経営幹部にお勧めする Slack の活用方法

企業や組織の幹部の方々にとり、Slack をご利用いただくことは、階級や所在地にとらわれずチームとのつながりを保つことができると同時に、チーム全体の動きを把握できるという点で、大変メリットがあります。現場からの様々な情報を収集し、組織を更なる発展へと導くために、ぜひ Slack をお役立てください。

 

Slack を使う利点

Slack を使うと :
  • 必要な情報が全て一箇所にまとまっているので、フィードバックや意思決定、発売時期の調整などがスピードアップします。
  • Slack をカスタマイズして、最重要事項によりフォーカスし、その他に関する件は届く情報量を制限することができます。
  • 「#社内アナウンス」チャンネルを活用して、今後の方針や重要なニュースを全社に明確に通達することができます。
  • メインのチャンネルに参加することで、全社の従業員と交流することができます。
  • 重要な外部関係者を Slack に招待することにより、コミュニケーションルートを簡素化することができます。

Slack の上手な使い方

フィードバックや意思決定に必要な情報を収集する

「社内アナウンス」チャンネルを利用 (もしくは  作成 ) して、社内の重要な情報とデータのソースとすることで、通常いくつものメールやシステムに分かれているコミュニケーションを集約することができます。

利用している分析ツールを Slack に接続して、KPI がチャンネルに投稿されるように設定します。Slack の  App ディレクトリ  内にご利用の分析プロバイダを Slack に接続できるアプリがあれば、それを連携させます。もしくは社内のシステム担当者に、社内のデータベースと接続するための  カスタムインテグレーション  の作成を依頼します。

また、各部門長にこのチャンネルに定期報告を投稿してもらうようにすれば、社内で何が起きているのかを簡単に把握できるようになります。これには、組織全体としてのメリットもあります。他のチームが何に取り組んでいるかがお互いに把握できるようになうため、共同で作業すべき点などが見つかるようになり、全体の作業効率がアップします。

または、フィードバックのためのプライベートチャンネルを作成するのも良いアイデアです。 (例 : #フィードバック-ceo )プロジェクトマネージャーや各部門のリーダーと連携し、プロジェクトの工程が完了次第、その成果物がこのチャンネルに提出されるようにします。こうすることで承認プロセスがシンプルになり、プロジェクトが滞ることなく進めやすくなります。この他にもお勧めするのが :  

  •  ポスト を利用すると、情報をより整理しやすくなります。ポストのコメントはスレッド式のため、作業結果とそれに対するフィードバックをまとめて確認することができます。
  • 資料を提出する際に常にテンプレートを利用してその関連情報も報告してもらうようにすれば、その資料にまつわる全体像が一目でつかめます。
  •  絵文字  を活用すれば、「重要」「緊急」など、プロジェクトの優先順位が一目で確認できます。
  • このチャンネルを確認するスケジュールをカレンダーに追加し、返答にかかるおおよその時間を設定しておきます。

全社で重要事項に対する共通認識を持つ

#社内アナウンス チャンネルやその他の全社共通チャンネルを利用して、会社の目標や新しい政策など、全社員が確認するべき重要事項を通達します。社内には、そのチャンネルが全社に対するアナウンスの場合のみに利用されるものであることを明確にしておき、コメントや討論は別のチャンネルを用意しておきます。

Tip :  会社とのコミュニケーションに Slack を利用することで、社員は Slack を重要な情報ソース、特に幹部からの重要な連絡の場として認識するようになります。

重要な通達をチャンネルに  ピンする  ことで、いつでも簡単にアクセスできるようになります。こうすることにより、全社員 (特に新入社員) の会社のミッションやバリューに対する共通認識を深めることができます。

このチャンネルを、会社の達成目標やバリューなど、様々な目標に向かってチームを鼓舞し、結束を図る場として利用していきましょう。さらに、このチャンネルで大きなマイルストーン達成をお祝いしたり、その他社員全員が確認するべき重要な情報を共有する場として活用していくことをお勧めします。

自分 (とチーム) の用途に合わせて情報を選別し制限する

企業の幹部ともなると、1 分 1 秒というわずかな時間が全て貴重になるでしょう。メールの受信トレイからは、確認が必要なものがどれか、いつまでかを一目で把握することは難しいですが、Slack なら容易に最重要事項にフォーカスすることができます。代表的な方法をあげると :

  • 特に重要な件について話すチャンネルを  スター  すれば、チャンネルリストの上部に表示することができます。
  • 常に最新情報を把握しておきたい、重要案件が投稿されるチャンネルの  通知 設定をカスタマイズすれば、そのチャンネルに何か投稿がある度に通知が届くので、重要な情報を見逃すことがありません。

  • 社員には、Slack 内にアイテムを投稿する際に、担当の上司の確認が必要な場合は、必ずその担当上司 (またはその秘書) を  @メンション  するように伝えておきましょう。こうすることにより、全てのチャンネル・全てのメッセージを確認して自分のチェックが必要なものを探す手間が省けます。

幹部メンバーが全てのチャンネルに参加する必要はありません。むしろ、限定して参加することをお勧めします。自分の承認を待つ重要な案件に関するチャンネルに参加し、関係なくなったチャンネルからはどんどん抜けるようにしましょう。こうすることによって、必要のない大量の情報に飲み込まれてしまうことを防ぐことができます。また、こうすることによって従業員がまだ完成していない段階で幹部に見られてしまうことを心配せずに、自由にチャンネル上で共同で作業したり、成果物を共有したりできるようになります。

その他にもいろいろ便利なヒントを  Slack をスッキリさせる のページにてご紹介していますので、ぜひご参照ください。

全社の社員と交流を図る

#ama (Ask me anything / 何か質問ある?) や #ceo、または #leadership のような、幹部メンバーが社員からの質問に定期的に答えるチャンネルの作成は大変お勧めです。このチャンネルでの会話を通して、社員は幹部の考えに触れることにより、会社にとって何が重要なのかの共通認識を深めることに繋がります。

新しいプロジェクトの発表へのお祝いメッセージや、勤続○○年のお祝いのような社員のメッセージに  絵文字リアクション  を返すことで、社員との一体感が生まれ、彼らへのサポートを示すことができます。

時間があれば、自分にも関係のあるトピックの趣味チャンネルに参加してみてはいかがでしょうか。趣味を通じて社員と交流することは、部門や序列に関係なく社員と良好な関係を築くのに大変有効な手段です。

社内外の関係者とのコミュニケーションを一箇所に集中させる

理事会のメンバーや顧問のような外部関係者を、ゲストメンバー  として適切なチャンネルに招待します。そうすれば、コミュニケーションルートを一箇所に集約でき、Slack とメールの間をいちいち切り替える必要がなくなります。さらに、ゲストとして招待することでアクセスを特定のチャンネルに制限できるので 、Slack 内の情報の安全を保てます。

Slack 上でのコミュニケーションは自動的に検索可能なアーカイブとして保存され、チームの共有知識として蓄積されていきます。これは、必要に応じて新しくメンバーを会話に参加させた時に、そのメンバーは過去の会話を一目で確認でき、即座に会話に追いつくことができるため、大変役立ちます。例えば、業務提携についての話し合いがある程度まとまってきた場合に、新いチャンネルを作成する必要なしに、事業開発部や広報の担当者を会話に素早く参加させることができます。

予算や求人、資金調達等の機密事項に関する話題は、プライベートチャンネルを作成して利用することをお勧めします。その後、結論が出た際にパブリックチャンネルで情報を共有すれば、チームが情報から取り残されることもありません。


実際に Slack を導入しているお客様の例

AdRoll 最高経営責任者 (CEO) の Aaron Bell 氏は、幹部職員による Slack の積極的な利用を推奨しています。「 Slack を使うと、様々なチャンネルに参加して進捗の確認や質問、フィードバックなどを簡単に行うことができるので、幹部職員にとって大変便利なツールです。例えば何かコメントをするにしても、それがメールになるとどこか公式表明のような堅苦しい印象となり、受け取った側が必要以上に深刻に捉えてしまう事があると思います。Slack ですと、指導やアドバイスを気軽にする事ができ、様々な部門のリーダーが協力してチームを指揮していく事が可能になります。」と Aaron Bell 氏は語ります。

さらに、AdRoll では組織の風通しを良くする手段としても Slack を利用しています。例えば、Bell 氏は定期的に Slack で AMA (Ask Me Anything) の機会を持ち、意思決定における透明性を高め、社員の要望や疑問に常に耳を傾けるよう努めています。

Spredfast では、ほぼ全ての業務活動に Slack を利用しています。「 Slack は私達にとって必要不可欠なツールです。幹部にとっては、Slack を使うことにより、社員の仕事の邪魔をすることなく問題解決の進捗を確認できるようになりました。」と、エンジニアリング担当シニアバイスプレジデントである Brian Dainton 氏は語ります。


経営幹部の方にお勧めするアプリ

Statsbot

Statsbot を利用すると、Slack から直接自分のダッシュボードを使えるようになるため、経営状況を分析するための重要な情報が全て Slack 上で管理可能になります。また、Statsbot を連携させると、Google Analytics、New Relic、Mixpanel からログインやダッシュボードへの移動をスキップして、Slack から直接データを取り込むことができます。

Worklife

Worklife は Google や Office 365 のカレンダー と Slack を接続して、重要な会議の情報などが直接 Slack に届くようにします。Worklife から、その日の会議予定一覧や、会議前にはアジェンダや出席者情報を含むダイレクトメッセージが届くため、常に準備万端で会議に臨むことができます。

他にも様々な経営幹部の方々にとって便利なアプリが揃っています。詳しくは  App Directory (App ディレクトリ)  を参照してください。

 

 

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