プロジェクト管理に Slack を活用する

Slack を活用することで、プロジェクトマネージャーは、質を落とすことなく効率的ににプロジェクトを進めやすくなります。ここでは、沢山の不要なメールや会議に煩わされることなく、プロジェクトチーム全体 (とその関係者) の間で、常に情報を共有し状況を全員が把握できるようにするために、Slack をどのように使えばいいのかについてご紹介します。

プロジェクト管理に Slack を活用する利点

  • プロジェクトに必要なメンバーや情報をそのプロジェクト専用のチャンネルに集めることができます。
  • 複数のプロジェクト管理ツールを連携させることで、インターフェース間を行ったり来たりする必要がなくなります。
  • プロジェクトの専用チャンネルで情報を共有することで、ワークスペース全体がプロジェクトの更新情報や次に行うべきステップを把握しやすくなります。
  • プロジェクトのリソースやファイル、成果物をワークスペースと共有し、瞬時にそのフィードバックを受け取ることができます。


適切なメンバーと 情報をまとめる 

各プロジェクト専用のパブリックチャンネルを作成しましょう。各チャンネル名はガイドラインに基づいて設定し、チャンネルを常に整理しておきましょう。(例 : #経理プロジェクト、 #政府関連プロジェクト など)

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また、重要なメッセージやファイルは必ずピン留めするようにしましょう (例: プロジェクト概要、デザイン、スペック等)。プロジェクトに新しくメンバーが参加した時、ピン留めアイテムを確認することでプロジェクトのキーポイントを抑えることができ、周りにいち早く追いつくのに大変役に立ちます。 

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複数のツールを連携させて、 プロセスを自動化する

🛠  異なるツールやウィンドウを行ったり来たりする手間が省けます。

AsanaTrello のようなプロジェクト管理ソフトを利用している場合、それらツールを Slack に連携させて、関連するプロジェクトのチャンネルに直接通知を送信することができます。

🤖 Slackbot もどんどん活用しましょう!

プロジェクトの進捗状況を確認したり、定期的に行われるタスクを自動化することもできます。たとえば、Slack ボットの /remind を使って自分やメンバーにリマインダーが送られるようにすると、取り組んでいる作業の内容や作業を妨げている問題をみんなで共有できます。

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最新情報を入手しやすくする

進捗状況の定期更新や会議ノートなどを一定のフォーマットで作成してプロジェクト用チャンネルで共有すれば、確認作業が楽になります。重要な更新があった場合は、@メンション機能を使ってメンバーやユーザーグループの注意を引きましょう。さらに絵文字リアクションで受領確認をしてもらうこともできます。 

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ポストを作成して取り組み事項を記録し、チェックボックスを使って進捗を確認します。他のメンバーもポストを編集できるように設定して、各自作業が終わり次第、終了日等の情報を追加できるようにしましょう。

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ファイルの共有と そのフィードバック 

作業とディスカッションを1つの場所にまとめておきましょう。 チームのアイデアや承認が必要なドキュメントやファイルを、プロジェクト用チャンネルで共有しましょう。返信はスレッド式なので、すべてのフィードバックコメントがオリジナルのファイルメッセージに紐付いているため、確認作業がとても楽になります。 

Slack を BoxDropboxGoogle ドライブ のようなファイル共有サービス (すでに利用しているサービスも) と連携させて、ワークスペースが常に最新のファイルにアクセスできるようにしておきましょう。最初に登録した共有に関する設定は保存され継続して適用されるため、セキュリティ面を心配することなく共有することができます。


プロジェクト管理アプリ

Asana

Asana は、チームの業務の調整や管理をさらに簡単にしてくれるアプリです。新しく改善された Slack 向け Asana アプリを使うことで、Slack を離れることなく会話をアクションへと変え、 Asana でタスクを新規作成できるようになります。

Smartsheet

オーガナイゼーションでは、業務についてただ話し合うだけではなく、実際に業務を効率よく進めるための手段が必要です。Smartsheet なら、仕事に関する計画、追跡、自動化、報告が簡単にできるので、素早くアイデアを結果へとつなげることができます。

Trello

Trello は、共同タスクやプロジェクト用の管理ツールで、プロジェクトを List や Card を使って管理していきます。進捗を管理しているプロジェクトに新しい動きがあった時に、Slack で直接更新情報を受け取ることができます。 

To-do

To-do は ワークスペースのための To-Do アプリです。To-do をインストールすると、Slack 内のどの会話でも独自の To-Do リストに変換することができ、作ったリストは関係するメンバーなら誰でも確認・編集することができます。

💡 他にも様々なプロジェクト管理アプリを利用することができます。詳しくは App ディレクトリ を参照してください。 

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