メールから Slack に移行する

メールの受信ボックスに埋もれがちな重要な情報を Slack ワークスペースに移動して、効率を高めましょう。透明性が高まり、コミュニケーションがとりやすくなる上、チームメンバーも必要な情報をすぐに見つけられるようになります。

メリット

  • メンバーがワークスペースでの会話にアクセスできる
  • ワークスペースに公開されている内容がすべて保管され、検索できる
  • チームがリアルタイムでコラボレーションでき、適切なメンバーにすぐに情報を共有できる

ここでは、チームのコミュニケーションを一か所にまとめるために、メールでのやり取りをワークスペースに移行する時のヒントをいくつか紹介します。 

ステップ 1. ワークスペースにメンバーを招待する

メールと違い、Slack ではコラボレーションのためのハブにチーム全員が集まるので、会話もフォローも手軽にできます。会社全体のコラボレーションがスムーズに行われるように、必要な人をワークスペースのメンバーとして招待しましょう。

新しいメンバーを招待する

デフォルトでは、メンバーなら誰でも新しいメンバーを招待できます。ただし、ワークスペースのオーナーと管理者が招待できるメンバーを制限することもできます。 

💡  新しいメンバーをワークスペースに追加するには

ワークスペースに入っていないユーザーとつながる

Slack とメールの使い分けが面倒になったら、ワークスペースに入っていない人をゲストとして追加し、ゲストがアクセスできるチャンネルを制限することもできます。 

別々のオーガナイゼーションに属している Slack ユーザーをつなげるには、チャンネルを共有して、共同作業のための共通のスペースを作ることができます。

メンバーをチャンネルに招待する

ワークスペースに加わったメンバーは、チャンネルの閲覧と参加ができます。また、前もってチャンネルにメンバーを招待しておくこともできます。メンバーが適切なチャンネルを見つけて、仕事を効率よく進められるように、チャンネルの命名規則を作っておくことをおすすめします。

Tip : メンバー全員がスタート地点で同じ認識を共有できるように、ワークスペースの参加時にメンバーが自動的に参加するデフォルトのチャンネルをいくつか設定しておくといいでしょう。 


ステップ 2. Slack の機能に切り替える

メールをスムーズに移行するには、様々なやり方があります。

  • Slack へメールを送信する
    転送アドレスを有効にするか、ワークスペースにメールアプリを連携させて、すべての受信メールを Slack に転送できます。
  • Slack のプロフィールをメールの署名にリンクする
    他のユーザーが Slack であなたを見つられるように、メールの署名にプロフィールへのリンクを追加します。このリンクはワークスペースのメンバーしか開けません。社内で Slack を広めるのにも役立ちます。
  • ユーザーグループを配信リストとして利用する
    メッセージを一部のユーザーにまとめて送るには、@マーケティング、@法務、@セールス-チームなどのユーザーグループを作成しましょう。複数の人にメッセージを一括送信できます。
     

ステップ 3. コミュニケーションの場を Slack へ移行する

📝 ドキュメント上でのコラボレーション

チャンネルを使えばドキュメント上でのコラボレーションが簡単になり、コメントやフィードバックは誰でも検索できるようになります。変更を見直したり、どんないきさつで決まったかを確認するのに、大量のメールを掘り出す必要はもうありません。

どのデバイスからでもファイルを Slack に追加できます。Slack のための Google ドライブなど Slack App ディレクトリにあるツールを使えば、ドキュメントの閲覧、コメントの追加、編集など、ファイルのアクセス許可をワークスペースで管理することもできます。


📣 緊急アイテムに注目を集める
 

専用の通知チャンネルでメッセージを送れば、メッセージの優先度が伝わります。メールの件名に「緊急」などを入れる必要はもうありません!

#general チャンネルの名前を#社内通知に変更しましょう。#general チャンネルはメンバー全員がすでに参加しているので、全社向けのメッセージを発信できます。このチャンネルに投稿できるメンバーを限定すれば、緊急度の高い重要な情報に注目を集めることができます。次のように、特定のニーズに応じて社内通知チャンネルを作成してもいいでしょう。

  • #社内通知-全社 : 組織全体に向けたアナウンス
  • #社内通知-セールス: 特定の部門やチーム向けのアナウンス
  • #社内通知-NYC : 特定のオフィスや拠点に向けたアナウンス

Tip : モバイル版 Slack アプリを使えば、どこにいても通知を確認できます!

🛎 特定のメンバーに知らせる

特定のメンバーやグループの注意を効率的に引くには、メッセージの中でそのメンバーやユーザーグループを@メンションしましょう。個人宛ての場合はメンバーをメンションします。該当するメンバーにメッセージを届けるには、ユーザーグループの管理も行ってください。


📜 書式付きの長いメッセージを書く

長いメッセージを書いたり、書式を加えたい場合は、 ポストを作成できます。 ポストには、ヘッダー、チェックリスト、ハイパーリンク付きのテキストなど、様々な書式オプションが使えます。

ポストの下書きはマイファイルに保存され、右上の (その他) アイコンをクリックして開きます。後でメッセージを参照しやすくするために、チャンネルやダイレクトメッセージに完成したポストをピン留めすることもできます。


ステップ 4. To-Do リストを常に把握する

時間がなくてファイルの確認やメッセージへの返信ができない時も、後でフォローできるように、組み込みツールを使って情報を整理することができます。

  • 対応が必要な項目には、リマインダーを設定します。ワークスペースで共有されているメッセージやファイルからリマインダーを設定することも、スラッシュコマンドの /remind を使うこともできます。
  • 後でフォローできるように、メッセージにスターを付けることもできます。例えば、後で読むメッセージにスターを付ければ、自分のスター付きアイテムセクションに表示されます。
  • メールと同じようにメッセージを未読にすることもできます。メッセージをポイントし、(その他)アイコンをクリックして「未読にする」を選択します。

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