セールス部門での Slack の活用方法

Slack を有効に活用すれば、営業チームがより多くの商談をまとめ、また部門の枠を超えた様々な担当者間の作業がより効率よく進められるようになります。パブリックチャンネルを利用して、営業・マーケティング・プロダクトやサポートチーム間での共通認識を高めることができ、同じゴールに向かって業務に取り組みやすくなります。

 

Slack を使う利点

Slack を使うと :
  • 会社全体で商談成立をお祝いしたり、重要な情報を共有することができます。
  • パブリックチャンネルでやり取りすることにより、取引先に関わらず、全ての取引に関する履歴のアーカイブを作成できます。
  • 関係者が必要とする全ての情報を一ヶ所でまとめて共有できるため、意思決定がより早くなります。
  • 利用している CRM を Slack に接続して、売り上げデータや重要な締め切りのアラート通知が自動的に Slack に届くよう設定できます。

Slack の上手な使い方

全社共有の「#営業」チャンネルで、目標達成ニュースや重要な情報を共有

商談が成立した時に Slack でアナウンスすれば、各地に散らばるチームやオフィス、みんなが一体となってチームメイトの成功をお祝いできます。

困難だった点やそこからの教訓など、契約に至るまでの背景も共有できるので、他のメンバーも一緒に成長することができます。また、Slack を使うことでその過程に発生した全ての作業が明確になるため、協力してくれた同僚を見逃すことなく感謝できるのもメリットです。

 絵文字リアクション を使えば、チームメイトをお祝いしたり、長々と続く全員返信メールを完全にスキップすることができます。

パブリックチャンネルの利用によりチーム内の情報共有を促進する

パブリックチャンネルで会話をすることにより、チーム内での情報共有がしやすくなり、さらに過去の商談事例や決定、やり取りなどが保存された業務に関する検索可能なデータバンクを作成することができます。以下にお勧めするワークフローの例をいくつかご紹介します。

  • 新メンバーの研修に利用 :  新規メンバーを重要な営業チャンネルに招待しましょう。新メンバーは、そのチャンネルを遡って確認することで、これまでの流れから現在の状況までをまとめて把握することができ、すぐに周りに追いつくことができます。
  • 引き継ぎに利用 :  新メンバー研修同様、Slack で会話をしておくことにより、メンバーが会社を辞める時に、貴重な業務情報が、個人の受信メールに保存されていたために取り出せなくなる、といった事態を防ぐことができます。
  • アカウントの移動 :  契約がまとまった後、アカウントマネージャーや CS 部門のマネージャーを適切なチャンネルに招待すれば、商談の過程やその取引にとって重要な人物など、契約締結後に発生する業務において役立つ情報を手早く把握することが可能になります。

  • 問題の解決 :  取引において問題となりそうな事がある場合、キーワードで検索して、過去にチームメイトが似たような問題をどのように解決したのか、その方法を確認し参考にしましょう。過去の事例から何が上手くいかなかったかを学ぶことで、チームが再度同じ失敗を繰り返す事を防ぐ事ができます。そのためにも、チャンネルには結果だけでなく、その前後関係も報告するようにし、チームメイトが以前のメッセージやファイル、メールを参考にできるようにしておく事が大切です。

  • 営業部門以外の最新情報を把握しておく :  社内の他の部門の主要チャンネルにも参加しておきましょう。そうする事で、プロダクトチームの取り組みや新しいマーケティングキャンペーンの状況、または自分が単純に興味のあるトピックについて最新の情報を把握しておく事ができます。

ニッチ市場や得意先名など、気になるキーワードをハイライトワードに設定して、チャンネル全体での顧客の動きを監視すれば、そのワードがメンションされた際にすぐ通知を受け取る事ができます。

予算、取引の承認、またはコミッションなどのセンシティブな問題や機密事項に関する事を話す時は、プライベートチャンネルかダイレクトメッセージだけを使うように心掛けましょう。


話題が本題から逸れないようにチャンネルを整理する

チャンネル内の話題が明らかに増えてきた場合は、 新しいチャンネルを作成  しましょう。こうする事により、やり取りが整理され、トピックに集中する事ができます。

Tip :  チャンネルを増やす際には、必ず、一貫した規則に基づいた予測しやすいチャンネル名をつけましょう。こうすることで、他のメンバーが参加したいチャンネルを検索し選択しやすくなります。

専門的なトピック毎に専用チャンネルを設定して会話をしていくようにし、メインの #営業 チャンネルは、会社全体に関わる件だけが投稿されるようにしておきましょう。以下にいくつか例をご紹介します。

  • #営業-ミーティング :  ポスト機能を利用して、ミーティングや電話会議の記録を保存・共有していきます。

  • #営業-バーティカル :  それぞれが販売活動をしているニッチ市場に関して会話するチャンネル
  • #営業-チーム :  取引に関する詳細を話したり、チームミーティングのメモを共有したりと、営業チーム全体に関係する話題を話す時に使います。

  • #営業-メール :  このチャンネルに  メールを転送  させれば、チームメイトと顧客の間の会話の流れを把握する事ができ、また、そこからお互いに学ぶこともできます。
  • #営業-プレゼン :  このチャンネルにプレゼンテーション資料やスライド資料をまとめるようにすれば、チームメイトが自分のプレゼンの参考にする事ができます。
  • #営業-承認 :  交渉方法について相談したり、割引の承認を上司からもらうのに使いましょう。

部門の枠を超えて関係者がやり取りできるチャンネルを作成しましょう。各チャンネルに、関係者が必要とする情報項目すべてを含むテンプレートを用意しておけば、承認プロセスをスピードアップする事ができます。絵文字を利用して優先・緊急などが一目でわかるようにし、また、チームメイトが共有したフィードバックに同意する場合は「➕ 」絵文字でリアクションするのもいいでしょう。以下にチャンネルの例をいくつかご紹介します。

  • #営業-フィードバック :  カスタマーからのフィードバックをプロダクトチームも確認できるチャンネルを作成すれば、製品の改良にも役立ち、延いてはより多くの取引に繋がります。

  • #営業-法務 :  法務関係者とやり取りするチャンネルがあれば、契約書の承認も速やかに得られ、契約手続きをスムーズに進めることができます。
  • #営業-サポート :  このチャンネルは社内の「サポートホットライン」として機能させます。例えば、電話に出ている最中や外出先から、顧客からの質問への回答を素早く得るために使います。

詳しくは、 Slack チャンネルの構成と名前の付け方  を参照してください。


Slack に顧客情報や取引に関する重要なアラートを取り込む

社内の IT 担当者に協力してもらってカスタムインテグレーションを作成し、Salesforce やその他の CRM をチームに連携させましょう。これにより、得意先情報を Slack に取り込むことができ、アプリケーションを切り替えてログインする手間なく、社内の誰でも CRM から情報を簡単に引き出せるようになります。

新しいリードを専用のチャンネルに招待し、関連する取引先担当者やユーザーグループを @メンション します。こうすることで、CRM・Slack・メール間を行ったり来たりする必要がなくなり、Slack 上で全ての業務を優先順位をつけながら取り組むことが可能になります。

主要取引先のウィークリーレポートや商談は、メインの #営業 チャンネルに投稿するようにしましょう。それにより、マネージャーや役員なども重要な情報を確認できるようになり、自分は実績報告にかける時間が減り、取引先へかける時間を増やすことができます。

商談の完了予定日が近づいたり、またはその取引が長時間開いたままになっている場合などに、アクション付き通知が届きます。

/accounts [取引先名] のようなスラッシュコマンドを作成すれば、アカウント所有者、現在のステータス、ACV、その他重要項目など、取引先についての関連情報を手早く引き出すことができます。営業チーム以外の関係者が取引先について質問がある場合に、誰に問い合わせたらいいかを確認できるため、大変便利です。


実際に Slack を導入しているお客様の例

急速に成長を続ける Stripe のセールスチームが、世界中のお客様からの問い合わせに素早く正確に返信できるよう、Stripe チームでは、Slack チャンネルに「run」スケジュールを組み込み、利用しています。これにより、質問がある人は誰でもチャンネルに質問を投稿することができ、"run" にいるメンバーはそれに対し即時に回答することが可能になりました。さらに、Stripe では商談成立情報のリアルタイムフィードを作成し、Salesforce からの情報が直接専用のチャンネルに自動的に投稿されるようにしました。加えて、Stripe チームでは、特定のニッチ市場に関しては、その専用のチャンネルを作りそこに見込みのあるリードを送信することで、適切な AE (顧客担当者) がすぐに電話に応答して、見込み客へより良い対応を提供できるようにしています。

Survey Monkey のチームでは、Slack を使って、外出先からでも変わらずに協力して仕事に取り組めるようにしています。また、パブリックチャンネルで議事録を共有することで、チームメイトの業務を把握し、知識を共有しています。チームではまた、出張スケジュールを投稿するようにして、チームメイトの外出予定をお互いに把握できるようにしています。

私たち Slack のセールスチームでも、業務を全てSlack 上で行っています。さらに、 Salesforce のインスタンスに接続可能な  (まだ少数ですが増え続けている) 数々のアプリやボットを作成して、報告プロセスの自動化に活用しています。例えば、初回対応時間 (FRT) はセールスチームにとってとても重要な指標です。そこで、私たちのチームではボットを作成し、アカウントマネージャーがもし2時間経ってもリードにコンタクトを取っていない場合、ボットから柔らかく催促が行くようにしています。このボットを使い始めてから、FRT を 50% 以上ダウンさせることができました。 


セールス向けアプリ


Datafox

Slack に  DataFox  を連携させれば、注目している企業が新オフィスのオープンや新商品の発売など、重要なマイルストーンに達した時に、Slack に通知が届くように設定できます。それぞれの潜在顧客企業ごとにアラートを設定してもいいですし、または社員数・所在地域・産業等のカテゴリー別にアラートを設定することもできます。これらのアラートを Slack で直接受け取ることにより、自分の取引先の最新情報を常に把握することができ、それによって毎週最新ニュースの検索に何時間も費やすことなく、見込み客に対し適切なタイミングで、その客向けに合わせたメッセージを送ることが可能になります。

Troops

チームの成功や目標達成を  Troops’ Digital Sales Gong  を使ってみんなでお祝いすることは、チームのやる気を保つとてもいい方法です。商談成立のお知らせを好きなチャンネルに投稿して共有すれば、Slack がデジタル営業フロアに早変わりします。チームメンバーは絵文字リアクションを使ってお祝いを言うことができるので、受信トレイがお祝いメールでいっぱいになってしまうことを防げます。また、例えば産業や取引の大きさなど、自分の会社の取引に関する情報を共有できるようにメッセージをカスタマイズすれば、どんな種類の商談は誰が得意なのかが簡単に把握できるようになります。

Guru

Guru をチームに取り入れると、必要な情報をキャッチして知らせてくれるので、チームがより多くの商談を成立させるのに役立ちます。Slack 内で取引先や見込み客についての会話をする際に、今後の役に立ちそうなメッセージがあったら絵文字でリアクションして Guru に保管していけば、検索可能で管理不要なプロフィールを効果的に構築することができます。情報やカタログを実際に探したい時がきたら、@guru とメッセージを送信するだけで、ボットが売り込み資料や商品のFAQ、ケーススタディなどの情報を集めて配信してくれます。

Tip :  ぜひ、Slack の  App ディレクトリ  から、自分のセールスチームの役に立つアプリを探してみてください! ✨

 

 

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