Slack のはじめ方 — ワークスペース作成者編

このガイドでは、Slack を初めて使う管理者メンバー向けに、新規に Slack ワークスペースを作成する方法と、その後の管理・運営の基本について説明していきます。 

さっそく手順の説明…と行きたいところですが、その前に!忘れずに  Slack って何?  を読んで、Slack の基本を押さえておきましょう。また、既存のSlack ワークスペースに参加するというメンバーは、このページではなく、 Slack のはじめ方 — 新ユーザー編  ページを確認しましょう。

準備はいいですか?では、チーム作成手順の説明へレッツゴー!


Slack のはじめ方 — ワークスペース作成者編

このガイドは、新しいワークスペースを作成しようとしているメンバーや、ワークスペース全体に適用する 設定項目についてより詳しく知りたいというメンバーを 対象にしています。

ワークスペースのオーナーは、他のメンバーをオーナーや管理者に任命して、Slack ワークスペースの設定や運営、メンバー管理などを手伝ってもらいましょう。 

Step 1 — ワークスペースを 作成する

ここを読んでいる、ということは Slack ワークスペースを作成するつもり、ということですね… Slack ライフの記念すべき第一歩に拍手!ご安心ください。できるだけスムーズに利用開始できるよう、このガイドで分かりやすく説明していきます。

まず、Slack のワークスペース作成ページ :  slack.com/create  にアクセスします。ここで必要になるのは、自分がアクセスすることができるメールアドレスだけです。表示されるメッセージに従うだけで簡単に作成できますが、ヘルプセンターの  Slack のワークスペースを作成する でも作成手順を分かりやすく説明していますので、ぜひ確認してみてください。

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おめでとうございます!👏 ワークスペースが作成できました! 👏  ワークスペースを作成したメンバーが Slack ワークスペースの プライマリーオーナー となります。 次のステップでは、ワークスペースの管理・運営の基本について説明していきますが、その前に! 作成者さんも忘れずに自分のアカウントの設定を終了しましょう。

アカウントからのサインアウトも簡単です。詳細は Slack からサインアウトするのページを参照してください。

 

Step 2 — ワークスペースの設定と権限を管理する

Slack にメンバーを招待する前に、ワークスペース全体に適用する設定項目を確認することをおすすめします。画面左上のワークスペース名をクリックしてメニューをオープンします。それから、ワークスペースの設定を選択するか、設定ページ : my.slack.com/admin/settings に直接アクセスしてください 

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設定項目に関して詳しくは、上記リンクアドレスのページの  「設定」  「権限」 のタブから確認してください。まずは、以下の項目の設定から確認・調整することをおすすめします。

注意 :  デフォルトの設定と権限は、あくまで Slack がおすすめするものです。多くのチームにとって有効かもしれませんが、会社のポリシーや用途によっては適さない場合もありますので、最初にひととおり確認することをおすすめします。


Step 3 — ワークスペースの Slack の基盤を整える

さて、Step 2 では、ワークスペース全体に適応する Slack の環境設定を調整しましたので、次は、メンバーが実際に利用していくのに適した Slack の基盤を作っていきます。 

チャンネルの構成を作成する

前回のガイドで、Slack の会話のほとんどがチャンネルを利用して行われるということをお話ししたと思います。機密事項などの会話をするためにプライベートチャンネルを作成することもできますが、ワークスペース内の情報の透明性を高めるためにも、できるだけメンバー全員が確認できるパブリックチャンネルを利用することをおすすめします。 

  • チャンネル名のガイドラインを作成する
    Slack を使い始める前に、チャンネル名のガイドラインを作成して、一貫した規則に基づいて名前をつけていくようにしましょう。こうすることでチャンネルの内容が明確になり、メンバーが効率よくチャンネルを検索できるようになるだけでなく、会話の焦点がずれるのを防ぎやすくなります。

    まずは、部署ごと (例: #デザイン・#経理・#人事) や オフィスの所在地ごと (例: #sf・#東京・#ロンドン) などの大まかなトピックのチャンネルを作成します。

    次に、チャンネル名の規則を決めます。カテゴリーごとに プレフィックス (例: #help-・#team-・#プロジェクト- ) を利用すると、チャンネルを整理でき、さらに何のチャンネルかが予想しやすくなります。例えば、あるメンバーが福利厚生についての「ヘルプ」を必要としている場合、そのメンバーはクイックスイッチャーに「help」と入力するだけで、簡単に適切なチャンネルを見つけることができます。.
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くどいようですが!チャンネルガイドラインの設定は、ワークスペースが利用する Slack の基盤作りにおいてとても重要なポイントです。ヘルプセンターのチャンネルの構成と名前の付け方で、より詳しく説明していますので、ぜひ参考にしてください!

 

  • 新メンバーがデフォルトで参加するチャンネルを設定する
    Slack 開始時には、どのワークスペースにも  #general  と  #random  チャンネルがデフォルトで用意されています。ワークスペースの用途に合わせて、 これらのチャンネル名を変更  しましょう。

    また、#general チャンネルはメンバー全員がデフォルトで参加するチャンネルですので、社員全員にとって重要なアナウンスをするのに利用することをおすすめします。これらのことから、例えば通知チャンネルの始まりを 「#アナウンス- 」としていた場合は、#general チャンネル名は「#アナウンス-全社」などにするといいでしょう。

    これで、社内通知用のチャンネルと、いくつかの大まかなトピックのチャンネルが準備できました。これらのチャンネルを、新メンバーがワークスペースに新規登録をして参加する時に自動的に参加する  デフォルトのチャンネルとして設定しておくと、新メンバーがよりスムーズに利用開始しやすくなります。


拡張機能の利用で Slack をさらにパワーアップ

無料プランで Slack を使い続けることももちろんできますが、有料プランでのみ利用できる機能があります。その中でも特に人気のあるのが、以下の機能です。これらの機能がチームにとってメリットがあると感じたら、これを機会に有料プランへのアップグレードを検討してみるのもいいでしょう。

  • シングルサインオンを有効にすると、メンバーは G Suite や Okta のような ID プロバイダから Slack に簡単にアクセスできるようになります。
  • ユーザーグループ :  グループ登録されたメンバー全員に @メンション機能を利用して一括で通知を送信できる機能です。例えばマーケティングチームでユーザーグループを作成し、@マーケティングをつけてメッセージを送信すれば、マーケティングチーム全員に通知を一斉に届けることができます。
  • ゲストメンバー : アクセスできるチャンネルを限定して、ユーザーを招待できる機能です。契約社員やベンダーの担当者など、通常 メールでやり取りする人をゲストメンバーとしてワークスペースに招待するといいでしょう。
  • 共有チャンネル (ベータ版)  は、メンバーらが Slack から離れることなく、他のオーガナイゼーションの Slack ワークスペースと共同作業を行い コミュニケーションを取れる、安全な公共スペースです。 
  • カスタム保存ポリシー :  メッセージとファイルの保存期間をカスタマイズできます。


Step 4 — メンバーを ワークスペースに追加する

Slack の基盤も整って、とうとう Slack ワークスペースに命を吹き込む時がやってまいりました —  ワークスペースにメンバーを招待していきます!

デフォルトの設定では、メンバーと管理者なら誰でも ワークスペースへ新しいメンバーを招待できます。ただし、 ワークスペースの オーナー 管理者 だけが 必要に応じて 招待を送信する権限を持つメンバーを制限することができます。

Slack ワークスペースに新規メンバーを招待する方法には、以下の2種類があります。

  • 招待メールを送る
    招待したい人のメールアドレスと氏名を入力するだけで、招待メールを送信することができます (一度に複数の招待メールを送信できます)。その際、オーナー、管理者、メンバー、ゲストといったメンバー種別を設定することもできます。

  • メールによる新規登録
    メールでの新規登録を有効にしているワークスペースの場合、ワークスペースで承認しているメールアドレスを持つユーザーが、自分でアカウントを作成しワークスペースに参加することができます。creator_guide_sign_up_mode.png

🍂 チームというのは常に変化していくものです。そのため、必要に応じてメンバーのアカウントを解除することができます。

注意 :  新規メンバーをワークスペースに招待する  ページから詳しい手順を確認できます。

以上!メンバーを招待できました!メンバーに、 Slack のはじめ方 — 新ユーザー編  で手順を確認しながら、Slack に参加するように連絡しましょう。 


Step 5 — ワークスペース で利用するアプリやツールを連携させる

作業に必要なツールやサービスを Slack に連携させれば、一箇所からまとめて作業ができ、作業ごとにいちいちアプリケーションを切り替える手間を省くことができます。

ワークスペースにアプリを追加する

自分が使っているサービスの Slack アプリを見つけたい時は、 App ディレクトリ  にアクセスしてください。お役立ちボットから、コミュニケーションツール、 支払いや経理支援ツール、プロジェクト管理、人事支援ツールまで、様々なアプリが揃っています。

特に見つけたいアプリがなくても、ぜひ一度 App ディレクトリを見てみてください。様々なアプリがありますので、きになるものがあったら試してみるのもいいでしょう。アプリをインストールする時は、Slack から手順が表示されますので、それに従えば簡単にセットアップができます。

注意: 詳細な手順については、ヘルプセンターの ワークスペースにアプリを追加する ページを参照してください。🤖


ワークスペース の内部インテグレーションを構築する

App ディレクトリにある既製のアプリとは違って、内部インテグレーションは、ワークスペースに合わせて社内のスタッフがカスタマイズできます。独自のインテグレーションを構築するには、技術的なノウハウが必要になりますが、そのメリットはエンドレスです。 

  • これまで業務に使っていた既存の社内ツールやサービスを Slack に取り込んで活用する。
  • 外部サービスからの通知を Slack で直接受け取るようにすれば、コミュニケーションを一箇所に集中させることができます。
  • 様々な異なるシステムからの情報やデータを Slack にまとめれば、システムの枠を超えて複雑に交差するワークフローをよりシンプルにできます。
  • 人々をつなぎ、業務の透明性を高め、さらに結束したチームとして共有認識のものとに意思決定ができるようになります。

興味がありましたら、 内部インテグレーションを利用して Slack をカスタマイズする  のページにてより詳しく説明していますので、ぜひ確認してみてください。


さて次は?

このガイドは役に立ちましたか?以上でワークスペースの Slack の基盤がしっかり整いましたので、あとはどんどん活用していくのみです!次のガイド :  Slack を仕事に活用する  では、検索機能の使い方や、Slack コールやビデオ機能を利用したミーティングの方法など、ワークスペース全体の業務効率の向上のために Slack をどのように活用することができるかについて詳しく説明しています。では、さっそくページにジャンプ!

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