プロジェクト管理に Slack を活用する

Slack を活用することで、プロジェクトマネージャーは、質を落とすことなくスピーディーにプロジェクトを進めやすくなります。ここでは、膨大なメールや会議に煩わされることなく、プロジェクトチーム全体 (とその関係者) の間で、常に情報を共有し状況を全員が把握できるようにするために、Slack をどのように使えばいいのかについてご紹介します。

 

Slack を使う利点

プロジェクト管理に Slack を活用すると :
  • すべてのコミュニケーションを一箇所でまとめて管理するから、情報にアクセスしやすくなります。
  • 新メンバーの受け入れ準備や引き継ぎを、効率良く行えるようになります。
  • 重要なマイルストーンにかかる進捗状況の報告や、次のステップの計画が全て Slack から確認できるため、関係者がいつでも最新の状況を把握していられるようになります。
  • プロジェクトのアイテムやファイル、成果物を共有することで、素早いフィードバックが可能になるため、締め切りに対して進捗を細かく管理することができるようになります。

Slack の上手な使い方

プロジェクトに基づくチャンネルグループの構成を設定する

各プロジェクトごとにパブリックチャンネルを作成して、関係するメンバーも共有すべき情報も全部一箇所にまとめれば、意思決定もより早くなります。

各チャンネル名はガイドラインに基づいて設定し、チャンネルを常に整理しておきましょう。(例: project-apple、project-banana など)

また、重要なメッセージやファイル (例: プロジェクト概要、デザイン、スペック等) は必ずピンするようにしましょう。プロジェクトに新しくメンバーが参加した時、ピンしたアイテムを確認することでプロジェクトのキーポイントを抑えることができ、周りにいち早く追いつくのに大変役に立ちます。

複数のプロジェクト管理ツールを連携させて、 プロセスを自動化する

 Asana や Trello のようなプロジェクト管理ソフトを利用している場合、それらを簡単な手順で Slack に連携させて、関連するプロジェクトのチャンネルに直接通知を送信することができます。つまり、このツール…こっちのウィンドウ…と、作業の度に画面を切り替えずに、よりシームレスに作業ができるようになるということです。

Slackbot もどんどん活用しましょう!Slackbot から自分 (またはチーム) 宛に、作業の進捗状況と問題点・懸念点を Slack で報告しチームで共有するように、定期的に  /remind  (リマインダー)  を送るように設定することで、プロジェクトの進捗確認も自動化できます。これで、いちいち確認して回ることなしにプロジェクトを進めていくことができます。

議事録や今後の計画をプロジェクトのチャンネルで共有する

進捗状況の定期更新や会議ノートなどを一定のフォーマットで作成して共有すれば、確認作業が楽になります。

重要な更新があった場合は、メンション機能を使ってチームメンバーやユーザーグループに通知しましょう。さらに絵文字リアクションで受領確認をしてもらうこともできます。

ポストのチェックリスト機能を使って、メンバーに作業を割り当てて進捗をチェックします。他のメンバーもポストを編集できるように設定して、各自作業が終わり次第、終了日等の情報を追加できるようにしましょう。

ファイルの共有からそのフィードバックまで、まとめてよりスピーディーに

入力や承認が必要なドキュメントをチャンネルで共有すれば、関係者との連携が格段にスムーズになります。コメントはスレッド式なので、すべてのフィードバックコメントがオリジナルのドキュメントに紐付いているため、確認作業がとても楽になります。 

Slack を BoxDropboxGoogle ドライブ のようなファイル共有サービスと連携させて、チームで常に最新のファイルを共有できるようにしましょう。最初に登録した共有に関する設定は保存され継続して適用されるため、セキュリティ面を心配することなく共有することができます。


実際に Slack を導入しているお客様の例

エクスペディアの UX チームでは、ビジネスライン別に管理しながら、異なるグループ間の共同作業をスムーズにするのに Slack を活用しています。Slack を使うことにより、グループ間の垣根が取り払われ、他のチームの活動を知ることができるようになり、結果的に、デザインの課題を解決することがより簡単になりました。また、エクスペディアでは、Invision App  や  Relay  などのアプリケーションを Slack に連携させて、ファイルの共有とフィードバックのやり取りが全て Slack 上で簡単に行えるようにしました。

EA では、ゲームのデザインからビルド、発売までの一連の業務に Slack を取り入れています。一例として、カスタムボットを作成して、完了したプロジェクトについて自動的に報告されるようにし、さらに、ある一定期間に特定のチームメンバーが担当した全てのプロジェクトの検索可能なデータベースが自動で構築されるようにしました。カスタムボットとインテグレーションにに関して、詳しくは  こちら  を参照してください。


Slack 対応プロジェクト管理アプリ

Trello

Trello は、共同タスクやプロジェクト用の管理ツールで、プロジェクトを List や Card を使って管理していきます。進捗を管理しているプロジェクトに新しい動きがあった時に、Slack で直接更新情報を受け取ることができます。 

/todo

/todo は Slack チームのための To-Do アプリです。 /todo をインストールすると、Slack 内のどの会話でも To-Do リストに変換することができ、作ったリストは関係するメンバーなら誰でも確認・編集することができます。

他にも様々なプロジェクト管理アプリを利用することができます。詳しくは  App Directory (App ディレクトリ)  を参照してください。

 

 

関連記事

最近チェックした記事