人事部門での Slack の活用方法

社員とのコミュニケーションに Slack を活用する事で、人事部門は必要な情報を必要なタイミングで全社員に提供しやすくなり、その結果、社員はより安心して仕事に集中できるようになります。ここでは、同じオフィスにいる社員でも地球の反対側にいる社員でも同じ様にサポートを提供するために、Slack をどのように使えばいいのかについてご紹介します。

 

Slack を使う利点

人事部門で Slack を活用すると :
  • 新入社員が必要とする全ての情報を一ヶ所で提供する事により、新入社員研修を簡素化できる。
  • 質問に対し、できる限りパブリックチャンネルで回答する事により、よくある質問に何度も繰り返し返答する時間と手間を省くことができる。
  • 福利厚生に関する専用チャンネルを用意し、そこへ情報をまとめることにより、社員が何か情報が必要になった際に確実に見つけることができる。
  • 社員が共通の趣味について自由に会話できる趣味チャンネルの作成・利用を推奨し、それを通して企業文化を育んでいくことができる。

Slack の上手な使い方

堅苦しい研修を簡素化し、新入社員を温かく迎える

メールのように空の受信トレイから自分で積み上げていくのと違い、Slack ならこれまでの情報と知識がすでに蓄積されているため、新入社員は過去の履歴を読むことで、業務にすぐ追いつくことができます。

また、#新入社員 チャンネルを作成して、そこに新入社員に必要な情報を全てまとめておくことにより、オリエンテーションの時間を抑え、業務開始までの準備期間を大幅に短縮することができます。会社のミッションや政策などの重要なメッセージやファイルをチャンネルにピンしておけば、新入社員がそれらを自分ですぐ確認することができます。

採用人数が多い場合は、チャンネルを「#10月16日入社」のようにグループごとに作成して、どんどん複製していけば、新人研修に必要な資料も削減できます。 

人事担当者やチームリーダー、その他関係者をチャンネルに招待し自己紹介や歓迎メッセージを投稿してもらい、新入社員を温かく迎えましょう。

/remind コマンドを活用すれば、入社時の様々な提出物の締め切りを新入社員に手間をかけずにリマインドする事もできます。

また、新入社員用のチャンネルを作成する時にはプライベートチャンネルを利用するようにしましょう。こうする事で、まだ慣れないうちでも新入社員が質問をしやすくなりなります。さらに、これによって同期入社メンバー間の結束が高まり、人事担当としても、慣れてきた頃にこのチャンネルにメッセージを投稿して、それぞれの近況を聞くのも楽しいかもしれません。

福利厚生などの重要な情報が確実に伝わるようにする

#福利厚生 といった専用チャンネルを、正社員用、契約社員用、または国別での社員用のようなグループごとに作成すれば、関連する人事情報をまとめて連絡する事ができます。

ポストを利用して会社の福利厚生に関する FAQ ドキュメントを作成し、チャンネルにピンしておきましょう。そして、各社員には、何か分からない事があった時にはまずそこを確認してもらうようにすれば、質問回答の作業を大幅に減らす事ができます。

メールと違い、ポストなら更新も簡単にできるため、社員に常に正確な情報を提供する事ができます。更新があった場合には、ポストにコメントしたり、チャンネルで通知して、社員が更新に気づくようにしましょう。

もし社員が探している情報をポストから見つける事ができなかった場合には、できるだけパブリックチャンネルに質問を投稿してもらうようにします。質問内容が機密事項であったりセンシティブな問題でない限り、回答もできるだけチャンネル内で行うようにします。そうすることにより、今後他の社員が同じ質問があった時に、アーカイブを検索して回答を見つけることができるようになります。メールを利用していたら、何度も同じ質問に返答メールを書かなければならないですが、Slack を活用することにより、その時間を省くことができます。

チャンネルの目的を設定する際に、そのチャンネルからどのような情報が入手できるか、質問への回答までに通常どのくらいかかるかを記載しておくようにしましょう。

いい仕事をした社員やチームを褒め合う

「#グッジョブ」といった、社員同士がお互いのいい仕事ぶりを褒め合うチャンネルを作成するのも大変おすすめです。「プロジェクトで助けてもらった」というような仕事に関することから、「残業中のちょっとした差し入れが嬉しかった」といった人としての素敵な行動まで、自由に投稿してもらいましょう。公の場で褒められるということは、社員にとっては自信につながり、モチベーションを高めてくれます。

 Growbot Bonusly  のようなサードパーティー製アプリをインストールすれば、社員がさらに気軽に感謝メッセージを送信できるようになり、またこれまでの「褒めた・褒められた」の記録を確認することもできます。人事査定の時には、会社への貢献度を図る指標としても役立ちます。

企業文化を育み、社員のエンゲージメントを高める

社員に趣味チャンネルの作成や参加を推奨することで、部門の枠を超えた社員同士の交流を促進することができます。

趣味チャンネルは基本的に誰でも参加可能とし、そのテーマは「#グルメ」「#今日の癒し」「#音楽好き」など自由に設定してもらいましょう。プライベートチャンネルは、「女性の職場進出」や「子育て」のようなセンシティブな問題についての個人的な話を共有したい場合のみに使用することをお勧めします。

自社の企業文化について時間をかけてじっくり話し合う場として、「#企業文化」チャンネルの作成もお勧めです。社員には自由に質問やアイデアを投稿してもらい、士気やエンゲージメントを高めるための意見をどんどん交換していってもらいましょう。

社員のエンゲージメントを長期的に評価することを目的とした  Leo  のようなサードパーティ製アプリを利用することもできます。年に数回フィードバックを集めるよりも効果的です。


実際に Slack を導入しているお客様の例

ニュージーランド航空

ニュージーランド航空 タレント・アクイジションチームの Mathew Bosher 氏は  Slack 導入により採用活動の作業効率向上にどの程度影響があるのかを試験  しました。その結果2年後には採用数が50%増え、既存のツールを利用しながらプロセスの簡素化とスピードアップを実行するには、コラボレーションツールは必要不可欠となりました。タレント・アクイジションチームでは、プライベートチャンネルを特定の採用のポートフォリオとして利用し、その結果、ソーシング活動や関連グループの戦略的プロジェクトに関するやり取りを集約することができました。

18F

18F では、急速に成長するチームで新入社員ができるだけ早く業務開始できるように、全ての新入社員が確認すべきメッセージには必ず  🌲  (木の絵文字) でタグ付けするよう社員らに伝えました。それから「has: :evergreen_tree:」と Slack で検索するだけで受け取れる、全新入社員向けの詳細なハンドブックを作成しました。18F が知識共有にどのように Slack を利用したのかに関して、詳しくは  こちらをご覧ください。


人事向け Slack アプリ

Hired

Slack と  Hired  を連携させれば、採用プロセスを一つのツールでまとめて管理できます。 Hired で何か更新があった場合は、Slack 内の指定チャンネルに自動的に情報が投稿されるので、ツールを切り替える事なく更新情報を受け取り、採用について話し合う事ができます。

Bonusly

 Bonuslyを Slack に連携させれば、社員が「マイクロボーナス」ポイントを送り合う事ができ、このポイントがたまったら、カタログ内のアイテムと交換できます。カタログはカスタマイズ可能です。

他にも人事部門にとって便利なアプリが揃っています。詳しくは  App Directory (App ディレクトリ)  を参照してください。

 

 

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