員全員にとって重要なアナウンスをするのに利用することをおすすめします。例えば、通知チャンネルの始まり (共通コード) を「#アナウンス- 」としていた場合、社員全員へのアナウンスに使う #general チャンネル名を「#アナウンス-全社」などに変更すると良いでしょう。

    これで、社内通知用のチャンネルと、いくつかの大まかなトピックのチャンネルが準備できました。これらのチャンネルを、新メンバーがワークスペースに新規登録をして参加する時に自動的に参加するデフォルトのチャンネルとして設定しておくと、新メンバーがよりスムーズに利用開始しやすくなります。


Enhanced features

Slack can be used on the Free plan for as long as you’d like, but there are some additional features on paid plans. Here are some popular features you might consider at this stage.

  • Single sign-on gives your team access to Slack through an identity provider, like G Suite or Okta.
  • User Groups give you the ability to notify entire departments or groups of people at once (e.g. @marketing-team or @managers).
  • ゲストメンバー : アクセスできるチャンネルを限定して、ユーザーを招待できる機能です。契約社員やベンダーの担当者など、通常 メールでやり取りする人をゲストメンバーとしてワークスペースに招待するといいでしょう。
  • Custom retention policies help you manage messages and files.


Step 4 — メンバーを ワークスペースに追加する

Slack の基盤も整って、とうとう Slack ワークスペースに命を吹き込む時がやってまいりました —  ワークスペースにメンバーを招待していきます!

デフォルトの設定では、メンバーと管理者なら誰でも ワークスペースへ新しいメンバーを招待できます。ただし、 ワークスペースの オーナー 管理者 だけが 必要に応じて 招待を送信する権限を持つメンバーを制限することができます。

Slack ワークスペースに新規メンバーを招待する方法には、以下の2種類があります。

  • 招待メールを送る
    招待したい人のメールアドレスと名前を入力するだけで、招待メールを送信することができます。(複数同時送信可) この時、オーナー・管理者・メンバー・ゲストといったメンバー種別を設定することもできます。

  • メールによる新規登録
    メールでの新規登録を有効にしているワークスペースの場合、ワークスペースで承認しているメールアドレスを持つユーザーが、自分でアカウントを作成しワークスペースに参加することができます。Screen_Shot_2017-03-01_at_2.27.57_PM.png

🍂 チームというのは常に変化していくものです。そのため、必要に応じてメンバーのアカウントを解除することができます。

注意 :  新規メンバーをワークスペースに招待する  ページから詳しい手順を確認できます。

以上!メンバーを招待できました!メンバーに、 Slack のはじめ方 — 新ユーザー編  で手順を確認しながら、Slack に参加するように連絡しましょう。 


Step 5 — ワークスペース で利用するアプリやツールを連携させる

Slack lets you to connect all of the tools and services you use for work in one place, eliminating the need to constantly switch between apps.

ワークスペースにアプリを追加する

You can find apps for services you already use directly from our App Directory — everything from helpful bots, communication tools, payments & accounting, project management, HR, and more.

Go ahead, browse our App Directory. There are hundreds to choose from! When you’ve found an app to install, we’ll prompt you along so you don’t get stuck.

Note: For more, visit Add an app to your team on the Help Center for detailed instructions. 🤖


ワークスペース の内部インテグレーションを構築する

Unlike the ready-made apps found on the App Directory, internal integrations can be custom built for your team, by people in your company. Building your own integrations does require technical know-how, but the benefits are endless.  

  • Leverage existing internal tools and services your company uses to work together.
  • Route notifications from other services into Slack to centralize communication.
  • Tie data and information from various systems together in Slack to improve complex cross-system workflows.
  • Bring people together, increase the visibility of work getting done, and make more informed decisions as a unified team.

If this sounds interesting, visit Customize Slack with internal integrations on our Help Center for information.


What's next?

このガイドは役に立ちましたか?以上でワークスペースの Slack の基盤がしっかり整いましたので、あとはどんどん活用していくのみです!次のガイド :  Slack を仕事に活用する  では、検索機能の使い方や、Slack コールやビデオ機能を利用したミーティングの方法など、ワークスペース全体の業務効率の向上のために Slack をどのように活用することができるかについて詳しく説明しています。では、さっそくページにジャンプ!

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